Опережающее изменение:как успешно стимулировать внедрение и выведение CMMS на платформу

Возглавить перемены непросто. Это особенно верно, когда речь идет о привлечении людей к использованию новых технологий. Статистика показывает, что почти три четверти ИТ-проектов терпят неудачу, а при обслуживании цифры еще хуже, когда 90% отказов CMMS происходят из-за того, что программное обеспечение использовалось недостаточно или не использовалось вообще. Мы не хотим, чтобы вы были статистикой.

Вот почему мы пригласили менеджера по водным ресурсам и специалиста по управлению проектами Девон Ааро и оператора очистки сточных вод Гордона Мильке поделиться своим опытом с сообществом Fiix. В записи этого веб-семинара они делятся своими уникальными взглядами на путь управления изменениями своей организации от бумажного к цифровому и не только.

Просмотрите полную запись, чтобы почерпнуть новые идеи, ответить на вопросы, которые вы пытаетесь решить, и изучить (или заново изучить) передовые методы управления изменениями. Вы также можете загрузить и прослушать аудиоверсию вебинара, используя встроенную ссылку ниже.

Девон Ааро, AScT, PMP

Менеджер водных ресурсов

Город Доусон-Крик

Гордон Мильке AScT

Оператор по очистке сточных вод

Очистные сооружения уровня III EOCP

Краткое описание

Девон Ааро, менеджер по водным ресурсам в городе Доусон-Крик, впервые осознал трудности проведения изменений, когда их попытка внедрить программное обеспечение для управления документами провалилась и сгорела из-за отсутствия поддержки.

Опираясь на уроки, извлеченные из их первой попытки, Девон хотел, чтобы его команда операторов, таких как Гордон Мильке, владела своей системой управления техническим обслуживанием Fiix.

Ваша работа как менеджера - управлять людьми, а их работа - управлять предприятием. Во-первых, это должно работать для моей команды, а потом я заставлю это работать для себя.
- Девон Ааро

С целью повышения надежности и увеличения времени безотказной работы своих муниципальных объектов водоснабжения и водоотведения Девон и Гордон вместе работали над тем, чтобы их выбор и внедрение КСУП были успешными.

Создание чувства собственности

Купить в. Простое и часто употребляемое слово, которое может быть чрезвычайно трудным для понимания, а еще труднее его заставить. Для Девона это было критически важным для его проекта CMMS.

Он должен быть таким же интуитивно понятным, как Facebook или Instagram, он просто должен работать. Не давайте мне толстую папку с письменными инструкциями по его использованию.
- Девон Ааро

Девон понимал, что простоты использования будет недостаточно, чтобы привлечь внимание. Он также хотел привлечь к процессу принятия решений людей, которые действительно собирались использовать систему.

Итак, Devon провела предварительное исследование CMMS и сузила свой выбор до двух лидеров. Затем он предоставил бесплатные демоверсии Fiix и конкурентоспособного программного обеспечения CMMS всем своим операторам и попросил их поиграть с ними обоими. Все операторы единогласно выбрали Fiix.

Когда я прошел этот процесс отбора, это было потрясающе. Было действительно приятно иметь возможность выбирать. Я хотел, чтобы добраться куда угодно можно было меньше, чем за 3 клика.
- Гордон Мильке

Совет: Создавайте возможности для пользователей принимать решения, чтобы создать чувство сопричастности и заинтересованности в проекте.

Реалистичные ожидания

Девон советует оформить внедрение программного обеспечения как проект. У проекта есть начало и конец, с целями и сроками. В проектах также есть проектные группы, выделенное время, ресурсы и бюджет для завершения. Он предупреждает, что успешное внедрение программного обеспечения - это не то, что вы можете сделать вне своего рабочего стола.

В проектную группу Девона входил старший оператор, который вернулся после выхода на пенсию по 6-месячному контракту на добавление более 1400 активов и создание более 400 SM. Администратор, менеджер по планированию с опытом управления проектами и его защитник Гордон.

