10 советов, которые сделают вашу программу управления проектами лучше

Согласно недавнему опросу, около 33% организаций утверждают, что у них есть программа профилактического обслуживания. Но они также говорят, что эти программы неэффективны.

Хорошая программа управления проектами помогает отделу технического обслуживания работать бесперебойно, повышая эффективность всей организации в целом. Поэтому легко понять, почему люди хотят их реализовать. Таким образом, реальный вопрос заключается в следующем:«В чем организации ошибаются?» И самое главное:как избежать тех же ошибок?

Но прежде чем искать способы сделать одну из них более эффективной, давайте посмотрим на явные признаки неэффективной программы управления проектами. Мы должны быть в состоянии распознать проблему, прежде чем мы сможем ее исправить.

Постоянные затраты на техническое обслуживание

Один из самых простых способов увидеть, насколько хорошо работает ваша программа управления проектами, — это посмотреть на свои затраты до и после внедрения. Обратите особое внимание на показатели работ и внепланового обслуживания до и после внедрения. Если вы не видите общего снижения, это может означать, что ваша программа управления проектами не дает того, что должна.

Стабильное количество простоев

Эффективный план профилактического обслуживания должен сократить объем незапланированных работ до уровня менее 20% от общего объема. Если количество незапланированных простоев не изменилось, ваш план профилактического обслуживания не работает должным образом. Вы также можете просмотреть другие расходы, связанные с незапланированными простоями. Например, сверхурочные для техников компании и экстренные вызовы сторонним поставщикам. Если эти числа также не уменьшаются, ваша программа не работает.

Неорганизованное управление запасами

Надлежащее управление запасами повышает прибыль за счет минимизации затрат за счет оптимизации потребления ресурсов. Говоря с меньшим количеством красивых слов, управление запасами означает наличие нужных запасов в нужное время и по правильной цене. Если вам постоянно не хватает необходимых деталей и материалов, а дополнительная экспресс-доставка обходится вам дорого, ваша программа PM вас подводит.

Теперь, когда мы знаем симптомы плохой программы управления проектами, давайте рассмотрим способы ее устранения.

Как решить проблемы с профилактическим обслуживанием

Какой из них будет работать для вас, зависит от того, почему у вас возникли проблемы в первую очередь. Возможно, вам потребуется внести лишь несколько изменений. Но даже если их будет больше, чем несколько, они все равно будут стоить того. Эффективная программа управления проектами обеспечивает высокую рентабельность инвестиций, что прекрасно отражается в годовом отчете компании. Возможно, что еще более важно, это снимает огромный груз с коллективных плеч отдела технического обслуживания.

Выделите время для правильной реализации программы

Программа PM эффективна настолько, насколько эффективна ее реализация. Подумайте об этом так:что вам нужно, чтобы вырастить идеальный урожай? Это просто семена? Это важная часть работы, но вам также потребуются вода и удобрения, а также время, знания и терпение, чтобы правильно их сочетать.

Итак, каковы составляющие хорошей реализации? Они одинаковы:время, знания и терпение.

Во-первых, убедитесь, что у вас достаточно времени. Вещи не произойдут за одну ночь. Вам и вашей команде, вероятно, придется работать с CMMS или программным обеспечением для профилактического обслуживания, чтобы настроить все на стороне программного обеспечения. Тогда есть время для правильного обучения. Рассматривая затраты времени, всегда напоминайте себе, что в долгосрочной перспективе они окупятся.

Во-вторых, убедитесь, что у вас есть необходимые знания. Хороший поставщик CMMS сможет провести вас через необходимые шаги, чтобы убедиться, что все сделано правильно. У них должен быть большой опыт, а значит, они помогут вам избежать всех распространенных ошибок.

В-третьих, и для некоторых людей это самое сложное, не торопитесь и не ждите немедленных результатов.

Настройте PM на основе критичности, возраста и истории рабочих заданий

Каждый актив важен, но некоторые из них важнее других, и вам нужно соответствующим образом организовывать свои менеджеры проектов. Что происходит, когда двигатель главного конвейера выходит из строя? Пока вы не исправите это, ваши операции остановятся. А как насчет микроволновки в комнате отдыха?

Для каждого актива нужно определить уровень критичности. Чем критичнее актив, тем больше PM он получает. Но критичность — не единственный показатель. Вы также должны смотреть на такие вещи, как возраст и прошлое. Чем старше машина, тем больше за ней нужно ухаживать. И активы, которые доставляли вам проблемы в прошлом, также нуждаются в большем количестве менеджеров проектов.

