Как создать команду чемпионов для центра автоматизации

Каждое большое приключение требует такой же отличной команды, и автоматизация не является исключением.

Вы когда-нибудь пытались найти чемпионов по автоматизации в своей компании? Это тяжелая работа!

Мы слышим от многих руководителей центров передового опыта автоматизации (CoE), которые хотят улучшить свои организации с помощью автоматизации, но не могут найти сторонников автоматизации среди разрозненных команд. У этих лидеров правильное видение и отличный набор инструментов, но им нужны герои, которые помогут поддержать и масштабировать усилия их центра автоматизации. Им нужны их Мстители. Их Люди Икс. Их чемпионы по автоматизации.

Поиск чемпионов по автоматизации может показаться сложной задачей, но это не обязательно.

Эти чемпионы могут создать или сломать инициативы по автоматизации, поэтому очень важно нанимать людей с правильным мировоззрением, навыками и поддержкой вашей организации. Например, мы ищем людей с уникальным талантом в области стратегии, коучинга и управления проектами. Наши чемпионы по автоматизации в UiPath помогли нам создать и внедрить программных роботов для каждого подразделения компании.

Ищите управленческие навыки, необходимые для того, чтобы возглавить ЦП автоматизации

Эффективный чемпион по автоматизации — это особый тип людей. Более чем вероятно, что многие люди в вашей организации будут в восторге от автоматизации. Волнение необходимо, но этого недостаточно.

То, что вы ищете, это кто-то, кто может дополнить усилия вашего CoE. Когда вы начинаете искать чемпиона по автоматизации, ищите людей, сочетающих в себе управленческие навыки, включая администрирование, стратегию и коучинг.

Необходимость этого набора навыков становится очевидной, когда вы думаете о взаимодополняющих ролях, которые играют CoE и лидер автоматизации. CoE управляет всем конвейером автоматизации, от идеи до реализации, тогда как сторонники автоматизации работают, чтобы заполнить этот конвейер. Сторонники автоматизации работают в своих конкретных командах, чтобы оценить заявки на автоматизацию и связать CoE с возможностями автоматизации.

Чемпионы по автоматизации необходимы для облегчения жизненного цикла автоматизации в своих отделах.

Некоторые из лучших идей по автоматизации исходят снизу вверх, от бизнес-пользователей, которые ближе всего относятся к проблемам и лучше других способны найти решения. Сторонники автоматизации занимаются краудсорсингом этих идей и расставляют приоритеты, которые будут переданы в Совет Европы. Затем CoE может расставить приоритеты в результирующем списке в соответствии со своей пропускной способностью и выполнять сверху вниз. Эта динамика создает петлю положительной обратной связи, в которой идея ведет к оценке, оценка ведет к квалификации, квалификация ведет к реализации, а реализация приводит к дальнейшему формированию идеи. Мы называем это маховиком автоматизации.

Думайте о чемпионах как о команде управления проектом. Они поощряют участие снизу вверх, в то время как Совет Европы обеспечивает надзор сверху вниз. Вместе они могут поддерживать конвейер автоматизации полным, а пользователи в восторге от следующей автоматизации, которая не за горами.

Именно этот аспект управления проектами делает столь важным поиск нужных людей, которые станут чемпионами по автоматизации.

Идеальный чемпион по автоматизации демонстрирует четыре качества:

• Стратегический партнер :они могут сотрудничать и делиться ресурсами между своими товарищами по команде и с Советом Европы. Они ясно представляют, какую ценность может принести автоматизация.

• Сменить агента :они продвигают, обеспечивают и поддерживают инициативы по автоматизации. Все это время они уделяют особое внимание людям, вовлеченным в автоматизацию и затронутым ею. Они заботятся об изменениях и их последствиях.

• Эксперт по администрированию :они могут планировать, сообщать и контролировать поток идей. Они должны быть в состоянии поощрять поток идей, внимательно отслеживая приходящие и исходящие идеи.

• Вовлеченный сотрудник :они высокопроизводительные и полные энтузиазма сотрудники. Они стремятся улучшить определенные области в компании, и им интересны все доступные для этого решения.

Чемпионам по автоматизации не нужно делать эту работу в одиночку. Прекрасным примером является UiPath CoE:мы используем UiPath Automation Hub для централизации управления жизненным циклом и краудсорсинга сотен идей по автоматизации. С его помощью мы можем упростить отправку идей и отобразить процесс от идеи до окупаемости инвестиций. Мы поделились подробностями о том, как работает UiPath CoE, на недавнем веб-семинаре (теперь он доступен по запросу).

Обследуйте каждое подразделение, чтобы найти сторонников вашего центра автоматизации

Когда вы создаете свою команду чемпионов по автоматизации, нанимайте людей из разных подразделений вашей организации. Таким образом, вы сможете расширить охват автоматизации, получить идеи от большего числа команд и выявить потенциал автоматизации в каждом подразделении.

Генерация идей «снизу вверх» лучше всего работает, когда источники широки и разнообразны. Когда вы начинаете поиск своих чемпионов по автоматизации, держите это разнообразие в авангарде поиска. Автоматизация работает лучше всего, если идеи приходят со всех уровней бизнеса. Этот уровень взаимодействия помогает большему количеству людей и гарантирует, что ваш конвейер автоматизации останется заполненным.

