Как технологии устраняют три главных вызова в калькуляции затрат на работу

Точное отслеживание времени критически важно для управления трудозатратами с целью достижения рентабельности строительных бизнесов, отделяя успешные компании от остальных.

Если трудозатраты не распределяются на правильный проект или задачу, или объем выполненной работы неверен, трудно контролировать бюджет проекта. Точность напрямую влияет на прибыль или убыток проекта.

Эффективная калькуляция затрат и отслеживание времени настолько хороши, насколько хороши собираемые данные. К счастью, современные облачные решения в реальном времени могут оптимизировать эти процессы, а также связать другие ключевые точки данных бизнеса. Интегрируя бухгалтерию, зарплаты, калькуляцию затрат, отслеживание времени, управление активами и ERP-системы, правильное решение обеспечивает большую видимость во всех аспектах и позволяет принимать более взвешенные решения.

Ниже приведены три сценария, вызывающие головную боль, с которыми подрядчики и супервизоры часто сталкиваются при работе с системами калькуляции затрат и отслеживания времени, вместе с инсайтами о том, как повышение уровня может снизить стресс, смягчить человеческие ошибки и помочь увеличить прибыль проекта.

Головная боль №1: Отслеживание рабочих часов и постоянно меняющихся задач. Отслеживание рабочих часов и продуктивности команды зависит от того, насколько точно каждый участник ведет бумажный или табличный табель учета рабочего времени. Но не только они занимают драгоценное время на заполнение, они также более склонны к несоответствиям. Часто эти табели заполняются днями или даже неделями позже, после выполнения работы. Также участники команды могут случайно вводить неактивные коды затрат, опускать часы или переоценивать время, потраченное на объекте или на конкретной задаче.

Облачное отслеживание времени в реальном времени устраняет эту проблему, достигая истинной калькуляции затрат для строительных проектов. Вместо ожидания заполнения бумажных табелей или таблиц, каждый участник команды открывает облачное приложение на телефоне, аутентифицируется по PIN, выбирает проект, над которым работает, выбирает задачу, которую будет выполнять, и выбирает оборудование, которое будет использовать для работы в течение дня. После подтверждения вводов приложение делает селфи сотрудника и подтверждает его физическое местоположение. Возможность распознавания лица приложения сравнивает селфи сотрудника с фото профиля и сигнализирует о любых несоответствиях через алерт несовпадения.

Решение для отслеживания времени с распознаванием лица делает затраты на работу более точными, так как подрядчики знают, что правильный человек назначает рабочие часы на надлежащий проект с полной точностью. Когда приложение для отслеживания времени интегрируется с системой планирования ресурсов предприятия или зарплатной системой, данные калькуляции затрат доступны и утверждены в облаке. Затем информация в конечном счете передается в соответствующие поля данных для обработки и отчетности. Когда команда переключается с задачи на задачу, например, от замешивания цемента к заливке цемента, каждый участник просто выбирает следующую задачу без необходимости выходить из предыдущей. Каждая смена задачи занимает менее трех секунд. Сотруднику нужно только выйти, когда он закончил работать на день.

Лучший способ получить самые точные затраты на работу — собирать данные калькуляции затрат по мере их возникновения. Сотрудники все еще могут фиксировать затраты на работу и отмечаться на входе и выходе по мере происхождения, даже когда нет доступа в интернет или адекватной сотовой связи.

Отслеживание в реальном времени дает подрядчикам лучшие данные для точных отчетов по калькуляции затрат и фиксирует прогресс проектов в реальном времени, раскрывая проблемы на ранней стадии. Это дает подрядчикам лучшую возможность защитить итоговую строку проекта.

Головная боль №2: Работа с данными, не синхронизированными между приложениями. Подрядчики годами используют технологии для повышения точности калькуляции затрат. Некоторые все еще используют бумагу. Другие — таблицы или другое автономное ПО. Может быть умеренное улучшение при переходе на таблицы по сравнению с ручными методами сбора, но большинство таблиц содержат вычислительные или ошибки ввода. Многие компании собирают данные на бумаге, добавляют эти данные в таблицы, затем вводят их снова в ПО.

Все еще существует множество возможных точек ошибки и пробелов, тратящих время и вызывающих проблемы с точностью. Простая ошибка сбора или ввода данных может привести к дорогостоящим предположениям. В сравнении, современная интегрированная система с контролями позволяет всем данным калькуляции затрат оставаться в синхронизации. Такие стражи помогают подрядчикам улучшить свои усилия по калькуляции затрат, чтобы прогнозы, которые они делают, тесно соответствовали работе, которая в конечном счете будет выполнена.

