Успех автоматизации: плейбук управления изменениями Cision и Morgan Stanley

Сьюзан Стил, глобальный директор по HR в Cision, и Кэтрин Уэтмюр, международный CIO Morgan Stanley, присоединились к нам на FORWARD III — крупнейшем собрании экспертов и практиков RPA. Как участники панели, они обсудили стратегии управления изменениями, которые помогли сделать автоматизацию успешной в их компаниях.

Во многих компаниях управление изменениями реактивно. Новые технологии создают новые вызовы, и компании реагируют, пытаясь сбалансировать преимущества новых инструментов против изменений, которые сотрудники могут воспринимать как некомфортные.

Принятие технологий автоматизации требует другого подхода

Компании, желающие оставаться конкурентоспособными, должны развить «automation first» мышление. Мышление automation first, однако, также означает разработку проактивных стратегий управления изменениями.

Уполномочивание самых беспокоящихся сотрудников вести RPA

Видение automation first вдохновляет, но может быть абстрактным для повседневной работы и стресса. В отличие от других технологий, RPA имеет силу брать на себя целые задачи. Это может пугать.

В Cision Стил преодолела этот страх прозрачностью, когда она «вовлек людей, чьи роли напрямую затронуты RPA, и сделала их частью команды, которая фактически ведет».

Создание команды лидеров из людей, наиболее затронутых автоматизацией, дало Cision группу мощных евангелистов.

«Внезапно множество вызовов управления изменениями, которые мы думали, что могут быть, исчезли».

Её команда трансформировала тревогу в воодушевление. Они могли затем распространить это чувство по всей организации.

Когда сотрудники начинают чувствовать себя уполномоченными программными роботами, они начинают идентифицировать кейсы автоматизации в своих обычных рабочих процессах. С роботизированным Центром компетенций (CoE) для руководства сотрудников, роботы могут быть полезны сотрудникам без устрашения.

Уэтмюр сказала, что ответственность CoE не должна быть «внедрять всё». Вместо этого «они должны быть теми, кто ставит рельсы вокруг автоматизации».

Наблюдая за управлением изменениями, риск-менеджментом и политическими вызовами, ваш CoE может «сделать легко для других людей внедрять то, что им нужно, и позволять более широким частям организации управлять внедрением».

Критический фактор успеха, по Уэтмюр, — показывать сотрудникам «их путь вперед после того, как они заканчивают автоматизацию» и «следующую вещь, которую они могут взять на себя» благодаря этому.

Уполномочивание сотрудников — не разовое событие. Эффективное управление изменениями требует, чтобы организации закрывали петлю, показывая сотрудникам, где начать, кого спросить за помощью и как оставаться вовлеченными.

Идеально, некоторые из этих уполномоченных сотрудников также начинают защищать автоматизацию внутри своих отделов. Посмотрите наш вебинар по запросу Uncovering Automation Champions with Automation Hub, чтобы помочь выявить чемпионов в вашей организации.

Связывание автоматизации с историей технологических изменений

В Morgan Stanley технологии всегда были необходимы для бизнес-успеха. «Что действительно происходит в Morgan Stanley», — сказала Уэтмюр, — «это то, что мы непрерывно трансформируемся и используем технологии больше». Она подчеркнула, что программные роботы не являются альфа и омега; они часть «инструментария технологий».

Автоматизация, как трансформативна она ни была, должна четко соответствовать вашим бизнес-целям. Как таковым, тщательное исследование ваших процессов должно предшествовать введению новых технологий. Вместо разовых автоматизаций отдельных задач, переинжиниринг целых процессов часто оказывается более выгодным.

Чем больше вы можете оптимизировать процесс до введения роботов, тем лучше будет автоматизированный процесс. «Иногда это замедляет вас», — сказала Уэтмюр, — «но результат, который вы получаете, намного лучше».

В UiPath мы рекомендуем поэтапный подход по всему жизненному циклу автоматизации, начиная с научного подхода к планированию автоматизаций.

С инструментами вроде UiPath Task Mining, выбор лучших процессов не должен опираться на интуицию или трудоемкое исследование. Вместо этого Task Mining позволяет принимать решения, основанные на данных, и гарантирует, что ваша программа автоматизации начинается на твердой основе.

Подготовка стратегий управления изменениями для следующего поколения работников

С программами вроде UiPath Academic Alliance, когда следующее поколение присоединяется к рабочей силе, они будут ожидать использование программных роботов.

Связанная статья: Как школы позволяют роботу для каждого студента

Ваши текущие сотрудники заслуживают той же привилегии, хотя это потребует от них выучить кое-что. Это дополнительное обучение часто называется апскиллингом.

Компании вроде Amazon инвестируют сотни миллионов долларов в апскиллинг.

Уэтмюр сказала, что этот апскиллинг должен выходить за рамки предложения сотрудникам модного нового инструмента.

Чтобы максимально использовать автоматизацию, компании должны апскиллить даже тех, кто отвечает за апскиллинг.

По Стил, каждая компания должна спрашивать: «Готовы ли HR-функции помочь вести это изменение и обеспечить его плавное прохождение?» В основном, нет. Еще не.

Опрос Willis Tower Watson показывает, что 86% HR-команд не идентифицировали способы апскиллинга сотрудников, чьи роли затронуты автоматизацией. Как сказала Стил, «все еще много работы, чтобы подготовить человеческую сторону».

С RPA HR-профессионалы имеют время для этой работы.

Программные роботы могут взять на себя повторяющиеся задачи, отвлекающие HR-профессионалов от творческой, человеко-центричной работы, которую они бы предпочитали делать. Обработка больничных и запросов на отпуск, подача отчетов о расходах и возмещении, онбординг и оффбординг сотрудников — все идеальные кейсы для программных роботов.

Освобожденных от этих задач, HR-профессионалы могут тратить больше времени на взаимодействие с сотрудниками, а также на разработку — и участие в — программах апскиллинга, позволяющих процветать automation first компаниям.

Внутренние партнерства — фундамент управления изменениями

Организации automation first нуждаются в стратегиях управления изменениями, соответствующих масштабу их стратегий автоматизации. Это означает формирование партнерств вверх и вниз по вашей организации.

Стил подчеркнула, что развитие вашей автоматизационной визии прежде всего зависит от развития «новых партнерств». Когда вы управляете изменениями, одно, что должно оставаться стабильным — ваша приверженность работе с коллегами.

Говоря о своем CIO в частности, Стил сказала: «Мы теперь лучшие друзья и связаны за бедро. Я не вижу, чтобы это изменилось в ближайшее время».

Это те виды тесных партнерств, которые делают изменения возможными. По мере принятия RPA и эволюции в automation first компанию, ваши отношения будут важным детерминантом вашего успеха.

Пропустили ли вы выступления отраслевых лидеров вроде Cision, Morgan Stanley и Blue Cross Blue Shield на FORWARD III? Получите наш бесплатный event pack, чтобы увидеть, как лучшие компании мира строят стратегии управления изменениями с учетом автоматизации.