Что такое аудит обслуживания?

Слова «аудит» могут вселить страх в ваше сердце, но реальность такова, что многие компании регулярно проходят аудит технического обслуживания. Нет причин опасаться аудита технического обслуживания, если вы следуете правильным процедурам.

Что такое аудит технического обслуживания?

Аудит технического обслуживания — это всесторонний и систематический обзор технического обслуживания, инвентаря и процессов организации. Он оценивает, как поддерживаются действия и стандарты, такие как внутренние помещения и процессы ремонта. Аудиты помогают вам обеспечить качество, здоровье и безопасность на ваших предприятиях.

Аудиторские фирмы проверяют различные функции технического обслуживания, в том числе:

• Безопасность
• Обучение
• Планирование
• Расписание
• Техническое обслуживание оборудования
• Практика и организация технического обслуживания
• Управление документами, запасами и покупками

Хотя они могут быть стрессовыми, аудиты защищают как вас, так и вашу организацию. Основная цель любого аудита — увидеть, насколько хорошо вы следуете своим СОП, проверить наличие проблем или недостатков и, если они есть, создать план действий по их устранению.

Аудиты — это способ убедиться, что ваши процедуры соответствуют всем требованиям и что все работает максимально эффективно.

Почему важны аудиты технического обслуживания?

Аудиты технического обслуживания дают менеджерам четкое представление о том, что происходит в организации, что помогает им легче устанавливать ориентиры. Сравнивая исходные данные с правильными процедурами, менеджеры могут легче определять проблемы и реализовывать решения.

Аудиты также защищают вас и организацию от ответственности, поскольку обычно аудиты сосредоточены на стандартах и ​​процедурах безопасности, помогая снизить риск несчастных случаев на рабочем месте. Благодаря регулярным проверкам вы гарантируете, что ваша организация соответствует требованиям и что вы застрахованы в случае несчастных случаев или травм.

Вы должны включать аудиты, чтобы обеспечить безопасные условия труда для ваших сотрудников и безопасные продукты для ваших потребителей. Аудиты помогают привлечь вас к ответственности, поскольку их часто проводят сторонние компании. Это означает, что они рассматривают вашу организацию через объективную призму, чтобы обеспечить достоверность своих аудитов.

Какие бывают виды аудита технического обслуживания?

Существует три типа аудита технического обслуживания.

Обязательные проверки

Этот вид аудита требуется по закону. Они представляют собой всестороннюю проверку процессов, осуществляемых государственными органами, и включают процессы технического обслуживания. Например, Управление по санитарному надзору за качеством пищевых продуктов и медикаментов США проводит регулярные проверки, чтобы гарантировать соблюдение надлежащих производственных процессов.

Добровольные проверки

Добровольный аудит — это способ, с помощью которого компания может свободно проводить аудиты, которые не предусмотрены или не обязательны по закону и используются для получения сертификации, которая дает организациям преимущество перед конкурентами.

Например, некоторые сертификаты безопасности пищевых продуктов в пищевой промышленности и производстве напитков являются добровольными, как и некоторые аудиты безопасности игровых площадок. Принимая участие в аудите, организация подтверждает свою приверженность соблюдению передовых отраслевых практик.

Аудит технического обслуживания

Аудит технического обслуживания — это внутренний аудит, который организации включают в свои планы по улучшению. Их важно выполнять регулярно, поскольку они помогают организациям оценить эффективность своих текущих процессов и систем, давая им возможность исправить любые обнаруженные проблемы.

Аудиты технического обслуживания способствуют постоянным улучшениям, особенно когда их результаты сравниваются с корпоративными кодексами, политиками и другими показателями.

Знание типов ожидаемых аудитов поможет вам со временем совершенствоваться и быть лучше подготовленными.

Как часто следует проводить аудит обслуживания?

Все зависит от аудиторского агентства и вашей отрасли. Некоторые проверки приходят неожиданно, а некоторые запланированы. Большинство аудитов технического обслуживания проводится в производственных или ремонтных подразделениях.

