Построение и поддержание последовательного конвейера высоко-ROI RPA-возможностей

По мере продвижения RPA-инициатив в организации, она движется от автоматизации простой задачи к крупным и сложным процессам.

Роботизированная процессная автоматизация (RPA) стала очень распространенным именем среди цифровых сервис-провайдеров (DSPs) и все они видели ее выгоды одним способом или другим. Но масштабирование RPA через организацию — другая игра и оказывается высоко сложной задачей для организаций. Глобальный отчет Deloitte по робототехнике 2018 говорит, что 80% организаций, внедряющих RPA, были довольны результатами, но только 1% из них смогли значительно масштабироваться за прошлый 1 год (50+ ботов в год).

Одной из главных причин этого вызова является неспособность идентифицировать правильные варианты использования для автоматизации после первых нескольких успешных внедрений. Отсутствие сквозной видимости в сложных и больших процессах еще больше добавляет к этой проблеме.

Упомянутые ниже — серия техник, которые могут помочь создать и поддерживать стабильный конвейер процессов, готовых для RPA в соответствии с уровнем зрелости DSP:

Техники генерации спроса в соответствии с зрелостью внедрения RPA DSP

Давайте поймем каждую из них в деталях:

Комплексный анализ

Комплексный анализ помогает в идентификации высокоценных RPA-возможностей для DSP, которые только принимают RPA и находятся на ранних стадиях их пути. Он учитывает уровень зрелости, пропорцию процессов, сделанных in-house vs. аутсорсингом, и любые или все доступные детали процесса. У него два подхода:

Основываясь на комбинированных результатах этих подходов, проводятся совместные solution workshops. Здесь задействованы и IT, и бизнес-лидерство для сужения перспективных процессов и создания ROI-проекции и дорожной карты автоматизации. Цель этой техники — доставка процессных документов (As-Is и To-Be), возможностей улучшения процесса, возможностей автоматизации и архитектуры автоматизации и проекции затрат.

Дизайн-мышление воркшопы

По мере продвижения RPA-инициатив в организации, она движется от автоматизации простой задачи к крупным и сложным процессам. Такие процессы проходят через множество команд и бизнес-единиц. Например; валидация котировок и счетов, статус сервисных рабочих заказов, сервис промо-уведомлений и т.д. Это вызывает отсутствие сквозной видимости процесса через бизнес-единицы, ведущее к неполному анализу. Также в таких процессах много неэффективностей происходит на стадии передачи, а не на силоидном командном этапе.

Дизайн-мышление воркшоп собирает вместе разнообразный набор стейкхолдеров, из IT и бизнес-единиц, и получает их поддержку и консенсус для RPA-инициатив. Он позволяет им получить холísticoе bird's-eye вид организационных операций и идеатировать стратегию автоматизации в то время как коллаборационируя друг с другом. Используемые техники:

• Affinity cluster — юз-кейсы, предложенные во время фокус-интервью, визуально маппятся на стенах в кластерах похожих функциональных областей
• Experience diagramming — команды разрабатывают процесс-мапы, захватывающие ключевые персоны, waypoints, & системы. Терминология Rose/Thorn/Bud используется для выделения проблем и возможностей

Процессный майнинг

Любое улучшение процесса начинается с создания процессных моделей этого процесса. Обычно они основаны либо на неполной/устаревшей документации процесса, либо на ошибочных восприятиях стейкхолдеров. Также множественные стейкхолдеры могут иметь множественные способы делать тот же процесс и все они могут быть неэффективными.

Инструменты процессного майнинга помогают визуализировать все возможные пути выполнения процесса, используя логи событий, созданные информационными системами. Он строит точный As-Is поток текущего состояния и помогает в детальном анализе процесса.

Эти инструменты наблюдают, как процесс выполняется, сколько времени занимает завершение, какие шаги повторяются и что может быть автоматизировано. Это также помогает построить дорожную карту автоматизации на основе эмпирических данных.

Все эти инсайты помогают в квалификации процессов для автоматизации, которые не очевидны иначе. Эти инструменты также помогают в измерении выгод текущей автоматизации, так как они могут разложить любой процесс и идентифицировать величину автоматизации для индивидуальных подпроцессов. Эта техника подходит для организаций, уже зрелых в своем RPA-пути.

Выгоды

1. Lean Six Sigma техники, используемые в комплексном анализе, могут помочь увеличить потенциал автоматизации процесса на 20%
2. Перепроектирование процесса, происходящее в результате комплексного анализа, может привести к увеличению экономии до 50%
3. В среднем, двухдневный дизайн-мышление воркшоп может помочь в идентификации 150+ возможностей автоматизации, из которых минимум 20% могут быть высокоценными