Как автоматизация счетов к оплате может способствовать процветанию цепочек поставок

Менеджеры цепочки поставок давно сталкиваются с проблемами, когда речь идет о процессах кредиторской задолженности и закупок до оплаты (P2P). Несмотря на переход к цифровым технологиям, происходящий во всех отраслях, многие организации по-прежнему полагаются на ручные бумажные процессы AP для утверждения и оплаты счетов. Это создает множество проблем, таких как отсутствие контроля над сроками платежей поставщикам, исключения из счетов, которые отнимают драгоценное время персонала, и плохая видимость для финансового директора и поставщиков.

Переходя к цифровым технологиям в процессе обработки счетов к оплате в вашей организации, вы можете исключить медленный и подверженный ошибкам процесс, который является основной причиной многих проблем с вашими поставщиками. Таким образом вы сможете сократить расходы, оптимизировать денежные потоки, в реальном времени отслеживать непогашенную кредиторскую задолженность и предотвратить возможные сбои в цепочке поставок до того, как они произойдут.

От повышения прибыльности и оптимизации денежных потоков до создания более стабильной цепочки поставок - автоматизация AP / P2P обеспечивает ряд преимуществ для менеджеров цепочки поставок. Ниже приведены три наиболее убедительных из них.

Устраните исключения для счетов . В идеальном мире исключения для счетов-фактур были бы редкостью. Но для многих организаций, все еще использующих устаревшие процессы AP, это просто не так. Недавнее исследование, проведенное Ardent Partners, показало, что 62% специалистов AP согласны с тем, что исключения из счетов доставляют им наибольшую головную боль в их повседневной работе.

Исключения для счетов-фактур не только требуют много времени для устранения, они также приводят к несогласованным платежным циклам. Представьте, что счета-фактуры поставщика приостановлены, потому что товары не были получены, и AP не может выполнить трехстороннее сопоставление. В этом сценарии многие поставщики будут удерживать клиентов в кредит. Некоторые могут вообще перестать отгружать дополнительные товары.

Даже если ситуация не доходит до таких крайностей, вашим поставщикам не платят своевременно. В лучшем случае это приведет к ухудшению отношений с поставщиками и нестабильности для тех, кто оказывается в затруднительном положении с деньгами.

Масштабируйте возможности получения скидки за досрочную оплату. Во время глобальной пандемии не все компании испытали одинаковый уровень боли. Те, у кого были автоматизированные процессы с использованием платформ «программное обеспечение как услуга» (SaaS), смогли быстро перейти на удаленную рабочую силу без особых проблем. В области AP это означало, что сотрудники могли обрабатывать счета из любого места и в любом масштабе.

Традиционно, если финансовый менеджер хотел заранее заплатить сотням или тысячам поставщиков, чтобы извлечь выгоду из скидки за досрочную оплату, это не было проблемой. С другой стороны, если целью была оптимизация денежного потока, отложить платеж до последнего возможного дня в рамках сроков было легко.

Обеспечьте прозрачность процессов AP и P2P. Чем более прозрачна ваша цепочка поставок, тем проще прогнозировать денежный поток, выявлять потенциальные сбои до их возникновения и принимать решения на основе данных. Но когда вы полагаетесь на рабочий процесс выставления счетов на бумажной основе, практически невозможно увидеть, где обстоят дела в любой момент времени.

Путем цифровой трансформации вашего AP-отдела в форме автоматизации AP / P2P вы получаете круглосуточную прозрачность всего процесса выставления счетов. Это избавляет от неожиданностей, улучшает бизнес-аналитику и позволяет непрерывно оптимизировать свои операции, используя аналитические данные в реальном времени.

Если ваша организация все еще использует бумажные рабочие процессы AP, ваша цепочка поставок не может быть настолько эффективной, насколько это возможно. Инвестируя в инструменты, автоматизирующие процесс AP, вы можете создать цифровое соединение со своими поставщиками, которое позволит вам:

• Избегайте сбоев в цепочке поставок путем отказа от удержания кредита или его полного прекращения.
• Оптимизация управления данными поставщиков благодаря тому, что все необходимые данные (такие как W-9 и информация о банковском счете) собраны в одном месте с возможностью эффективной отчетности.
• Улучшение отношений с поставщиками путем предоставления поставщикам информации о статусе платежа и обеспечения своевременной оплаты.
• Повышение эффективности процессов P2P путем оцифровки транзакций для упрощения операций и уменьшения количества человеческих ошибок.
• Устранение исключений для счетов чтобы оптимизировать процесс и убедиться, что AP, внутренние покупатели и менеджеры отделов тратят время только на деятельность по добавлению стоимости.

В конце концов, автоматизация точки доступа - это простой способ убедиться, что ваша цепочка поставок продолжает работать эффективно, одновременно повышая производительность и прибыльность.

Шан Хак - вице-президент по корпоративной стратегии и развитию Transcepta , облачная платформа для оплаты закупок .

