Альтернативная стоимость отказа от автоматизации

Если есть что-то, чему я научился за последние пять лет создания, руководства, масштабирования и предоставления консультационной поддержки программ автоматизации, так это то, что отказ от автоматизации сопряжен с альтернативными издержками. Опыт научил меня, что риски и затраты, связанные с ожиданием автоматизации процессов, намного перевешивают любые предполагаемые преимущества ожидания завершения других инициатив.

Слишком часто руководители центров передового опыта автоматизации (CoE) с благими намерениями и бизнес-спонсоры совершают дорогостоящую ошибку, сосредотачиваясь на автоматизации в последнюю очередь. Мысль идет так:«сначала мы стабилизируем процессы с людьми, а потом автоматизируем».

В этой статье я придерживаюсь противоположной точки зрения и утверждаю, что любой новый или изменяющийся процесс должен быть с самого начала разработан с учетом автоматизации. Каждый исполнительный спонсор, руководитель бизнес-подразделения и руководитель программы автоматизации должен согласовывать приоритет и безотлагательность автоматизации, чтобы помочь бизнесу достичь своих краткосрочных и долгосрочных целей.

Согласно статье Gartner Insights, в среднем за последние три года компания претерпела пять крупных организационных изменений в масштабах всей компании, и почти 75% рассчитывают увеличить количество крупных инициатив по изменению в течение следующих трех лет. Эти неизбежные и постоянные изменения помогают организациям добиваться успеха на постоянно меняющемся рынке и в конкурентной среде. Автоматизация бизнес-процессов как можно раньше — это простое и понятное конкурентное преимущество для вашего бизнеса.

Процессы со стабильным состоянием существуют редко

Когда новый процесс разрабатывается для выполнения людьми, неудивительно, что процесс нужно изменить, чтобы он соответствовал новым требованиям бизнеса, или когда его оптимизируют с течением времени. Все, начиная с отдельных шагов, используемых систем и заканчивая опытом вовлеченных людей, будет продолжать развиваться с течением времени.

Автоматизация и, в частности, роботизированная автоматизация процессов (RPA) могут помочь ускорить изменения процессов менее разрушительным образом.

Например, представьте себе организацию, которая знает, что через несколько месяцев они собираются изменить свою платформу адаптации кадров (HR). Кто-то может возразить, что лучше подождать, пока замена системы не будет завершена, новый процесс адаптации не будет полностью определен и выполнен для решения любых проблем, а затем следует рассмотреть вопрос об автоматизации.

Однако использование этого подхода сопряжено с определенными издержками, которые руководители бизнес-подразделений должны серьезно учитывать. При таком подходе организация будет месяцами работать с неоптимальным процессом, ожидая замены системы. Я бы назвал этот подход «автоматизация в последнюю очередь», а четкое различие между этим подходом и подходом «автоматизация в первую очередь» показано ниже.

Последний менталитет автоматизации представляет собой особенно высокий риск для организации, если между настоящим моментом и моментом запуска системы произойдут значительные изменения объема, которые оставят организацию с ограниченными возможностями. В этом примере, если бы компания выдвинула крупную инициативу по найму для поддержки бизнес-подразделения, процесс адаптации оказался бы под давлением, и организации пришлось бы нанять дополнительные ресурсы, чтобы справиться с объемом или переложить сверхурочную нагрузку на существующую. сотрудников.

Кроме того, могут быть другие риски и проблемы с текущим состоянием процесса, которые замена системы специально устранит, такие как слабые средства контроля рисков, пробелы в данных и неспособность справиться с новыми бизнес-требованиями.

Решения RPA можно создавать и развертывать быстро до замены системы и обеспечивать быструю окупаемость инвестиций, высвобождая еще больше ресурсов экспертов в предметной области (SME), чтобы сосредоточиться на предстоящих инициативах.

В этом примере адаптации кадров RPA можно быстро внедрить для таких действий, как инициация настройки учетной записи, запросы на доступ к системе, закупка оборудования, зачисление на обучение, прямые уведомления и напоминания руководителя, в дополнение к аудиту любых незавершенных шагов. В ближайшем будущем организация может высвободить мощности или даже справиться с увеличением объема благодаря мгновенному масштабированию, которое обеспечивает автоматизация. После замены системы платформа RPA может быть легко и быстро обновлена ​​для подключения к новой системе, а переобучение сотрудников отдела кадров будет более ограниченным (или полностью исключено).

Когда автоматизация становится последней остановкой, человеческим жертвам приходится страдать

По данным McKinsey &Company, 73% сотрудников, затронутых изменениями, сообщают о том, что испытывают умеренный или высокий уровень стресса. Ожидание автоматизации процесса после предстоящего изменения системы увеличивает нагрузку на сотрудников и может вызывать стресс у сотрудников. Сотрудник должен будет пройти как минимум два раунда управления изменениями.

