Специалистам Lean Six Sigma необходимо освоить RPA для непрерывного совершенствования процессов

Люди склонны к усталости и ошибкам при выполнении монотонной работы.

Автоматизация таких задач освободит сотрудников от 단조로운 рутины, и они смогут заниматься более творческими и стратегическими обязанностями в высвободившееся время.

RPA делает это возможным. Организации агрессивно пытаются внедрить RPA в своих мидл- и бэк-офисах.

Что такое RPA?

AssistEdge RPA — это программное обеспечение, использующее искусственный интеллект (ИИ) для частичной или полной автоматизации задач, выполняемых людьми. Большинство этих задач основаны на правилах и повторяются. RPA — удобная технология.

Например, она может собирать информацию из писем и создавать из них таблицы Excel. Она может делать расчеты и отправлять такие отчеты вам ежедневно.

RPA способна имитировать людей для выполнения сложных процессов. Она может работать 24/7 и дает высокую точность. Некоторые случаи использования RPA: онбординг поставщиков или сотрудников, расчет зарплат и т.д.

Однако инструменты RPA не могут спроектировать хороший процесс или workflow. RPA-решения бесполезны в этих случаях.

Существуют риски, если RPA внедряется без надлежащего планирования. Нам нужен LSS для оптимизации процесса, чтобы избежать таких подводных камней.

Что такое Lean Six Sigma (LSS)?

Lean Six Sigma — метод улучшения производительности процесса путем устранения ненужных шагов или активностей в этом процессе.

Он также сокращает время между задачами, обеспечивая увеличенные циклы процесса в том же интервале времени. Метод LSS направлен на предоставление лучшего клиентского опыта за счет улучшения качества.

Комбинация RPA и LSS

Одна из самых частых причин неудач RPA-проектов — автоматизация неисправных процессов. Автоматизация сломанного процесса не даст желаемого результата, потому что она также автоматизирует существующие проблемы процесса.

Автоматизация неудачных процессов — потеря времени и ресурсов. Она может содержать ненужные шаги или активности. Она может вообще не работать. Возврат назад и корректировки вызывают дальнейшие задержки.

Поэтому перепроектирование процесса — обязательный шаг перед внедрением RPA. LSS может оптимизировать процесс для достижения совершенства процесса и сделать RPA-решения эффективными.

LSS устраняет потери и снижает вариативность, делая процесс lean и agile.

Ниже приведены восемь типов потерь, которые необходимо устранить для эффективной работы технологии RPA:

1. Дефекты
   Когда процесс не работает, исправление ошибок и переделка отнимают время. Автоматизация с дефектным процессом не имеет ценности.
2. Излишнее производство
   Процессы выполняются по необходимости. Когда они делаются в избытке, это потеря времени и ресурсов. Например, генерация отчета, который клиент не запрашивал — потеря времени и ресурсов.
3. Ожидание
   Процесс может застрять из-за незавершенного предыдущего процесса, нехватки информации или проблем с авторизацией. Такое ожидание вызывает долгие паузы и дальнейшие задержки. Процессы должны быть перепроектированы перед внедрением RPA.
4. Неиспользование талантов
   Потеря человеческого потенциала — огромные потери для организации. Когда сотрудникам не позволяют давать обратную связь и рекомендации руководству об улучшении процессов, задержки не останавливаются. Непризнание сотрудников — тоже потеря.
5. Транспортировка
   Четкое понимание и внедрение эффективного дизайна workflow может устранить избыточные перемещения туда-сюда в процессе. Оптимизация ресурсов и workflow важна.
6. Запасы
   Централизованная база данных необходима для избежания ненужного накопления запасов, неиспользуемых ресурсов на хранении и т.д.
7. Движения
   Неэффективные планировки цехов, требующие физического вмешательства, лишние перемещения для доступа к ресурсам, продуктам или инструментам — потеря времени, когда их можно расположить так, чтобы сэкономить время.
8. Лишняя обработка
   Ненужная обработка не добавляет ценности процессу, но потребляет время и ресурсы.

Названия этих потерь образуют акроним DOWNTIME.

Не все процессы являются кандидатами для RPA-автоматизации. После устранения потерь процессы стабилизируются с помощью LSS.

LSS сделает больше подходящих кандидатов для RPA-решений. LSS также освобождает лицензионные ресурсы и оборудование, повышает надежность и снижает ошибки.

• Простые и сложные процессы идентифицируются.
• Процессы с большим количеством повторений выявляются.
• Автоматизация развертывается после LSS через инструменты RBA для процессов.
• Это повышает эффективность и доставляет максимальный ROI (возврат инвестиций) для инициативы RPA-автоматизации.
• Регулярно используемые процессы должны анализироваться время от времени, чтобы проверить, есть ли место для улучшения.

Для запуска RPA-проекта на уровне нажатий клавиш требуются обширные знания технологий. Понимание технологии RPA и LSS может помочь в реинжиниринге процессов по мере необходимости.

Все процессы должны быть стандартизированы, оптимизированы и хорошо документированы. Адекватная и правильная документация помогает команде разработки произвести оптимальный результат.

Заключение

RPA — не полное решение для всех типов человеческой несостоятельности. Но хорошая процессная инженерия и человеческие усилия нужны на бэкэнде вместе с инструментами RPA.

Практики LSS, приобретающие знания в RPA, выводят свой набор навыков на новый уровень. Организации внедряют технологию RPA, чтобы оставаться впереди конкуренции и обеспечивать бесшовный клиентский опыт.