Полное руководство по обслуживанию собственности

Каждый хочет жить и работать в безопасной и функциональной среде, что является одним из основных факторов, влияющих на качество нашей жизни.

Как владелец недвижимости, вам может быть интересно, какие действия вам нужно предпринять, чтобы ваша собственность соответствовала этим ожиданиям. Чтобы найти ответ, вам следует сначала ознакомиться с тонкостями обслуживания собственности.

Отличное место для начала - прочитать оставшуюся часть этой статьи, поскольку мы:

• обсудить, что включает в себя обслуживание собственности.
• объясните, что такое международный кодекс обслуживания недвижимости.
• сравните обслуживание коммерческой недвижимости с созданием собственной команды обслуживания
• наметьте 4 важных совета по поддержанию вашей собственности в отличном состоянии.

Что такое обслуживание собственности?

Уход за недвижимостью представляет собой процесс сохранения жилого или гостиничного здания и его ближайших окрестностей в оптимальном состоянии с помощью ряда специальных мероприятий по техническому обслуживанию.

Он относится к различным видам деятельности, которые необходимы для поддержания функциональности здания и комфорта его обитателей (поэтому он часто используется как синонимы термина «обслуживание здания»).

Мероприятия по обслуживанию недвижимости включают:

• очистка внутренних и внешних общих частей здания (включая водостоки, водосточные желоба, коридоры и т. д.).
• борьба с грызунами и их удаление
• озеленение и озеленение
• сортировка и вывоз мусора
• обслуживание, ремонт и замена всех механических и электрических систем (освещение, HVAC, водоснабжение, водонагревание и т. д.)
• проверки безопасности (профилактические регулярные проверки механических и электрических систем, установок пожаротушения и проверки безопасности всего помещения).

Уход за недвижимостью выгоден как для жильцов, так и для собственника, так как помогает всем оставаться довольными.

От жильца вы хотите вернуться домой после напряженного дня и знать, что вы можете расслабиться, не беспокоясь о таких проблемах, как забитая кухонная раковина, грязная, плохо освещенная и жирная лестница, по которой ваши дети могут споткнуться и пораниться, или туалеты, которые не смываются. При этом за мелкие задачи, такие как замена лампочки, могут нести ответственность сами арендаторы. Всегда полезно четко обозначить обязанности арендатора и арендодателя, особенно при аренде недвижимости.

Что касается владельца недвижимости, вы хотите, чтобы арендуемая недвижимость сохраняла свою стоимость в течение многих лет и что вы не проводите большую часть своего дня, ухаживая за тем или другим недовольным арендатором. Вы также хотите избежать проблем с ответственностью, если кто-то пострадает на территории.

В соответствии с международным кодексом обслуживания собственности (IPMC)

Обслуживание собственности не должно быть случайным процессом, поскольку плохое или неадекватное обслуживание может вызвать серьезные проблемы для всех, кто использует эту конкретную собственность. Чтобы избежать таких ситуаций, существует несколько правил и кодексов, которым могут следовать владельцы и администраторы собственности.

Один из этих кодов - Международный кодекс обслуживания собственности (IPMC) . . Это набор правил, которые определяют минимальные требования к обслуживанию существующих зданий. Международный код обслуживания собственности - это документ обслуживания, созданный для удовлетворения потребности в современном и обновленном кодексе обслуживания собственности. Он охватывает следующие главы:

Его цель - установить минимальные стандарты обслуживания компонентов здания, таких как внешний вид конструкции, сантехника, механическое и электрическое оборудование, санитарное оборудование и противопожарное оборудование. Например, в нем есть рекомендации по конкретному водонагревательному оборудованию, идеальной температуре нагретой воды, способу ее циркуляции и т. Д.

IPMC обновляется каждые 3 года и доступен для принятия и использования юрисдикциями по всему миру. Вы можете проверить полную информацию о том, что охватывает IPMC здесь.

Обслуживание коммерческой недвижимости против собственной команды

Вам нужно будет сделать один важный выбор:отдать ли эту задачу на аутсорсинг группе по обслуживанию коммерческой недвижимости . или создайте собственную команду . Мы обсуждаем оба варианта ниже.

Использование профессиональных услуг по обслуживанию недвижимости

Если вы решите нанять профессиональную компанию по обслуживанию недвижимости, вы выиграете от более структурированного подхода к обслуживанию, который они разработали на протяжении многих лет. Некоторые из услуг, которые они обычно предлагают, включают:

1) Планирование и график профилактического обслуживания
Профессиональная компания по обслуживанию собственности, как правило, имеет установленную систему для планирования и составления графиков всех работ по техническому обслуживанию, которые требуются для вашей собственности. Как минимум такая система должна включать:

• Регулярные проверки, проверки и посещения.
• Документация по выполненному техническому обслуживанию.
• Рекомендации по обновлениям и улучшениям.
• Стандартные процедуры найма и управления поставщиками и подрядчиками.

