Почему откладывание автоматизации стоит дороже: скрытая альтернативная стоимость

Если есть одна вещь, которую я узнала за последние пять лет построения, лидерства, масштабирования и предоставления консультационной поддержки для программ автоматизации, то это: существует альтернативная стоимость не автоматизации. Опыт научил меня, что риски и затраты ожидания автоматизации процессов далеко перевешивают любые воспринимаемые выгоды ожидания завершения других инициатив.

Слишком часто добросовестные лидеры центра компетенций (CoE) автоматизации и бизнес-спонсоры совершают дорогую ошибку, ставя автоматизацию последней. Мышление идет так: «сначала мы стабилизируем процессы с людьми, а затем автоматизируем в конце».

В этой статье я приму контрарианскую точку зрения и аргументирую, что любой новый или меняющийся процесс должен быть спроектирован с автоматизацией с самого начала. Каждый исполнительный спонсор, лидер бизнес-юнита и лидер программы автоматизации должны выровнять приоритет и срочность автоматизации в помощи бизнесу достичь его краткосрочных и долгосрочных целей.

По статье Gartner Insights, средняя компания прошла через пять крупных организационных изменений за последние три года, с почти 75%, ожидающими умножения количества крупных инициатив изменений за следующие три года. Эта неизбежная и постоянная переменчивость помогает организациям успевать в постоянно меняющемся рынке и конкурентном ландшафте. Автоматизация ваших бизнес-процессов как можно раньше — конкурентное преимущество для вашего бизнеса, просто и ясно.

Стабильные процессы редко существуют

Когда новый процесс проектируется для исполнения людьми, никогда нет удивления, когда процессу нужно измениться для встречи новых бизнес-требований или когда он оптимизируется со временем. Все — от индивидуальных шагов, систем, используемых, и опыта вовлеченных людей — продолжает эволюционировать со временем.

Автоматизация, и в частности роботизация процессов (RPA), может помочь ускорить изменения процессов менее разрушительным образом.

Например, представьте организацию, которая знает, что сменит свою HR-платформу онбординга через несколько месяцев. Некоторые могут утверждать, что лучше подождать, пока замена системы завершится, новый процесс онбординга будет полностью определен и исполнен для отработки любых проблем, и только тогда рассматривать автоматизацию.

Однако, есть стоимость принятия этого подхода, которую должны серьезно рассматривать бизнес-лидеры. С этим подходом организация будет работать с субоптимальным процессом месяцами, ожидая замены системы. Я бы назвал этот подход «автоматизация последней» и четкое различие между этим подходом и подходом «автоматизация первой» изображено ниже.

Менталитет «автоматизация последней» особенно высокого риска для организации, если есть значительные изменения объемов между сейчас и тем моментом, когда система пойдет в живую, что оставит организацию с ограниченными опциями. В этом примере, если бы компания провела крупную инициативу найма для поддержки бизнес-юнита, процесс онбординга был бы под давлением, и организации пришлось бы нанимать дополнительные ресурсы для обработки объема или накладывать нагрузку сверхурочных на существующих сотрудников.

Кроме того, могут быть другие риски и проблемы с текущим процессом, которые замена системы специально адресует: слабые риск-контроли, пробелы в данных, неспособность обрабатывать новые бизнес-требования.

RPA-решения могут быть построены и задеплоены быстро заранее замены системы и достичь быстрого ROI, освобождая еще больше мощности субъектных экспертов (SME) для фокуса на предстоящих инициативах.

В этом примере HR-онбординга, RPA мог быть внедрен быстро для активностей вроде инициации настройки аккаунтов, запросов системного доступа, закупки оборудования, зачисления на обучение, уведомлений и напоминаний прямым менеджерам, بالإضافة к аудиту любых незавершенных шагов. В краткосрочной перспективе организация может освободить мощность или даже обработать увеличение объема с мгновенным масштабом, который дает автоматизация. Когда замена системы на месте, RPA-платформа может легко и быстро быть обновлена для подключения к новой системе и переобучение HR-сотрудников будет более ограниченным (или полностью избежанным).

Существует человеческая цена, когда автоматизация — последняя остановка

По данным McKinsey & Company, 73% сотрудников, затронутых изменениями, сообщают об опыте умеренного до высокого уровня стресса. Ожидание автоматизации процесса после предстоящего изменения системы увеличивает нагрузку на сотрудников и может способствовать стрессу сотрудников. Сотруднику придется пройти минимум два раунда управления изменениями.

