Серия эксперта CMMS. Часть 6: 3 проверенных шага к оптимизации пост-внедренческого периода

Даже после успешного запуска нового ПО (подробнее в Части 5: 9 советов для оптимизации внедрения), остается работа по обеспечению постоянной поддержки системы. Пост-внедренческий период — время для доработки функций, обучения и настроек, их измерения. Критический взгляд на систему позволит выйти за базовый функционал, освоенный изначально, и погрузиться в продвинутые возможности. Этот раздел описывает шаги для выполнения через 1–2 месяца после запуска для непрерывной оптимизации.

Мы подготовили полное руководство CMMS Basics and Beyond для скачивания! Не хотите читать всю серию блогов? Получите его сейчас.

3 шага к идеальной пост-внедренной временной шкале

Краткосрочный период (3 недели – 1 месяц)

Оцените созданную базу данных: определите сильные и слабые стороны. Убедитесь, что базовые функции работают, все пользователи получают правильные уведомления о заявках и статусах, команда привыкает интегрировать систему в повседневную работу. Поговорите с разными пользователями о их проблемах и свяжитесь с тренером вендора для консультаций или доп. обучения. Если процесс работает отлично или функция приносит явную пользу, возможно, другим в организации тоже будет полезно. Постепенно расширяйте права пользователей, балансируя между функциональностью и простотой. Эти доработки решат проблемы пользователей и помогут извлечь максимум из ПО

Среднесрочный период (1–2 месяца)

После месяца стабильной работы вы накопите достаточно истории обслуживания для начала отчетности. Отчетность — одна из самых мощных и полезных функций CMMS. Глубинный анализ данных для выявления паттернов и принятия лучших решений. От HR-решений до решений «ремонт или замена» и перезаказа запасных частей — можно отчитываться по широкому спектру или сузить фокус до микроданных. Вероятно, потребуется 1–2 сессии обучения для глубокого освоения инструментов отчетности. Поскольку сфера отчетности широка, другим членам команды тоже может быть полезно. Обратитесь к вендору за сессией «только отчетность». Вендор объяснит типы отчетов, полезных для стейкхолдеров, или каждый участник придет с своей целью по отчетности.

Долгосрочный период (3+ месяцев):

Помимо обучения отчетности, лучше познакомьтесь со всеми функциями ПО через сессии с командой поддержки вендора. Делайте сессии короткими — до часа — но частыми. Освоив нюансы системы, вы сможете ею действительно владеть. Помните: вендоры выпускают обновления круглый год. В зависимости от модели развертывания (веб или установленное), обновления поступают и коммуницируются по-разному. В веб-версии мелкие, но полезные изменения не всегда анонсируются напрямую. Поэтому важно быть в курсе, используя бесплатные ресурсы вендора: новые видео, статьи, соцсети, блоги. Подпишитесь на рассылку, следите за LinkedIn, читайте свежие статьи. Можно также связаться с аккаунт-менеджером за информацией о новинках и дорожной карте разработки (график выпуска функций). Оставаясь в курсе, вы первым получите инфу и, скорее всего, сможете дать обратную связь на бета-стадии.

Мы подготовили полное руководство CMMS Basics and Beyond для скачивания! Не хотите читать всю серию? Получите его сейчас.

Читайте дальше для финальной 7-й части серии CMMS Expert Series, где мы разберем 6 частых подводных камней CMMS и как их избежать!