Качественные услуги по обслуживанию коммерческой недвижимости сделают ваших арендаторов счастливыми, сохраняя и улучшая состояние вашего имущества.

Снижение реактивного обслуживания на 73,2%

Посмотрите результаты, которыми Red Hawk пользуется с Limble

Прочтите наш
Пример использования
2) Финансовая отчетность
Ожидается, что одна из их первых ролей будет составлять бюджет на содержание вашей собственности. Они также будут предоставлять вам отчеты о расходах на техническое обслуживание в помещениях - не реже одного раза в месяц.

3) Обработка связи с арендаторами
Если каждое электронное письмо или текстовое сообщение от арендаторов приходит непосредственно к вам, скорее всего, у вас не будет времени ни на что другое. В обязанности профессиональной компании по обслуживанию недвижимости входит общение с вашими арендаторами и решение только тех вопросов, которые требуют вашего внимания.

4) Обеспечение соответствия нормативным требованиям
Подобно IPMC, о котором мы упоминали ранее, существует несколько других требований, которые ваша местная юрисдикция может требовать от владельцев собственности. Может быть сложно за всем уследить. Предполагается, что компания по обслуживанию коммерческой недвижимости будет отслеживать существующие и новые правила от вашего имени и обеспечивать их соблюдение.

Все это звучит великолепно, но вы можете задаться вопросом: где я могу найти достойную компанию по обслуживанию коммерческой недвижимости?

Что ж, здесь вы можете воспользоваться несколькими разными подходами. Если вас не устраивает невмешательство, вы можете найти компании по управлению коммерческой недвижимостью и позволить одной из них взять на себя бразды правления (поскольку управление недвижимостью включает в себя управление техническим обслуживанием).

Если вам нужен только человек, который позаботится о необходимых работах по техническому обслуживанию, вы можете выполнить поиск в Google услуг по обслуживанию собственности в вашем районе и / или связаться с другими владельцами собственности, которых вы знаете, и спросить, есть ли у них кого-то порекомендовать.

Наконец, когда вы ведете переговоры с подрядчиком, не мешает взглянуть на вещи с их точки зрения. Например, вот на чем может сосредоточиться профессиональная клининговая компания, пытаясь продать вам свои услуги.

Работа с собственной командой по обслуживанию недвижимости

Если вы решите иметь собственную команду по техническому обслуживанию, вы будете нести ответственность за все, что мы изложили в предыдущей главе, но разница в том, что у вас будет прямой контроль над персоналом и качеством выполненной работы, а также более гибкий бюджет на техническое обслуживание, который находится под вашим контролем и дает более полное представление обо всех проблемах и мероприятиях по техническому обслуживанию, которые происходят на вашем объекте. .

Однако организация технического обслуживания требует определенного уровня планирования. Вот шаги, которым вы можете следовать, чтобы создать собственную команду по обслуживанию недвижимости:

1. Определите набор навыков и размер команды, которую вы будете нанимать. Начните с перечисления всех мероприятий по техническому обслуживанию, которые требуются вашей собственности (от уборки до ремонта оборудования). Это поможет вам определить, кто вам нужен, например уборщики, садовники, техники по ОВК, электрики и т. д.
2. После этого подумайте, сколько часов в среднем каждый человек может работать в смену и сколько смен вам потребуется в день, чтобы оценить, сколько людей вы будете нанимать. В зависимости от размера объекта вам может потребоваться руководитель объекта или, по крайней мере, руководитель . для координации персонала.
3. Не торопитесь нанимать. Проведите тщательные собеседования и убедитесь, что ваши потенциальные мастера соответствуют своей предполагаемой роли. Кроме того, вы можете безопасно ускорить этот процесс, передав этот этап на аутсорсинг в авторитетное агентство по найму обслуживающего персонала.
4. Есть некоторые должности, которые обычно неэкономично выполнять внутри компании . так что не исключайте полностью аутсорсинг. Например, вы не будете нанимать на полную ставку техника-лифтера, если лифты обычно не требуют обслуживания так часто, как другие системы.

Плюсы и минусы каждого подхода

Какой бы подход вы ни выбрали, вам следует определить и отслеживать ключевые показатели эффективности обслуживания собственности, чтобы убедиться, что все ваши действия по техническому обслуживанию направлены на достижение одних и тех же целей.

