Используйте Ката для навигации в кризисе: проверенный путь к производственному успеху

Автор: Сара Берлингейм

В lean-производстве есть больше, чем улучшение нескольких процессов. Устойчивый lean-успех требует корпоративной культуры ежедневного непрерывного улучшения. Компании, развивающие своих людей для научного мышления, используя факты и данные для принятия решений, часто те, кто достигает своих целей наиболее успешно. Практика каты способствует этому способу мышления, который может помочь компаниям стать более гибкими и конкурентоспособными не только для выживания, но и для процветания в текущем кризисе пандемии.

Ката — японское слово, обозначающее структурированный способ делать вещи или паттерн поведения. Как старший менеджер проектов для TDO (Train Develop Optimize), части Нью-Йоркского центра Manufacturing Extension Partnership и Национальной сети MEP, я работаю с малыми и средними производителями для практики каты, или поведений, и применения дополнительных lean-инструментов и техник для решения бизнес-вызовов. Это дает им конкурентное преимущество в большем метро Филадельфии.

В стрессовых ситуациях, как пандемия, это человеческая природа — стать перегруженным и потерять фокус. Но коучинг каты может держать менеджмент и сотрудников на правильном пути. Фреймворк Toyota Kata может быть стабилизирующей силой, направляющей производителей через грубую местность и неопределенность, помогая им стать достаточно гибкими, чтобы реагировать на изменения в своей среде.

Улучшение каты

Модель улучшения каты, основанная на Toyota Kata Майка Ротера (McGraw-Hill Education, 2009), разработана для помощи производителям в развитии основных навыков научного мышления в своих людях. Модель основана на четырех шагах, движимых коучинговыми вопросами для руководства менеджмента и сотрудников в их пути непрерывного улучшения.

Улучшение каты служит фундаментом для производителей, навигирующих кризис, такой как соблюдение федеральных и местных правительственных мандатов по безопасному открытию объектов во время пандемии. Построение этого фундамента начинается с безжалостного фокуса на направлении. Используйте нижеприведенные модели вопросов для оценки вашего прогресса на каждом шаге.

1. Поставьте вызов

Через практику каты и применение научного мышления компании могут думать о своем вызове не только с использованием количественных метрик вроде чисел и рутинных способов работы, но и в терминах того, где им нужно быть как компании.

Спросите себя: Где ваш бизнес должен быть в ближайшие 12-18 месяцев? Установите четкую цель, которая может включать желаемые метрики производительности, конкретные операционные паттерны или другие бизнес-связанные результаты, которые нужно достичь.

2. Поймите текущее состояние

После того как вызов идентифицирован, следующий шаг — четко понять текущее состояние, по сути «где вы сейчас». Это секрет успеха каты: получение ясности о том, где вы сейчас, где вам нужно быть и какие препятствия у вас на пути.

Это может быть достигнуто через различные подходы. Детальная карта процесса — инструмент, иногда используемый для сбора и визуализации данных и наблюдаемых операционных паттернов. Физическое посещение гембы — места, где происходит действие — обеспечит сбор самой текущей и точной информации.

Чтобы добраться до вашего текущего состояния, опишите то, как ваш бизнес работает сегодня. Как вы выполняетесь? Как выглядят ваши процессы и рабочая среда? Как вы используете ресурсы?

Тщательное понимание текущего состояния будет полезно для установки первого целевого состояния. Думайте о целевом состоянии как о том, что должно происходить в будущем, чего не происходит сейчас, или наоборот, что не должно происходить в будущем, но происходит сейчас. При определении релевантного целевого состояния важно рассматривать цель, которая, вероятно, должна быть достигнута, чтобы приблизиться к выполнению общего вызова.

Как только целевое состояние установлено и у вас есть четкое направление, начинается веселая часть. Разбор того, как добраться до цели, может быть полон неизвестных, и это нормально. Если бы все уже было известно, вы бы уже там были.

3. Установите следующее целевое состояние

Установите цель для себя на одну-две недели вперед. Цель (целевое состояние) должна быть такой, что, если достигнута, поможет вам приблизиться к достижению вашей окончательной цели.

При установке следующего целевого состояния рассмотрите вещи, происходящие сегодня, которые не могут происходить в будущем, или вещи, которые не происходят сегодня, но должны происходить в будущем. Как только вы установили свое первое целевое состояние, спросите себя: Почему я еще не у цели? Ответы на ваш вопрос раскроют препятствия, предотвращающие вас от уже нахождения в желаемом целевом состоянии.

4. Экспериментируйте в сторону целевого состояния

Выберите одно из препятствий, предотвращающее вас от уже нахождения в целевом состоянии. Определите действие для попытки, которое позволит вам узнать что-то новое относительно выбранного препятствия, и попробуйте!

После завершения эксперимента вы либо узнаете что-то новое, чтобы устранить препятствие, либо раскроете дополнительные препятствия, которые могут потребовать адресации. В любом случае, вы узнали и будете двигаться ближе к достижению вашего целевого состояния.