Сначала сотрудник должен пройти управление изменениями, когда происходит изменение системы, учиться, как изменились шаги процесса и как использовать новую систему. Часто прохождение этого раунда требует посвященного времени для обучения в новой системе.

Второй раунд управления изменениями произойдет после go-live системы, когда автоматизация наконец построена для исполнения шагов процесса. В этом раунде сотрудники теперь должны учиться, какие шаги совершают роботы и любые взаимодействия между ними и роботами. Приходится учить систему и процесс только для использования этого знания на короткий период — фрустрирующе для сотрудников и расточительно для организации.

Самый легкий путь для сотрудника — иметь один раунд управления изменениями, вводя автоматизацию в процесс сейчас, а затем управляя любыми изменениями процесса, включая смену базовых систем, путем корректировки шагов, выполняемых роботом.

Некоторые скажут, что есть стоимость в внесении этих изменений кода для программного робота, но организация делает это изменение только в одном месте. Тогда как в текущем состоянии организация инвестировала бы гораздо больше в терминах мощности и альтернативной стоимости, управляя обучением и коммуникацией для десятков или даже сотен сотрудников. Кроме того, каждый раз, когда есть управление изменениями с людьми, есть риск для общего процесса из-за отсутствия знаний и опыта навигации по новой системе.

Также стоит отметить, что с RPA возможно вносить изменения в автоматизацию быстро и с низкой стоимостью.

Каждая организация должна спросить себя: что менее разрушительно и затратно по времени: выполнение изменения кода на одной автоматизации или управление изменениями с десятками (или больше) сотрудников в вашей организации.

ВременнО-ограниченные возможности

Тайминг играет важную роль в успехе или неудаче любой организации. Способность принимать стратегические решения и предпринимать быстрые действия необходима в все более конкурентном мире. Существуют организации в той же отрасли и секторе, что и ваша компания, которые активно деплоят роботов по каждому бизнес-юниту по всему предприятию. Эти организации имеют стратегические цели, нацеленные на увеличение эффективности, снижение затрат, улучшение клиентского удовлетворения, удержание сотрудников, снижение рисков и предоставление мощности для захвата временнО-ограниченной возможности, а также долгосрочного масштаба.

В прошлом единственной опцией для захвата краткосрочной возможности, где нужна была мощность быстро, было онбординг подрядчиков, быстрый найм или заставлять сотрудников работать сверхурочно максимально возможно. С автоматизацией организации теперь имеют мгновенный масштаб с роботами, готовыми наготове.

Лучший пример, который я видела недавно — эффекты пандемии COVID-19. Флуктуации объема произошли примерно в каждой отрасли. Кредиты малому бизнесу, рефинансирование ипотеки, онлайн-заказы, сервисы доставки и мобильные сервисы — лишь несколько примеров, где организации в этих сферах были толкнуты к пределу, так как у них были объемы процессов, которые они не могли обработать, учитывая размер и скорость их человеческого рабочего силы. Организации, у которых роботы уже ассистировали их критическим процессам, смогли захватить возможность, которой другие не смогли.

Источник

Этот паттерн не ограничен глобальными пандемиями. Существует много внешних факторов, которые могут внезапно сдвинуть объем для вашей организации, как показано на графике выше. Было бы разумно, чтобы ваша организация нацелилась на автоматизацию всех процессов, критических для бизнес-операций и склонных к увеличению объема со временем. Это защитит вашу организацию от риска не быть способной захватить временнО-ограниченную возможность. Кроме того, есть текущие выгоды масштабирования с автоматизацией по мере постепенного увеличения объемов со временем.

Время автоматизировать — сейчас

Почему вы ждете автоматизировать свои бизнес-критические процессы? Как я объяснила в этом посте, делая это рано, вы обеспечите, что:

• Подготовлены к краткосрочным и долгосрочным увеличениям объема без сбоев;
• Можете приобрести выгоды в краткосрочной перспективе, освобождая мощность от ваших ценных сотрудников;
• Уменьшите количество управления изменениями для ваших сотрудников.

Ожидая стабильности для автоматизации, которой может никогда не наступить, вы потенциально ставите свою организацию в конкурентное неблагополучие.

Замены систем, оптимизации процессов и перераспределение ресурсов будут постоянны в вашей организации, поэтому вы должны интегрировать автоматизацию сейчас, чтобы быстро достичь ваших стратегических бизнес-целей.

Мы говорили с индустриальными лидерами об этой теме в деталях во время события «UiPath Live: It's Time To Automate». Пропустили? Вы все еще можете получить доступ к записи.