Завершит ли автоматизация роль администратора? Инсайты и будущие тренды

Роль администратора (admin assistant) десятилетиями является основой бизнеса. Даже самые малые компании нанимают администратора или ресепциониста для выполнения ежедневных задач: ответы на письма, планирование встреч, прием звонков и т.д.

Преимущество найма такого сотрудника в том, что он берет на себя множество фоновых задач, освобождая ваше время для более важных дел.

Эта работа также была полезна для сотрудников, так как обычно представляет собой начальную ступень карьеры. По сути, для становления администратором не нужны квалификации, но это дает возможность войти в большую компанию.

Однако в последнее время в админ-игру вошел новый игрок. Концепция автоматизации ворвалась в офисы и бизнесы по всему миру, предлагая альтернативу традиционному подходу. Вместо того чтобы администратор выполнял множество задач, это делает за вас программное обеспечение.

Это приводит нас к главной теме обсуждения: приведет ли автоматизация к концу роли администратора? Чтобы ответить на этот вопрос, нужно обсудить, что такое административная автоматизация, ее возможности, плюсы и минусы.

Что такое административная автоматизация?

Простыми терминами, это любая технология, используемая для автоматизации административной задачи. Автоматизация — это выполнение вещей автоматически, с минимальным или нулевым участием с вашей стороны.

Обычно нужно просто установить программное обеспечение и задать параметры, а дальше ПО делает всё само. Идея в том, что вам не нужно постоянно проверять вещи и выполнять задачи по мере их поступления. Всё делается за вас различными программами автоматизации.

Кроме того, автоматизация обычно использует другие технологии — такие как искусственный интеллект и машинное обучение. Все эти вещи сливаются вместе для обеспечения лучшей функциональности. Как вы увидите в следующем разделе, ИИ и ML используются для автоматизации различных задач в бизнес-мире.

Каковы возможности админ-автоматизации?

Это ключевой момент, так как нужно знать, что возможно с автоматизацией в админ-сфере. Какие задачи уже можно выполнить с помощью разного ПО? Это в большой степени покажет, можно ли реалистично заменить администратора программным обеспечением!

Автоматизация email

Одна из самых распространенных форм админ-автоматизации касается писем. Можно скачать ПО или плагины, которые отвечают на письма за вас. Когда кто-то присылает сообщение, он получает мгновенный ответ с благодарностью и обещанием ответить подробнее в срок.

В некоторых случаях технология достаточно умна, чтобы набрать настоящий ответ — особенно если кто-то задает вопрос. ПО можно запрограммировать на распознавание определенных вопросов и выдачу правильных ответов. Пока не идеально, но большой потенциал на будущее.

Аналогично, можно автоматически отправлять письма при покупке или подписке на рассылку. Опять же, это генерируется без необходимости что-то печатать. В прошлом администратор мог получать уведомления о продажах и отправлять письма вручную.

Создание счетов-фактур

Создание счетов никогда не весело, но нужно, если хотите получать оплату. Автоматизация приходит на помощь.

Можно использовать ПО, которое мгновенно создает счета для отправки. Можно выбрать образец счета, затем сгенерировать понравившийся. Экономит от ручного написания и составления счета для каждой транзакции.

Также можно использовать ПО, которое генерирует и отправляет счета по нажатию кнопки. Оно берет на себя одну из самых трудоемких задач в бизнесе, освобождая время на главное.

Автоматические платежи

Если у вас есть сотрудники, им нужно платить ежемесячно. Можно настроить систему, где все получают зарплату в конкретную дату каждого месяца.

Вам не нужно ничего делать — если только не нужно изменить платежи. Всё происходит за кулисами, так что вам не приходится иметь дело с финансовыми сложностями.

Кроме того, можно настроить похожую систему для оплаты счетов. Вместо беспокойства о своевременной оплате, у вас система, где деньги списываются автоматически в конкретную дату. Делает жизнь в десять раз легче!