Продолжайте повторять этот цикл, пока не устраните все препятствия, которые ранее были у вас на пути. Обязательно рефлектируйте над вашим целевым состоянием и оцените ваше текущее состояние между экспериментами, чтобы помочь держать вас сфокусированным на правильных препятствиях в правильное время.

Мышление каты

Практика каты поощряет структурированный подход, где одно препятствие устраняется за раз через экспериментацию. Похоже на игру в гольф, гольфист должен двигать мяч ближе к лунке, один удар за раз. Каждый раз, когда гольфист бьет по мячу, он узнает немного больше о том, что работает, а что нет, и, вероятно, приблизится к лунке с каждым ударом. Иногда гольфист может оказаться в худшей позиции, чем раньше (Пробовали ли вы когда-нибудь выбраться из бункера?), но он все равно учится через эксперименты и в конечном итоге пройдет мимо каждого препятствия, пока не прибудет к лунке.

Практика каты наиболее эффективна, когда есть коуч, обеспечивающий мягкое руководство ученику, чтобы гарантировать, что она практикует правильные паттерны и остается на пути. Ученик — это человек, стремящийся достичь вызова и выполняющий эксперименты по пути. Вместо того чтобы направлять ученика к тем шагам, которые нужно предпринять дальше, коуч направляет ученика применять научное мышление через экспериментацию и принятие решений на основе данных. Это позволяет каждому человеку фокусироваться на пункте назначения, а не пытаться решить каждое маленькое препятствие, с которым она встречается по пути. И лучшая часть в том, что это также развивает способность человека думать научно о каждом будущем вызове, с которым она сталкивается.

Поддержание этого мышления особенно сложно в сегодняшнем турбулентном Covid-19 окружении. Сбои цепочек поставок, изменения производственного спроса, текучесть кадров... ката может служить «ручкой безопасности» производителя на пандемийных американских горках. Когда эмоции высоки, научное мышление может держать всех сфокусированными на задаче под рукой.

Пример каты в действии

Я недавно работала с филадельфийским металлическим производителем, который был вынужден закрыться из-за коронавирусного кризиса. Для повторного открытия производитель должен был изобрести новые способы защиты сотрудников — такие как перемещение рабочих станций для социального дистанцирования — при соблюдении производственных квот. Производитель должен был преодолеть препятствия, такие как 두려워ющие сотрудники, нежелающие возвращаться на работу во время пандемии.

Используя подход каты, я помогла производителю раскадрировать шаги для преодоления этих препятствий, включая:

• Установить вызов, включая три достижения в первую неделю.
• Обеспечить безопасную среду для всех сотрудников.
• Оценить препятствия к повторному открытию.
• Определить, как обеспечить мандатированное социальное дистанцирование.
• Создать безопасную, социально дистанцированную среду перемещением рабочих станций и т.д.
• Разработать план коммуникации для всех сотрудников, чтобы помочь им понять краткосрочные и долгосрочные необходимости возвращения на работу.
• Обеспечить соблюдение всех правительственных мандатов, даже по мере изменения регуляций.

Результат? Металлический производитель открыл свой филадельфийский объект. Теперь он использует кату для обеспечения соблюдения при поддержании своей культуры непрерывного улучшения.

Ката помогает вам оставаться сфокусированным для успешных результатов

Ката-базированное научное мышление может помочь вам оставаться сфокусированным и спокойным во время кризиса. Некоторые компании терпят неудачу с катой, потому что они не могут адаптировать свои операционные таймлайны во время кризиса. Во время пандемии вы смотрите на внедрение изменений за пару недель, в отличие от типичной 12-18-месячной таймлайны.

Когда вы спокойны и сфокусированы, вы готовы ставить цели. Я поощряю производителей ограничивать свои цели тремя в неделю. Если вы начнете смотреть везде, чтобы вычерпывать воду, вы потеряете фокус на своих ключевых ингредиентах выживания бизнеса: ваши люди, ваши ресурсы и ваши финансы. Включайте достижимые цели, которые могут быть выполнены ежедневно. Даже если ваша таймлайн должна быть ускорена, установите паттерн экспериментации и придерживайтесь его.

Когда ваши сотрудники чувствуют себя перегруженными, ката может напомнить им сделать глубокий вдох и посмотреть на каждый вызов, используя систематический, структурированный подход. Куда нам нужно быть? Где мы сейчас? И что у нас на пути? У вас не будет всех ответов сразу, потому что мы все люди. Пусть паттерны каты отведут вас туда, где вам нужно быть. Они работают.

Ищете поддержку каты в lean-путешествии вашей организации? Свяжитесь с DVIRC, чтобы поговорить с lean-экспертом или другими производственными специалистами, понимающими потребности и вызовы меньших производителей большого Филадельфийского региона.

 

Оригинальный источник: https://www.qualitydigest.com/inside/management-article/when-crisis-manufacturers-can-look-kata-102820.html