Менеджеры цепочки поставок давно сталкиваются с проблемами, когда речь идет о процессах кредиторской задолженности и закупок до оплаты (P2P). Несмотря на переход к цифровым технологиям, происходящий во всех отраслях, многие организации по-прежнему полагаются на ручные бумажные процессы AP для утверждения и оплаты счетов. Это создает множество проблем, таких как отсутствие контроля над сроками платежей поставщикам, исключения из счетов, которые отнимают драгоценное время персонала, и плохая видимость для финансового директора и поставщиков.

Переходя к цифровым технологиям в процессе обработки счетов к оплате в вашей организации, вы можете исключить медленный и подверженный ошибкам процесс, который является основной причиной многих проблем с вашими поставщиками. Таким образом вы сможете сократить расходы, оптимизировать денежные потоки, в реальном времени отслеживать непогашенную кредиторскую задолженность и предотвратить возможные сбои в цепочке поставок до того, как они произойдут.

От повышения прибыльности и оптимизации денежных потоков до создания более стабильной цепочки поставок - автоматизация AP / P2P обеспечивает ряд преимуществ для менеджеров цепочки поставок. Ниже приведены три наиболее убедительных из них.

Устраните исключения для счетов . В идеальном мире исключения для счетов-фактур были бы редкостью. Но для многих организаций, все еще использующих устаревшие процессы AP, это просто не так. Недавнее исследование, проведенное Ardent Partners, показало, что 62% специалистов AP согласны с тем, что исключения из счетов доставляют им наибольшую головную боль в их повседневной работе.

Исключения для счетов-фактур не только требуют много времени для устранения, они также приводят к несогласованным платежным циклам. Представьте, что счета-фактуры поставщика приостановлены, потому что товары не были получены, и AP не может выполнить трехстороннее сопоставление. В этом сценарии многие поставщики будут удерживать клиентов в кредит. Некоторые могут вообще перестать отгружать дополнительные товары.

Даже если ситуация не доходит до таких крайностей, вашим поставщикам не платят своевременно. В лучшем случае это приведет к ухудшению отношений с поставщиками и нестабильности для тех, кто оказывается в затруднительном положении с деньгами.

Масштабируйте возможности получения скидки за досрочную оплату. Во время глобальной пандемии не все компании испытали одинаковый уровень боли. Те, у кого были автоматизированные процессы с использованием платформ «программное обеспечение как услуга» (SaaS), смогли быстро перейти на удаленную рабочую силу без особых проблем. В области AP это означало, что сотрудники могли обрабатывать счета из любого места и в любом масштабе.

Традиционно, если финансовый менеджер хотел заранее заплатить сотням или тысячам поставщиков, чтобы извлечь выгоду из скидки за досрочную оплату, это не было проблемой. С другой стороны, если целью была оптимизация денежного потока, отложить платеж до последнего возможного дня в рамках сроков было легко.

Обеспечьте прозрачность процессов AP и P2P. Чем более прозрачна ваша цепочка поставок, тем проще прогнозировать денежный поток, выявлять потенциальные сбои до их возникновения и принимать решения на основе данных. Но когда вы полагаетесь на рабочий процесс выставления счетов на бумажной основе, практически невозможно увидеть, где обстоят дела в любой момент времени.

Путем цифровой трансформации вашего AP-отдела в форме автоматизации AP / P2P вы получаете круглосуточную прозрачность всего процесса выставления счетов. Это избавляет от неожиданностей, улучшает бизнес-аналитику и позволяет непрерывно оптимизировать свои операции, используя аналитические данные в реальном времени.

Если ваша организация все еще использует бумажные рабочие процессы AP, ваша цепочка поставок не может быть настолько эффективной, насколько это возможно. Инвестируя в инструменты, автоматизирующие процесс AP, вы можете создать цифровое соединение со своими поставщиками, которое позволит вам:

• Избегайте сбоев в цепочке поставок путем отказа от удержания кредита или его полного прекращения.
• Оптимизация управления данными поставщиков благодаря тому, что все необходимые данные (такие как W-9 и информация о банковском счете) собраны в одном месте с возможностью эффективной отчетности.
• Улучшение отношений с поставщиками путем предоставления поставщикам информации о статусе платежа и обеспечения своевременной оплаты.
• Повышение эффективности процессов P2P путем оцифровки транзакций для упрощения операций и уменьшения количества человеческих ошибок.
• Устранение исключений для счетов чтобы оптимизировать процесс и убедиться, что AP, внутренние покупатели и менеджеры отделов тратят время только на деятельность по добавлению стоимости.

В конце концов, автоматизация точки доступа - это простой способ убедиться, что ваша цепочка поставок продолжает работать эффективно, одновременно повышая производительность и прибыльность.

Шан Хак - вице-президент по корпоративной стратегии и развитию Transcepta , облачная платформа для оплаты закупок .