Когда ERP и зарплатные системы интегрированы в реальном времени с приложением отслеживания времени, это создает взаимосвязанную систему, где структура затрат проекта одинакова. Это гарантирует, что способ сбора данных с поля соответствует структуре данных для отчетов по калькуляции затрат в ERP для точной отчетности и обработки зарплаты. Также, если в середине проекта добавляются новые задачи из-за изменений заказа, интеграция ERP автоматически добавит задачу в приложение отслеживания времени для полевого сотрудника для выбора новой задачи. Кроме того, более продвинутые интеграции будут показывать только проект-специфические коды затрат, чтобы защитить сотрудников от выбора неправильного кода затрат.

Решение для отслеживания времени зеркалит структуру затрат проекта в ERP, чтобы супервизоры знали, как их бюджет трудозатрат проекта затрагивается, а также могли улавливать предстоящие перерасходы бюджета достаточно рано для принятия своевременных решений, чтобы помочь держать проект в рамках бюджета.

Вот гипотетический пример: Бригада по бетонным тротуарам приходит на работу. Когда они отмечаются, новый код затрат из ERP был добавлен в приложение отслеживания времени от вчерашнего изменения заказа, например, добавление арматурной сетки к тротуару. Супервизор информирует сотрудника об этом, и сотрудник может выбрать новую задачу. Нет возможности ошибиться при вводе или использовать код для другого проекта, в другой день или по другой ставке. По мере выполнения командой задач, приложение отслеживания времени и система ERP постоянно делятся данными, давая супервизору непрерывные обновления по их итогам труда и производства. Самое важное, это позволяет супервизорам сравнивать оценочный бюджет с их фактическими затратами, чтобы они оставались в срок и в рамках бюджета, и гарантировали, что весь труд оплачиваем и учтен, при этом все еще учитывая изменения или добавления в середине проекта.

Головная боль №3: Справление с неэффективными ручными процессами. Перемещение данных из одного места в другое на бумаге, таблицах или в программе невероятно затратно по времени. Супервизоры хотят, чтобы их команды тратили время на работу на объекте, а не на административное время. Сегодня 26,4% всех строительных компаний заявляют, что ни одно из их программных решений не общается друг с другом. Вот где приходят на помощь интегрированные решения, помогая работникам выполнять простые задачи со скоростью и точностью.

В облачной системе с живым сбором полевых данных отчеты по калькуляции затрат создаются из самых актуальных данных, показывая текущий статус каждой задачи на каждом проекте. Наличие этой информации дает подрядчикам ясность в изменениях статуса проекта по мере их возникновения и позволяет им принимать быстрые решения, когда нужны корректировки.

Другой пример. Используя бумажные табели, клерк по зарплатам должен вручную вводить информацию о зарплатах в зарплатную систему, затем бухгалтерский клерк или менеджер проекта должен вводить количество часов по коду затрат и назначать их правильному проекту. Затем им нужно вводить объемы производства по коду затрат в ERP или оценочное ПО или таблицу. Клерк по зарплатам может тратить до пяти минут на ввод данных на сотрудника, и бухгалтерский клерк или менеджер проекта потратит как минимум такое же количество времени на ввод данных калькуляции затрат в ERP. Приложение для отслеживания времени в реальном времени мгновенно записывает их записи времени, выполненные единицы производства и распределение затрат на работу, и интегрирует эти данные в зарплату и систему ERP.

Сотрудники компании по лесам тратили четыре-пять часов в день на ручной ввод данных зарплаты и убедились, что время их сотрудников было закодировано на правильный проект. Им также пришлось сканировать и организовывать бумажную работу для цифрового хранения. Когда они перешли на облачное приложение отслеживания времени и собирали труд и затраты на работу в реальном времени, они сократили ручные процессы до одного часа в день, что привело к увеличению производительности на 78%.

У каждого строительного проекта есть свой набор движущихся частей, и может размывать внимание супервизора. Будь то оптимизация отслеживания времени, улучшение калькуляции затрат или передача жизненно важных данных из одного отдела в другое, облачное решение в реальном времени устраняет невынужденные ошибки, делает ставки более конкурентными и снимает лишние головные боли по пути.

Майк Меррилл — сооснователь и директор по операциям WorkMax.