Освоение Order-to-Cash: оптимизация с Process Mining

Процесс order-to-cash (O2C) — один из тех энтерпрайз-процессов, которые могут сделать или сломать ваш бизнес. Результаты этого миссионно-критического процесса напрямую влияют на удовлетворенность клиентов, то, насколько хорошо вы управляете денежными потоками, и насколько счастливы ваши сотрудники.

Тем не менее, сложность и широта процесса O2C делают его одним из самых трудных для отслеживания и оптимизации. Можно сказать, что есть большая возможность для улучшений процесса O2C.

В этой статье мы посмотрим, как улучшения процесса O2C могут быть достигнуты с использованием стратегического сочетания process mining и автоматизации.

Новичок в process mining? Рекомендую начать с нашего вводного поста в блоге о process mining.

Давайте начнем с основ O2C.

Что такое процесс order-to-cash?

Цель процесса O2C — доставить товары клиенту в обмен на деньги. В типичном сценарии продажи со склада поток процесса:

1. Создание заказа
2. Исполнение заказа
3. Отгрузка заказа
4. Выставление счета
5. Оплата

Это основные шаги процесса, но если вы немного знаете о процессе O2C, вы знаете, что это никогда не так просто! Подумайте о дополнительных шагах, составляющих процесс, как post goods issue, создание доставки или прохождение кредитной проверки. Есть миллионы транзакций, пересекающих отделы и системы, делая почти невозможным получение четкого обзора всего процесса.

Процесс состоит из двух основных частей: управление заказами и дебиторская задолженность (accounts receivable). И у них слегка разные цели.

Управление заказами включает все шаги от создания заказа до отгрузки. Отгрузка заказа затем запускает создание счета. Цели управления заказами включают улучшение perfect order rate, on-time shipping rate и цикла исполнения заказа.

Дебиторская задолженность начинается с момента создания счета и заканчивается погашением счета. Цели дебиторской задолженности включают сокращение просроченных платежей и days sales outstanding (DSO).

Вызовы

В процессе O2C эти две стороны (управление заказами и дебиторская задолженность) процесса сильно зависят друг от друга. Управление заказами не может достичь истинной эффективности без поддержки дебиторской задолженности и наоборот. Однако команды, движущие этими двумя частями процесса, иногда заканчивают работой в силосах, что не способствует эффективному процессу.

Другие распространенные вызовы в процессе O2C включают:

• Высокие частоты ошибок из-за ручного ввода заказов, приводящие к дорогой и времязатратной переработке
• Плохо поддерживаемые мастер-данные клиентов, приводящие к задержкам и упущенной выручке
• Проблемы с исполнением доставки, влияющие на рейты удержания клиентов
• Высокий DSO рейт, влияющий на денежные потоки и упущенную возможность инвестиций в другие области бизнеса.

Сложный процесс вроде O2C идеален для использования process mining для поиска потенциала автоматизации. Без process mining вы увидите только вершину айсберга O2C.

Сначала используйте process mining для обнаружения процесса O2C

Process Mining подключается напрямую к системам, взаимодействующим с процессом O2C, таким как SAP и другие системы ERP. Используя встроенный слой трансформации данных, технология трансформирует данные в процессный граф, хроникующий весь процесс от начала до конца. Он захватывает все вариации процесса, узкие места, переработку и исключения.

Пример процессного графа

С process mining вы можете видеть точно что произошло в процессе, выяснить почему это произошло и поработать над планом действий для улучшения этого.

Быстро прогрессируйте с автоматизацией

Process mining направляет вас в поиске нераскрытого потенциала автоматизации в ваших процессах. Самый быстрый способ драйва трансформации в O2C — развертывание robotic process automation (RPA) вместе с process mining. Например, с process mining вы можете обнаружить post goods issue (т.е. когда заказ собран и готов к отгрузке, никогда не происходит вовремя). Это может задержать доставку клиенту и также означает, что некорректные уровни запасов показаны в системе.

Копая глубже, вы находите корневую причину: просто у вашего специалиста по отгрузке слишком много отгрузок для обработки, что приводит к задержке post goods issue. Эффективное решение — заставить программного робота обрабатывать post goods issue, освобождая специалиста по отгрузке от работы и гарантируя своевременную доставку.

Посмотрите эту инфографику, чтобы узнать, почему process mining — новый супергерой автоматизации.

Непрерывно мониторьте и улучшайте общий процесс

Но process mining не останавливается там.

После автоматизации ваших процессов через RPA, вы можете использовать process mining для отслеживания результатов и гарантии, что автоматизация имеет намеренный эффект. Логично, что после автоматизации вы захотите инсайт в влияние на остальную часть процесса. Например, улучшается ли цикл процесса? Улучшается ли on-time shipping rate? Это все метрики, которые можно отслеживать с process mining, помогая вам непрерывно мониторить и улучшать процесс.

Также может иметь смысл оптимизировать процесс другими способами перед введением автоматизации.

Например, один из ваших клиентов последовательно жалуется, что их отгрузки приходят позже ожидаемого. Используя process mining, вы можете верифицировать, что действительно, отгрузки этому клиенту всегда приходят на день позже ожидаемого. Корневая причина в этом примере — lead times в системе на день меньше фактических lead times, что означает расхождение между датой, которую клиент ожидает заказ, и днем, когда они его фактически получают. В этом примере простая корректировка мастер-данных делает трюк и гарантирует, что клиент счастлив.

Держите процессы на пути и предсказуемыми

Как и всё, процессы подлежат изменению. Так что имеет смысл, что ваша автоматизация меняется с ними. Сочетание process mining и RPA помогает вам держать палец на пульсе вашего процесса, чтобы вы могли действовать быстро, когда что-то заставляет процесс меняться, будь то законодательство, конкуренция или даже пандемия.

Драйв улучшений O2C с UiPath

Полезные возможности, поддерживающие держание вашего O2C процесса на пути, включают способность назначать роботов для автоматической обработки задач в UiPath Orchestrator, так что они могут адресовать любое нежелательное бездействие или отклонения в ближайшем к реальному времени. UiPath Action Center гарантирует, что правильные люди привлекаются в петлю всякий раз, когда есть исключения, требующие обработки.

Когда вы комбинируете process mining с RPA, это может превратиться в гигантские скачки в эффективности, экономии затрат и удовлетворенности клиентов.

UiPath Process Mining объединяет лучший в классе process mining и RPA. В результате вы способны не только обнаружить потенциал автоматизации в вашем O2C процессе, но также оптимизировать и мониторить автоматизацию на непрерывной основе.

Хотите увидеть, как ведущие организации используют UiPath Process Mining? Узнайте, как Grupo Assa использует process mining и RPA для навигации цифровой трансформации.

Готовы начать видеть выгоды process mining в своей организации? Используя out-of-the-box коннектор UiPath Process Mining для SAP O2C, вы можете начать улучшать и автоматизировать свой O2C процесс почти сразу. Свяжитесь с нами, чтобы начать.