Как RPA революционизирует недвижимость: эффективность и кейсы

Роботизация процессов (RPA) играет важную роль в трансформации традиционных секторов, таких как недвижимость. Технология позволит компаниям недвижимости автоматизировать трудоемкие ручные задачи и позволить специалистам тратить больше времени на задания, добавляющие ценность бизнесу.

В этой статье мы исследуем, почему индустрии недвижимости следует внедрять RPA, преимущества, вызовы, влияние на компании, не принимающие робототехнику, и два кейса для подтверждения тезисов.

Индустрия недвижимости: неэффективность бэк-офис процессов

В настоящее время организации недвижимости — как многие в традиционных отраслях — сталкиваются с вызовом при повышении эффективности бэк-офис процессов. Некоторые активности, такие как управление документами, обработка счетов и извлечение данных из этих документов, требуют много времени и фокуса.

Эти задачи, конечно, крайне важны, но они потребляют значительное количество времени и труда для завершения.

Недавно, по словам Ранджита PV, вице-президента по технологиям в Retransform, компании недвижимости теперь «постоянно ищут способы улучшить эти неэффективности, одновременно снижая затраты и улучшая время оборота для этих активностей».

Один из лучших способов достичь этого — внедрение RPA или робототехники.

RPA позволяет организациям «легко автоматизировать такие утомительные и повторяющиеся задачи, потребляющие значительное время и человеческий капитал», — добавляет PV.

Инхаус, аутсорс или цифровой работник 24/7

Исторически традиционные индустрии должны были выбирать: либо аутсорсить технологическое решение вроде RPA провайдеру услуг, либо развертывать его инхаус.

Однако сейчас, по словам PV, существует третий вариант.

«Компании недвижимости, желающие внедрить RPA, имеют альтернативный вариант — виртуального ассистента или виртуального сотрудника для онбординга нового технологического решения», — говорит он.

Преимущества RPA

Внедрение RPA в индустрии недвижимости дает множество преимуществ.

• Технология повысит эффективность многих задач, так как они будут выполняться гораздо быстрее в цифровой среде.
• Автоматизация повторяющихся задач и улучшенное время оборота за счет работы ботов 24/7 приведут к экономии затрат.
• Точность задач вроде ввода данных также значительно улучшится, так как после программирования бота нет отвлечений или сбоев.
• Последнее преимущество и, возможно, самое важное — время, сэкономленное сотрудниками за счет автоматизации ручных задач. Сотрудники могут быть переведены в области, где требуется человеческое участие, более инновационные направления или доходогенерирующая деятельность.

«Внедрение RPA освобождает человеческие ресурсы для оценки. С точки зрения комплаенса, как только вы определяете границы, боты будут работать в их пределах и обеспечивать соответствие вашего бизнеса», — добавляет PV.

Кейсы

Демонстрируя преимущества RPA в секторе недвижимости, PV предоставил два кейса.

1. Недвижимость для логистики

Клиент — глобальный лидер в логистической недвижимости с фокусом на высокие барьеры входа и высокорослые рынки. Публичная инвестиционная компания недвижимости (REIT), клиент предлагает своим клиентам и инвесторам самую современную и географически разнообразную платформу распределительных площадей в мире. Клиент известен беспрецедентным клиентским сервисом и приверженностью устойчивому развитию.

Use case

Клиент использует Salesforce для управления бизнес-возможностями и Yardi Voyager для управления арендами. Возможности (новые аренды и продления) сначала вводились в Salesforce, а после закрытия аренды вручную вводились в Yardi Voyager. Этот процесс был трудоемким и подвержен человеческим ошибкам. Более того, ввод одной аренды в Yardi Voyager занимал 50 минут.

Для преодоления этих вызовов клиент искал решение, соответствующее критериям:

• Автоматизировать создание аренд в Yardi Voyager, захватывая закрытые бизнес-возможности из Salesforce.
• Отслеживать ошибки в процессе со скриншотами и уведомлениями.
• Уведомления об успешном создании аренды в Yardi Voyager.
• Вести аудит-трэйл для сквозного процесса.

Предоставленное решение

С опытом Retransform в домене недвижимости и экспертизой в RPA, команда разработала жизнеспособное решение для автоматизации ручного процесса ввода аренд в Yardi Voyager, используя информацию, уже доступную в Salesforce.

