Три столпа для масштабирования интеллектуальной автоматизации:процесс, технология, люди

Три основы масштабирования интеллектуальной автоматизации

По словам Криса Хаффа, масштабировать интеллектуальную автоматизацию оказалось сложнее, чем предполагалось. Ключевыми являются три столпа, включающие процессы, технологии и людей.

Согласно недавнему исследованию Deloitte, к 2020 году более 70% предприятий будут использовать роботизированную автоматизацию процессов (RPA). Эти организации используют технологии автоматизации как способ снизить нагрузку на своих сотрудников, а также получить такие преимущества, как улучшение соответствия требованиям, повышение производительности и снижение затрат. Тем не менее, несмотря на энтузиазм, масштабирование RPA и масштабирование интеллектуальной автоматизации оказывается более сложным, чем предполагалось. На самом деле Deloitte обнаружила, что только 3 % организаций заявили, что они увеличили количество сотрудников, использующих технологии RPA.

Как организации могут совершить этот скачок и плавно перейти от жизнеспособной RPA-проверки концепции к программе интеллектуальной автоматизации в масштабах всего предприятия? Полезно сначала подумать о масштабировании в рамках структурированной структуры, состоящей из трех столпов — процесса, технологии и людей. Проработка деталей каждого компонента поможет компаниям ответить на важные вопросы о масштабировании, а также создать работоспособную стратегию для повторения их первоначального успеха с RPA.

Основной элемент 1. Четко определенный процесс

В основе каждого проекта лежит план, и масштабирование интеллектуальной автоматизации не является исключением. Следующие шаги помогут вам определить требования и выявить препятствия или проблемы на раннем этапе.

• Шаг 1. Проведите оценку модели зрелости. Оцените готовность вашей организации к автоматизации с точки зрения технологий и процессов. Крайне важно, чтобы ваша ИТ-команда участвовала в этом с самого начала. Они посоветуют, как технологии автоматизации вписываются в ваш корпоративный ИТ-стек, а также как обеспечить соблюдение протоколов безопасности. После внедрения ИТ-команда будет нести ответственность за управление программным обеспечением — еще одна причина обратиться к ним заблаговременно. Перед автоматизацией рекомендуется оценить области бизнеса, в которых вы хотите применить автоматизацию, и оптимизировать операционные процессы.
• Шаг 2. Создайте карту пути внедрения. План определяет процесс изменения. На этом этапе вы определите области бизнеса, которые созрели для автоматизации. Вы хотите начать с «быстрых побед», чтобы заручиться поддержкой руководства и более широкой рабочей силы. Параллельно вы начнете проектировать свой офис программы автоматизации предприятия и операционную модель, необходимую для поддержки вашей программы в масштабе.
• Шаг 3. Масштабируйте и внедряйте инновации. Масштабирование вашей программы автоматизации потребует обдуманного рассмотрения и планирования централизованной, децентрализованной или федеративной модели. Большинство программ начинаются централизованно, чтобы установить политику и управление, и перерастают в федеративную модель после того, как политика введена в действие, а бизнес-подразделения достигли определенного уровня квалификации для проектирования и создания своей автоматизации. По мере масштабирования следите за инновациями, чтобы не упустить возможность внедрить новейшие технологии, которые могут идеально подойти для нужд вашего бизнеса.

Основной компонент 2:масштабируемая платформа интеллектуальной автоматизации (IA) с передовыми технологиями

Для масштабирования организациям необходим набор технологий, применяющих автоматизацию к различным вариантам использования. Здесь типичное решение, основанное только на RPA, не сработает. Большинство организаций имеют сложные операции, охватывающие фронт- и бэк-офисы, и часто обнаруживают, что в документах или электронных письмах есть неструктурированные данные, которые необходимо преобразовать в структурированные данные перед обработкой с помощью RPA. Эта возможность обычно называется Cognitive Capture и включает технологию, использующую интеллектуальное оптическое распознавание символов и машинное обучение.

По словам Everest Group, это означает, что для достижения автоматизации предприятиям необходимо объединить несколько технологий. Однако, поскольку интеграция решений от нескольких поставщиков обременительна, рекомендуется использовать платформу интеллектуальной автоматизации, чтобы свести к минимуму множественные закупки, управление поставщиками и объединение технологий. Таким образом, важно оценивать поставщиков с точки зрения их полного технологического портфеля. Интегрированная унифицированная платформа с полным набором технологий должна обеспечивать интеллектуальную обработку документов при автоматизации последующих действий. Кроме того, организациям следует оценивать платформы IA по следующим возможностям:

• Эмуляция приложений. Управляйте задачами в веб-приложениях, файлах Excel, PDF-файлах и т. д. без настольного компьютера.
• Минимальная нагрузка на рабочий стол:автоматизация развертывается во время выполнения без отдельной установки.
• Гибкая архитектура:поддержка облачного, локального и гибридного развертывания, а также простая интеграция со сторонними приложениями.
• Анализ платформы, не зависящий от поставщика:анализируйте и оценивайте результаты автоматизации, чтобы определить эффективность, соответствие требованиям и подверженность рискам.
• Мобильная поддержка:отслеживайте автоматизацию и управляйте ею из любого места.

Структура 3. Правильные люди, которые возглавят масштабирование интеллектуальной автоматизации

Основу цифровой рабочей силы составляют сотрудники. Модель с шестью компетенциями — это передовая практика, разработанная для того, чтобы организации предоставляли нужным людям возможность поддерживать программу автоматизации. Уровни ресурсов будут зависеть от размера вашей программы ИИ, но следует уделить особое внимание управлению каждой из следующих областей:

Управление:эта команда наблюдает за общей программой автоматизации и следит за тем, чтобы сотрудники знали о предстоящих изменениях по мере масштабирования.

Технологии. Члены этой группы отвечают за управление внешними отношениями с поставщиком средств автоматизации, а также за рассмотрение внутренних технологических вопросов, таких как требования к серверам и инфраструктуре.

Инструменты и обучение. Необходимо выделить ресурсы на создание инструментов и документов для обучения и внедрения.

• Управление изменениями: Даже позитивные изменения могут пугать сотрудников. Организациям нужны ресурсы, предназначенные для управления изменениями. Эта группа определяет, как автоматизация повлияет на персонал, и находит способы расширить возможности сотрудников во время перехода.
• Отчетность: Расширение обусловлено доказанным успехом. Цели эффективности должны быть четко определены заранее, чтобы их можно было отслеживать, измерять и распространять по всей организации, особенно среди руководителей, которые имеют право принимать решения в отношении инициатив по автоматизации.
• Обмен знаниями: Для каждого варианта использования, в котором реализована IA, есть уроки, которые нужно усвоить. Специальная группа специалистов должна собирать, документировать и делиться этой информацией, чтобы ее можно было использовать для улучшения следующей реализации или итерации.

Воспроизведение результатов проверки концепции может быть сложной задачей для любой организации, но методический подход, основанный на четко определенном процессе, надежных технологиях и наделенных полномочиями людях, занимающих нужные должности, обеспечивает правильную структуру для стимулирования изменений и достижения масштаба.

Крис Хафф — директор по стратегии Kofax. Он разрабатывает и продвигает стратегические инициативы компании в качестве поставщика интеллектуальной автоматизации (IA) и следующего поколения роботизированной автоматизации процессов (RPA).