Планирование встреч

Здесь становится очень интересно. Раньше администратор требовался для составления расписания. Если нужно было назначить встречу, вы говорили помощнику записать в дневник. Они звонили или говорили с вами, когда у вас были дела. Теперь всё это можно сделать с виртуальным помощником на смартфоне.

ИИ вроде Siri может слушать ваши требования и автоматически вносить изменения в календарь. Например, вы говорите с телефоном и просите назначить встречу на пятницу в 12:00. Мгновенно встреча добавляется в календарь.

Это идеальный пример работы ИИ и автоматизации вместе. Искусственный интеллект обрабатывает то, что вы говорите, и автоматически выполняет команду.

Честно говоря, есть много других способов использовать автоматизацию в админ-мире. К сожалению, не можем пройти все, иначе вы будете здесь весь день! Вместо этого используйте эти примеры как закуску.

Каковы преимущества админ-автоматизации?

Очевидное преимущество — экономия времени и денег. Когда вещи делаются автоматически, не нужно беспокоиться о том, что помощник тратит вечность на выполнение задачи. Если нужно, чтобы что-то произошло, это происходит, когда вы приказываете. С финансовой точки зрения, автоматизация гораздо доступнее.

Найм сотрудника и оплата зарплаты стоит много денег. Не говоря уже о льготах, которые они получают. С админ-автоматизацией вы просто платите за нужное ПО. Конечно, это может быть ежемесячный платеж, но вряд ли вы потратите 20 000 долларов в год на это!

Также есть аргумент, что автоматизация устраняет человеческие ошибки. В конце концов, все время от времени совершают ошибки.

Это может быть опечатка в письме, ошибка расчета при отправке счета и т.д. Они кажутся незначительными, но могут иметь серьезные последствия. Когда что-то автоматизировано, оно не отклонится от заданного пути.

Вы запрограммировали его выполнять одну и ту же задачу снова и снова, поэтому он будет делать это без ошибок. В целом, автоматизация может помочь малым бизнесам работать в большем масштабе. У вас те же возможности, что и у компании с флотом администраторов, но без больших затрат.

Каковы недостатки админ-автоматизации?

Недостатков не так много, но есть один, который всплывает время от времени. Что, если ПО упадет? Некоторые считают необходимым оставить администратора как надзирателя за всем используемым ПО.

Они убеждаются, что всё работает как надо, а также решают пару вещей, с которыми автоматизация не справится.

Например, можно ли автоматизировать телефонные звонки? Это возможно, но люди плохо реагируют на робóticoсские голоса. Или что, если кто-то приезжает к вам лично? Если у вас нет администратора, кто их впустит и покажет, куда идти?

Снова можно сказать, что есть легкий обход этой проблемы с виртуальным офисом. Виртуальный офис дает вам бизнес-адрес, но вы в основном работаете из дома.

Тогда вы можете использовать офис, если у вас встречи, получая доступ к персоналу, работающему в здании. Это не форма автоматизации, но это способ обойти личную проблему отсутствия администраторов. Честно говоря, это две главные проблемы админ-автоматизации сейчас. Есть вещи, которые она не может сделать, и всегда есть страх сбоев и проблем.

Уничтожит ли админ-автоматизация роль администратора?

Подводя итог, давайте посмотрим на исходный вопрос. Как вы думаете, роль администратора станет устаревшей в ближайшие несколько лет?

Конечно, кажется, что так и может быть. Честно говоря, это зависит от возможностей, которые может предложить админ-автоматизация. Сейчас можно найти ПО, которое делает многое из того, что делает помощник.

Однако все еще есть несколько пробелов. Если технологии удастся заполнить эти пробелы, в будущем не будет нужды в администраторах.

Кроме того, многие владельцы малого бизнеса сейчас справляются без помощника. Как? Они автоматизируют максимум задач, а остальные берут на себя сами.

Вы можете увидеть это всё чаще в бизнес-мире — не только владельцы берут на себя админ-задачи, но и другие люди в бизнесе. В сочетании с автоматизацией это отрицает необходимость в администраторе на рабочем месте.

Фото: Кристина Морилло, Pexels