Для удовлетворения требований клиента Retransform спроектировала и разработала комплексное RPA-решение, включающее бота, извлекающего закрытые возможности из Salesforce и создающего/изменяющего эти аренды в Yardi Voyager.

Преимущества

Ручное время обработки для создания аренды в Yardi Voyager составляло более 50 минут на аренду. Бот выполнял то же за менее чем 10 минут. Это дало значительную экономию времени, точность вводимых данных и экономию ресурсов для клиента.

2. Коммерческая недвижимость

Клиент — отраслевой лидер и одна из крупнейших организаций коммерческой недвижимости и финансов. С более чем пятидесятилетним опытом они специализируются на создании, развитии и поддержке компаний-членов, предоставляющих услуги, связанные с коммерческой недвижимостью, и альтернативные инвестиционные фонды, включая лимитированные партнерства, институциональные фонды и нелистинговые и листинговые REIT.

Use case

Клиент мигрировал свою ERP-систему с JD Edwards на Yardi. Объем данных (~500 ГБ) для миграции был огромным. После миграции возникла необходимость валидировать точность мигрированных данных. Это включало сравнение данных исходной системы (JDE) с целевой (Yardi). Если делать это вручную, команде потребовалось бы пару месяцев для завершения задания.

Клиенту нужно было автоматизированное решение для валидации точности данных для следующих сущностей:

• Объекты недвижимости (Properties)
• Аренды (Leases)
• Помещения (Units)
• GL сальдо: субсидиарные и суб-леджерные сегменты
• GL сальдо: объединенный бюджет
• GL: по сегментам
• GL: по книгам
• GL: на уровне компании
• Записи продаж

Предоставленное решение

Для удовлетворения требований клиента Retransform спроектировала и разработала RPA-решение, включающее разработку множества ботов, работающих 24/7. Эти боты сравнивают данные JDE с Yardi на точность. Шаблоны отчетов JDE были отображены и предопределены с уникальными идентификаторами Yardi.

Бот извлекал данные из отчетов JDE, искал соответствующие записи в Yardi и сравнивал каждую точку данных. В конце процесса бот генерировал отчет о сверке, выделяющий все найденные расхождения в точках данных во время валидации.

Преимущества

Ручное время обработки для валидации данных могло занять более 2 месяцев. Бот выполнил то же за две недели, обеспечив значительную экономию времени и ресурсов. Дополнительно бот быстро выявил все расхождения, которые были вручную исправлены до выхода приложения в LIVE.

Вызовы

Несмотря на очевидные преимущества, продемонстрированные выше, существует ряд вызовов при внедрении относительно новой технологии вроде RPA в традиционную индустрию.

Существуют поздние адаптеры по отношению к الناشим технологиям, потому что в секторе недвижимости фокус на покупке, продаже и сдаче в аренду пространств — мало фокуса на технической стороне от уровня совета директоров и по всей организации, если вы не в ИТ-команде.

Термин «роботизация процессов» пугает людей, работающих в секторе недвижимости, и есть другие серьезные сдерживающие факторы внедрения этих новых технологий.

«Один из них — управление изменениями», — говорит PV. «Организациям нужен Чемпион, который может вести изменения по внедрению чего-то вроде RPA по всей организации.

«Другой вызов фокусируется на идентификации правильного процесса для активации, потому что есть определенные правила, которых нужно следовать при внедрении RPA».

Для преодоления этого вызова PV предлагает внедрять RPA модульно.

«Начинайте маленько и автоматизируйте низко висящие фрукты. Как только остальной бизнес поймет выгоды в этих быстрых победах и увидит инкрементальные улучшения, более широкое внедрение технологии будет более бесшовным и столкнется с меньшим сопротивлением», — говорит он.

Нет сомнений, что несмотря на вызовы, RPA набирает импульс и получает значительное место в секторе недвижимости, прежде всего потому что идея заключается в улучшении процессов, и бизнес-пользователи могут к этому относиться.

RPA — конкурентное преимущество в индустрии недвижимости

Компании недвижимости, не внедряющие RPA и подобные технологии, будут бороться за конкурентоспособность с компаниями, которые их внедряют. Внедряя RPA, прогрессивные мыслители будут более эффективными, чем конкуренты.

«RPA — прежде всего технология с очень низким риском, неинвазивная. Организациям не нужно делать большие изменения в своих системах, и это повышает эффективность компании, качество работы, время оборота, удовлетворенность клиентов и многое другое. Есть очень много выгод от внедрения RPA, но минимальный риск».