4 совета по поддержанию вашей собственности в отличном состоянии

В дополнение к тому, что мы упомянули выше, вот несколько советов, которые помогут вам гарантировать, что ваша собственность всегда будет оставаться в наилучшем состоянии:

# 1) Сделайте приоритетным финансирование технического обслуживания

Когда так много других проблем в вашей собственности требует финансирования, может возникнуть соблазн сократить расходы на техническое обслуживание. Но это может привести к быстрому износу активов и неконтролируемому списку отложенного обслуживания, который создает идеальные условия для угроз безопасности.

Чтобы избежать этих и других проблем, необходимо заранее оценивать и ежегодно составлять бюджет на обслуживание операционных и капитальных затрат. Обычно рекомендуется составлять минимум 2–4% от текущей восстановительной стоимости вашего имущества для годового бюджета на техническое обслуживание. Согласно некоторым внутренним данным, каждый доллар, который вы тратите на техническое обслуживание, в конечном итоге экономит вам 5 долларов.

# 2) Приобретайте и используйте прочные компоненты

Чтобы ваша собственность была в отличном состоянии, вам нужно использовать запасные части, которые работают безопасно и служат как можно дольше. Когда вы храните свои запасные части (ремни вентиляторов, детали для систем отопления, вентиляции и кондиционирования воздуха, лампочки, двигатели, насосы и т. Д.) Высокого качества, вы инвестируете в долговечность своей собственности.

Хотя очень прочные изделия могут вначале стоить немного дороже, они помогут вам сэкономить на ремонте в будущем и свести к минимуму частые проблемы с переделкой.

# 3) Автоматизация управления техническим обслуживанием

Независимо от компетенции вашей группы технического обслуживания / поставщика услуг, быстро становится сложно оставаться на вершине каждой отдельной задачи технического обслуживания. Отслеживание всего вручную, особенно в огромных многоквартирных домах, может быстро привести к неэффективности и оставить место для потраченных впустую времени и ресурсов.

Вот почему все больше и больше управляющих недвижимостью заинтересованы в автоматизации управления техническим обслуживанием с помощью компьютеризированной системы управления техническим обслуживанием. Мобильная CMMS поможет вам упростить и оптимизировать каждый аспект обслуживания, выполнять повторяющиеся административные задачи, отслеживать безопасность, измерять производительность, сокращать расходы на обслуживание и многое другое.

Если вы не знаете, что такое CMMS, ознакомьтесь с нашим руководством «Что такое CMMS и как она работает».

Дополнительным преимуществом наличия такой CMMS, как Limble, является надзор за аутсорсинговыми услугами по техническому обслуживанию. Вы можете предоставить техническим специалистам компании по обслуживанию коммерческой недвижимости ограниченный доступ к вашей учетной записи и назначить им рабочие задания через Limble. Таким образом, вы можете быть уверены, что работа действительно выполняется и выполняется в кратчайшие сроки.

# 4) Включите регулярный аудит собственности

Еще одна основополагающая практика для поддержания вашей собственности в оптимальном состоянии - это принять обычай регулярных оценок состояния объекта (FCA). Агентство FCA предоставит вам исчерпывающие базовые данные о том, как работает весь объект недвижимости и его системы. Эта информация помогает выделить области, требующие улучшения.

Во время FCA инспекционная группа будет проверять такие вещи, как текущее состояние всех активов, и выявлять любые угрозы безопасности для быстрых корректирующих действий.

Основные выводы

Если вы в настоящее время владеете или управляете жилой недвижимостью, вам нельзя упускать из виду ее обслуживание. Это требуется и регулируется законом в большинстве юрисдикций.

Тем не менее, помимо соблюдения закона, преимущества содержания собственности слишком многочисленны, чтобы их игнорировать.

К счастью, это не займет у вас слишком много времени. Независимо от того, решите ли вы нанять компанию по обслуживанию коммерческой недвижимости или создать собственную команду по обслуживанию, наиболее важно обеспечить, чтобы техническое обслуживание продолжалось и чтобы лица, отвечающие за обслуживание вашей собственности, обладали навыками, финансированием и инструментами, которые им необходимы. правильное исполнение.

Если вы думаете об использовании программного обеспечения CMMS для улучшения различных аспектов обслуживания вашей собственности, мы всегда готовы поговорить.

1 комментарий

• ФАСАСИ МУТЮН АБИОЛА КЕХИНДЕ 15 июля 2021 г., 11:58

  это фантастика

  Ответить