Если организация имеет историю неудач, нарушений кодекса или несоответствия отраслевым стандартам, аудиты становятся более частыми и часто необъявленными. В зависимости от серьезности ситуации проверки могут даже привести к полному расследованию нарушений и сбоев.

Однако проверки отделов технического обслуживания и производства каждые шесть месяцев или год дают менеджерам четкое представление о том, как они работают и какие области нуждаются в улучшении.

Что входит в аудит технического обслуживания?

Во многих случаях третья сторона должна провести аудит, чтобы обеспечить беспристрастные результаты. Во время аудита должны присутствовать и опрошены все руководители цехов, супервайзеры и рабочие. Ожидайте, что аудит рассмотрит:

• CMMS
• Персонал
• Общие данные
• Бюджеты и расходы
• Производственное оборудование
• Процедуры документирования
• Управление обслуживанием
• Организация внутри отделов

После того, как команда закончила работу, пришло время проанализировать данные. Эта информация используется для создания краткосрочных, среднесрочных или долгосрочных решений любых недостатков или проблем. План действий, который вы разрабатываете, должен отражать тщательно установленные приоритеты.

Кроме того, в аудит необходимо включить анализ затрат и результатов, чтобы помочь вам и вашей команде принимать решения, которые принесут пользу компании в будущем.

Как пройти аудит технического обслуживания?

Несмотря на то, что аудиты — это боль, есть способы облегчить себе и своей команде жизнь, чтобы избавиться от неприятных ощущений от любых будущих аудитов. Чтобы пройти, ваш отдел должен делать все по инструкции, и все должно быть в соответствии с нормами. Внедрение CMMS делает это более управляемым.

CMMS помогает отслеживать ваши данные и предоставлять актуальную документацию по каждой проверке и задаче. Вы и ваша команда имеете доступ ко всей информации, необходимой для выполнения всех ваших планов, и все ваши данные доступны в одном месте. Хорошую платформу CMMS легко освоить и использовать, поэтому вам не придется тратить много времени на обучение своей команды правильному ее использованию.

С правильной CMMS у вас есть доступ к полной истории всего, что происходит в вашем отделе, о том, что произошло, сколько времени было потрачено, какое оборудование, инструменты или детали использовались, и кто выполнял задачу.

Наличие должным образом задокументированного анамнеза обеспечивает надежное доказательство в случае инцидента на рабочем месте. Это также дает вам и вашей команде возможность сравнивать прошлые и текущие данные, чтобы искать закономерности и способы улучшения. Кроме того, помните, что все должно быть задокументировано как можно точнее — если вы что-то не задокументируете, в глазах вашего аудитора этого никогда не было.

Программное обеспечение CMMS, в отличие от традиционных бумажных или электронных рабочих заданий, автоматически обновляется в режиме реального времени, поэтому все в команде работают с одними и теми же данными. Никто не отстает и никто не остается в стороне. Это гарантирует, что у вашей команды есть надлежащие инструкции, и если какие-либо изменения будут внесены, они будут немедленно отражены, что снизит вероятность недопонимания. Это поможет вам пройти аудит, потому что ничто не ускользнет от вас, и все будет сделано на основе надлежащих процедур.

Дальнейшие шаги

Лучший способ принять решение — поговорить с кем-нибудь из индустрии. Все, что вам нужно сделать, это найти подходящего поставщика.

Hippo здесь, чтобы помочь вам найти решение, которое лучше всего подходит для вас, в том числе ответить на ваши вопросы о программном обеспечении для обслуживания объектов, помочь вам заказать демо-версию программного обеспечения или даже предоставить вам бесплатную пробную версию.

Резюме генерального директора

Программные решения CMMS помогают отделам технического обслуживания поддерживать работу критически важных активов с меньшими затратами за счет оптимизации процессов, а также сбора и использования надежных данных. В отличие от старых систем управления, современная CMMS находится в облаке, гарантируя каждому доступ к актуальным данным. Организации из разных отраслей могут увидеть конкретные преимущества систем, в том числе увеличение времени безотказной работы и сокращение потерь времени и денег. При выборе CMMS важно учитывать не только функции, но и полный пользовательский опыт, включая внедрение, обучение и текущую поддержку.