Поощряйте сотрудников всей компании принимать участие в разработке идей автоматизации. Вы можете сделать это тремя способами. Попросив сотрудников:

• Используйте готовые средства автоматизации из своего Центра знаний :Ваши сотрудники будут более вовлечены, чем больше они увидят автоматизацию в действии. Поощряйте их использовать автоматизацию, созданную вашим Центром знаний, чтобы они могли видеть, во что могут превратиться идеи.

• Добавьте идеи в Центр автоматизации :как только ваши сотрудники используют автоматизацию, они смогут лучше видеть варианты использования в своем рабочем процессе. Сам процесс обдумывания вариантов использования и формулирования их в виде материалов сделает их более заинтересованными.

• Попытаться создать собственных роботов :если ваши пользователи достаточно технически грамотны, вы даже можете поощрять их к созданию собственных роботов. Под руководством вашего СЕ это может быть одним из самых эффективных способов заставить сотрудников чувствовать себя вовлеченными и наделенными полномочиями.

Звучит неплохо, но как это выглядит на практике? Наши чемпионы по автоматизации UiPath помогают разжигать энтузиазм и расширять взаимодействие с помощью различных методов (следуя тем же рекомендациям, которые приведены выше):

• Семинары по генерированию идей дают сотрудникам возможность разобраться в вариантах использования.

• Хакатоны дают сотрудникам возможность испачкать руки, работая с роботами.

• Курсы по автоматизации от CoE, чтобы дать технически мыслящим гражданским разработчикам возможность находить больше повседневных вариантов использования роботов в своих отделах.

Это помогло нам придумать и создать несколько замечательных и полезных роботов для разных отделов. Пара примеров:

• Маркетинг :Социальная команда UiPath использует роботов для поиска новых комментариев ко всем видео UiPath на каждой платформе. Таким образом, команда может просматривать и отвечать на новые комментарии к любому видео UiPath из одного централизованного узла, а не тратить время на их поиск. Ознакомьтесь с другими примерами наших маркетинговых роботов.

• Продажи :Sales ops создали робота для менеджеров по продажам. Они могут запустить робота, который создает документ Microsoft Word с автоматическим заполнением ключевых полей для каждой учетной записи. А вот еще один пример робота-продавца.

Короче говоря, ищите в каждом подразделении человека, который может помочь стимулировать взаимодействие и научить команды предлагать разнообразные и качественные идеи автоматизации, которые принесут пользу всей вашей компании, от рядовых сотрудников до совета директоров.

Рекомендуется прочитать:Как проповедовать RPA в вашей организации

Выберите проницательных чемпионов, чтобы ваш центр автоматизации был действительно превосходным

Основная роль чемпиона по автоматизации – анализировать груды сырых идей, оценивать их качество, сопоставлять их с бизнес-стратегией и решать, какие из них следует продвигать по конвейеру автоматизации.

Ваш первый фильтр для хорошего сторонника автоматизации — это то, видит ли он стратегию. Сценарии использования автоматизации бесконечны, и лидер, который не может эффективно определить ценность каждого варианта использования, рискует заполнить ваш конвейер мусором. Выбирайте чемпионов с прицелом на стратегию (сейчас мы приведем пример). Вам нужны лидеры, которые имеют общее представление о бизнесе, его существующей автоматизации и ценности для бизнеса, которую может предложить новая автоматизация.

Помимо этого высокоуровневого взгляда на стратегию, хорошие сторонники автоматизации могут и будут рассматривать каждую идею автоматизации и задавать множество вопросов, таких как:

• Это автоматизированный процесс?

• Подходит ли это для роботизированной автоматизации процессов (RPA) или другой технологии автоматизации?

• Будет ли автоматизация этого процесса иметь долгосрочные последствия?

• Стоит ли эта идея времени Центра автоматизации?

• Это уникальная идея или ее можно объединить с другим предложением?

Давайте рассмотрим пример . Предположим, чемпион по автоматизации замечает пять поступающих от отдела продаж идей, связанных с квалификацией потенциальных клиентов. Каждая идея сильна. Самое очевидное решение — создать пять роботов в соответствии с этими пятью идеями. Но после общего обзора чемпион по автоматизации решает, что целостная переработка процесса продаж-квалификации — лучшее решение, чем создание пяти роботов. Это глаз для стратегии в действии. Такое решение является результатом критики, задавания вопросов и глубоких размышлений о ценности для бизнеса.

Короче говоря, найдите людей, которые будут яростно защищать качество вашей стратегии CoE, чтобы автоматизация имела наилучшие шансы на достижение целевой рентабельности инвестиций (и масштабирование сверх нее).

Используйте демократичный подход к автоматизации

Автоматизация улучшает рабочие процессы, выполняемые людьми, а сторонники автоматизации, в свою очередь, могут улучшить вашу автоматизацию. Наличие чемпионов по автоматизации – это отличный способ наладить связь с людьми из вашей организации в масштабируемой, ориентированной на стратегию форме и передать автоматизацию в руки каждой команды вашей компании.

Хотите добиться повсеместной автоматизации в своей организации? Узнайте больше о том, как выбрать чемпиона по автоматизации, из нашего недавнего веб-семинара.

Кроме того, зарегистрируйтесь на наш фестиваль Reboot Work Festival (15–17 декабря 2020 г. 🎉), чтобы услышать от ведущих экспертов по автоматизации о демократизации автоматизации, перезагрузке наших представлений о работе и многом другом. И если вы читаете это после окончания фестиваля, вы можете по-прежнему просматривать записи сессий. . Зарегистрируйтесь на странице Reboot Work Festival для удобного просмотра по требованию.