Как создать и поддерживать стабильный поток возможностей с высокой рентабельностью для реализации RPA

По мере продвижения инициатив RPA в организации она переходит от автоматизации простой задачи к крупным и сложным процессам.

Роботизированная автоматизация процессов (RPA) стала очень распространенным названием среди поставщиков цифровых услуг (DSP), и все они так или иначе осознали ее преимущества. Но масштабирование RPA по всей организации — это совсем другая игра, которая оказывается очень сложной задачей для организаций. В отчете Deloitte Global Robotics Report 2018 говорится, что 80 % организаций, внедряющих RPA, довольны результатами, но только 1 % из них смогли значительно масштабироваться за последний год (50+ ботов в год).

Одной из основных причин этой проблемы является невозможность определить правильные варианты использования для автоматизации после первых нескольких успешных внедрений. Отсутствие сквозной видимости в сложных и крупных процессах еще больше усугубляет эту проблему.

Ниже приводится ряд методов, которые могут помочь создать и поддерживать стабильный поток процессов, готовых к RPA, в соответствии с уровнем зрелости DSP:

Методы формирования спроса в зависимости от зрелости реализации RPA DSP

Давайте подробно разберем каждый из них:

Всесторонний анализ

Всесторонний анализ помогает определить ценные возможности RPA для DSP, которые только внедряют RPA и находятся на ранних этапах своего пути. Он принимает во внимание уровень зрелости, долю процессов, выполняемых собственными силами по сравнению с внешними, а также любые или все доступные детали процессов. У него есть два подхода:

На основе объединенных результатов этих подходов проводятся семинары по совместным решениям. Именно здесь участвуют как ИТ-специалисты, так и руководители бизнес-подразделений, чтобы сузить круг перспективных процессов и создать прогноз окупаемости инвестиций и дорожную карту автоматизации. Целью этого метода является предоставление документов процесса (как есть и как будет), возможностей улучшения процесса, возможностей автоматизации, архитектуры автоматизации и прогнозирования затрат.

Семинары по дизайн-мышлению

По мере продвижения инициатив RPA в организации она переходит от автоматизации простой задачи к крупным и сложным процессам. Такие процессы проходят через несколько команд и бизнес-подразделений. Например; проверка котировок и счетов, статус заказа на обслуживание, служба уведомлений о рекламных акциях и т. д. Это приводит к отсутствию сквозной видимости процесса в бизнес-подразделениях, что приводит к неполному анализу. Кроме того, в таких процессах много неэффективности происходит на этапе передачи, а не на этапе разрозненной команды.

Семинар по дизайн-мышлению объединяет широкий круг заинтересованных сторон из ИТ-подразделений и бизнес-подразделений и получает их поддержку и консенсус в отношении инициатив RPA. Это позволяет им получить целостное представление об организационных операциях с высоты птичьего полета и разработать стратегию автоматизации, сотрудничая друг с другом. Используемые методы:

• Кластер по интересам – варианты использования, предложенные во время фокус-интервью, визуально отображаются на стенах кластерами похожих функциональных областей
• Опыт построения диаграмм - команды для разработки карт процессов, фиксирующих ключевых персонажей, путевые точки и системы. Терминология "роза/шип/бутон" используется для обозначения проблем и возможностей.

Майнинг процессов

Любое улучшение процесса начинается с создания моделей этого процесса. Обычно они основаны либо на неполной/устаревшей документации процесса, либо на ошибочном восприятии заинтересованных сторон. Кроме того, у нескольких заинтересованных сторон может быть несколько способов выполнения одного и того же процесса, и все они могут быть неэффективными.

Инструменты интеллектуального анализа процессов помогают визуализировать все возможные пути выполнения процесса с помощью журналов событий, созданных информационными системами. Он строит точный поток текущего состояния «как есть» и помогает в подробном анализе процесса.

Эти инструменты наблюдают за тем, как выполняется процесс, сколько времени требуется для его завершения, какие шаги повторяются и что можно автоматизировать. Это также помогает составить план автоматизации на основе эмпирических данных.

Все эти идеи помогают квалифицировать процессы для автоматизации, что в противном случае не является очевидным выбором. Эти инструменты также помогают оценить преимущества текущей автоматизации, поскольку они могут разбить любой процесс и определить масштабы автоматизации для отдельных подпроцессов. Этот метод подходит для организаций, которые уже достигли зрелости в своем пути RPA.

Преимущества

1. Методы «бережливое производство + шесть сигм», используемые в комплексном анализе, могут помочь увеличить потенциал автоматизации процесса на 20 %.
2. Модернизация процесса, происходящая в результате всестороннего анализа, может привести к увеличению экономии до 50 %.
3. В среднем двухдневный семинар по дизайн-мышлению может помочь определить более 150 возможностей автоматизации, из которых не менее 20 % могут оказаться полезными.