Девон четко выразила ожидания высшему руководству и операторам, что это будет сложно. Они выделили срок в один год и управляли проектом с регулярными проверками.

Сначала это вызовет больше проблем, чем решит, но в конечном итоге сэкономит время и деньги.
- Девон Ааро

Совет: Реализация не может происходить в вакууме и потребует времени и усилий. Будьте честны с собой и со всеми заинтересованными сторонами в отношении необходимого времени и бюджета.

Важность чемпиона

Столкнувшись с переменами, обычно можно ожидать нескольких первых последователей и нескольких недоброжелателей. Гордон был одним из тех первых последователей. Он техничный, имел предыдущий опыт работы с CMMS и сразу увидел потенциал программного обеспечения.

Гордон регулярно обменивался идеями между операторами в столовой и помогал коллегам с любыми вопросами или проблемами. Девон решил предоставить Гордону административный доступ, чтобы он мог быстро вносить изменения и создавать систему, которая будет работать для всей команды.

Он мог помочь мне жить оператором, видеть то, что я не вижу.
- Девон Ааро

Девон также отмечает, что чемпионом на самом деле может быть человек, который постоянно приходит к вам с проблемами и выглядит хулителем. Это действительно признак того, что они заинтересованы, но система просто не работает для них. Доверяя им возможность большего влияния на развитие, они могут стать новым чемпионом.

Совет: Выявите своих чемпионов на раннем этапе и поддержите влиятельных людей, возлагая на них повышенную ответственность.

Создание положительного импульса

В частности, в течение первых 90 дней важно начать получать небольшие выигрыши. Даже если это так же просто, как решить проблемы с логином и паролем. Построить внимательный цикл обратной связи с небольшими инкрементальными изменениями, чтобы со временем вносить большие изменения.

Девон предоставил доступ к тренировкам, но он также проводил еженедельные встречи команды, чтобы задавать вопросы; Какие вещи работают хорошо, какие совсем не работают и что вам нужно для выполнения своей работы? Гордон часто предоставлял отзывы от имени своих коллег, которые Девон могла бы повысить до Fiix для решения проблемы. Девон замыкала круг своих еженедельных встреч, всегда сообщая о том, что было сделано, а что нет, и почему.

Между нами и Fiix были огромные разногласия. В моем предыдущем опыте не было связи между разработчиками программного обеспечения и людьми, которые пытались внедрить программное обеспечение.
- Гордон Мильке

Совет: Запланируйте частые проверки и создайте положительный импульс с помощью внимательной обратной связи.

Everboarding

Когда пользователи берут на себя программное обеспечение и используют его каждый день, это уже не проект. Everboarding - это идея о том, что обучение постоянно. Не разовое мероприятие по адаптации, а непрерывный процесс.

Fiix - это часть нашей адаптации и обучения, но также часть нашего постоянного управления производительностью и индивидуального процесса.
- Девон Ааро

В городе Доусон-Крик опытные пользователи обучают новых пользователей программе, чтобы со временем оттачивать свои собственные навыки. Команда также отслеживает усилия, чтобы определить, сколько времени каждый человек тратит на профилактическое и аварийное обслуживание.

Совет: Интегрируйте свою CMMS в процессы обучения и управления производительностью, чтобы способствовать постоянному профессиональному развитию и укрепить программу технического обслуживания.

Дополнительные ресурсы для сообщества Fiix

Девон и Гордон делятся многими другими мыслями в полной записи вебинара выше. Если вы только начинаете свое цифровое путешествие или ищете идеи, чтобы оживить застопорившуюся реализацию, найдите время, чтобы поучиться на их опыте. Мы также предлагаем индивидуальные занятия для нашего сообщества Fiix - свяжитесь со своим менеджером по работе с клиентами, если вы хотите узнать больше.

Ознакомьтесь с нашими 12 передовыми практиками для успешного внедрения CMMS

Узнать больше