Во-первых, сотруднику нужно будет пройти через управление изменениями один раз, когда произойдет изменение системы, узнать, как изменились этапы процесса, и научиться использовать новую систему. Часто для прохождения этого раунда требуется специальное время для обучения работе с новой системой.

Второй раунд управления изменениями произойдет после ввода системы в эксплуатацию, когда наконец будет построена автоматизация для выполнения этапов процесса. В этом раунде сотрудники теперь должны будут узнать, какие шаги будут предпринимать роботы, и о любых взаимодействиях между ними и роботами. Необходимость изучать систему и процесс только для того, чтобы использовать эти знания в течение короткого периода времени, разочаровывает сотрудников и расточительна для организации.

Самый простой путь для сотрудника — провести единый цикл управления изменениями, внедрив автоматизацию процесса время от времени, а затем управляя любыми изменениями в процессе, включая изменение базовых систем, путем корректировки шагов, выполняемых роботом.

Некоторые скажут, что внесение этих изменений в код программного робота требует затрат, но организация вносит эти изменения только в одном месте. В то время как в нынешнем состоянии организация будет инвестировать гораздо больше с точки зрения возможностей и альтернативных издержек, чтобы управлять обучением и коммуникацией для десятков или даже сотен сотрудников. Кроме того, каждый раз, когда управление изменениями осуществляется совместно с людьми, существует риск для всего процесса из-за отсутствия знаний и опыта работы с новой системой.

Следует также отметить, что с помощью RPA можно быстро и недорого вносить изменения в автоматизацию.

Каждая организация должна спросить себя, что менее разрушительно и требует меньше времени:внесение изменений в код с помощью одной автоматизации или управление изменениями с десятками (или более) сотрудников в вашей организации.

Возможности с привязкой ко времени

Время играет важную роль в успехе или провале любой организации. Способность принимать стратегические решения и быстро действовать необходима в мире, где конкуренция растет. Есть организации в той же отрасли и секторе, что и ваша компания, которые активно внедряют роботов во всех бизнес-подразделениях предприятия. У этих организаций есть стратегические цели, на которые они нацелены, такие как повышение эффективности, снижение затрат, повышение удовлетворенности клиентов, удержание сотрудников, снижение рисков и предоставление возможностей для использования ограниченных по времени возможностей, а также долгосрочного масштаба.

В прошлом единственным вариантом воспользоваться краткосрочной возможностью, когда ресурсы требовались быстро, было привлечение подрядчиков, быстрый найм или максимальное увеличение сверхурочной работы сотрудников. Благодаря автоматизации организации теперь могут мгновенно масштабироваться с готовыми роботами.

Лучший пример, который я недавно видел, связан с последствиями пандемии COVID-19. Колебания объема произошли почти в каждой отрасли. Кредиты для малого бизнеса, рефинансирование жилья, онлайн-заказы, услуги доставки и мобильные услуги — это лишь несколько примеров, когда организации в этих областях оказались на грани, поскольку у них были объемы процессов, с которыми они не могли справиться, учитывая размер и скорость их рабочей силы. . Организации, в которых роботы уже помогали в их критически важных процессах, смогли воспользоваться возможностью, которой не смогли воспользоваться другие.

Источник

Эта закономерность не ограничивается глобальными пандемиями. Существует множество внешних факторов, которые могут внезапно изменить громкость вашей организации, как показано на рисунке выше. Было бы разумно, если бы ваша организация стремилась автоматизировать все процессы, которые имеют решающее значение для бизнес-операций и объем которых, вероятно, со временем увеличится. Это защитит вашу организацию от риска не воспользоваться возможностью, ограниченной во времени. Кроме того, есть постоянные преимущества масштабирования с помощью автоматизации, поскольку объемы постепенно увеличиваются с течением времени.

Настало время автоматизации

Почему вы ждете, чтобы автоматизировать критически важные для бизнеса процессы? Как я объяснил в этом сообщении в блоге, сделав это заранее, вы гарантируете, что:

• Готовы к краткосрочному и долгосрочному увеличению объема без сбоев

• Вы можете получить выгоду в ближайшем будущем, высвободив ресурсы ценных сотрудников

• Уменьшите объем управления изменениями для ваших сотрудников

Ожидая стабильной автоматизации, которая может никогда не наступить, вы потенциально ставите свою организацию в невыгодное конкурентное положение.

Замена систем, оптимизация процессов и перераспределение ресурсов будут происходить в вашей организации постоянно, поэтому вам необходимо внедрить автоматизацию сейчас, чтобы быстро достичь стратегических бизнес-целей.

Мы подробно обсуждали эту тему с лидерами отрасли во время «UiPath Live». :пришло время автоматизировать». Пропустили? Вы все еще можете получить доступ к записи.