Убедитесь, что ваша CMMS постоянно получает высококачественные данные

Помните, сила программы управления проектами заключается в ее способности использовать данные. Таким образом, вам необходимо убедиться, что он регулярно обновляется и что все данные, связанные с обслуживанием, попадают в систему. Вам нужно передать программе много данных, чтобы она могла создавать правильные расписания. Например, как узнать, когда менять масло в машине? Вы только предполагаете, если не знаете:

• текущий пробег и пробег при последней смене
• рекомендации производителя по замене масла
• любые работы, выполненные с двигателем, которые могут повлиять на масло

На ранних этапах внедрения подчеркивайте важность поддержания CMMS в актуальном состоянии. Это важная привычка, которую необходимо развивать всем в команде. После того, как программа управления проектами будет внедрена, вам нужно будет регулярно проверять, что все вносят в CMMS то, что ей нужно для роста и улучшения.

Продолжайте дорабатывать программу управления проектами по мере продвижения

Даже если вы идеально настроили ее с самого начала, со временем все изменится, поэтому всегда будет необходимость тонкой настройки программы в соответствии с текущими обстоятельствами.

Простой пример:вам нужно всего лишь раз в месяц проверять шины на новом велосипеде. Но шесть месяцев спустя, с тем же самым велосипедом, теперь вам нужно проверять шины раз в неделю. Когда велосипед был новым, раз в месяц было идеально. Но со временем он меняется на один раз в неделю.

Но чтобы программа управления проектами была успешной, нужны не только менеджеры. Технические специалисты также играют жизненно важную роль в этом процессе. Давайте рассмотрим их роль и то, как вы, как менеджер, можете максимально увеличить вклад технических специалистов.

Обновление всех руководств, связанных с активами и оборудованием

Чтобы метафора здорового питания продолжалась чуть дольше, когда вы впервые настраиваете программу PM и загружаете все в CMMS, помните, что завтрак — самый важный прием пищи за день. Убедитесь, что все руководства по эксплуатации и техническому обслуживанию и другие материалы, связанные с активами, обновлены.

Все руководства, относящиеся к оборудованию, должны быть легко доступны в CMMS, чтобы при возникновении проблемы ее можно было быстро решить.

Эффективное обучение персонала программе профилактического обслуживания

Ни одна стратегия или программа не может быть успешной без поддержки людей, которые ее реализуют. Обслуживающему персоналу необходима полная информация о программе PM. Они должны быть проинформированы о программе PM и должны пройти официальное обучение относительно того, какие действия им необходимо выполнять в случае сбоев.

Обслуживающему персоналу следует показать весь рабочий процесс и как управлять ценной информацией обо всех основных активах. Им следует показать, как отслеживать все предыдущие заказы на работу, чтобы они могли видеть, что пошло не так с активом в прошлом, и как эта конкретная проблема была решена.

Разработайте и расставьте приоритеты в списке критически важного оборудования

Легко заблудиться, если у вашей компании очень длинный список оборудования. Это затрудняет управление всем одновременно. Поэтому очень важно упорядочивать активы по критичности. Необходимо определить все оборудование или активы с высокой вероятностью возникновения проблем, чтобы можно было принять соответствующие меры по их устранению.

Активы с более длительными и более частыми простоями должны иметь приоритет и располагаться в начале списка. В списке должно быть указано, какое оборудование имеет:

• Самое большое время простоя
• Самые высокие производственные потери
• самые большие проблемы с качеством

Определив эти факторы, вы сможете расставить приоритеты в своем списке активов.

Отслеживайте возраст объектов

Возраст оборудования часто определяет, сколько обслуживания оно потребует. По мере того, как оборудование стареет, оно требует большего обслуживания и чаще. У нового оборудования гораздо меньше шансов сломаться.

Для решения возрастных проблем необходимо провести плановую реставрацию. Это должно быть сделано для активов, которые изношены до такой степени, что выход из строя предсказуем. Цель состоит в том, чтобы восстановить объект как можно ближе к его совершенно новому состоянию.

Не усложняйте задачу, разбивая большие машины на составные части

Машина состоит из множества деталей, поэтому процесс создания рабочего задания для машины, а не для конкретной детали, требующей исправления, становится длительным процессом. Разбивка машины на простые компоненты гарантирует, что техническому специалисту не придется тратить время на осмотр всей машины.

Например, если вас попросят осмотреть мельницу холодной прокатки, это может быть ошеломляющим. Вы не знаете, где искать в первую очередь. Но если разбить мельницу на составные части, путь к успеху будет проще увидеть.

Всякий раз, когда вносите изменения в программу, смотрите на свой текущий послужной список. Видите ли вы желаемые результаты? Ваши результаты расскажут вам, где программа работает, а где требуется дополнительное внимание. Также посмотрите, что изменилось с момента первого запуска программы. В нашем простом примере с велосипедом мы перешли от нового велосипеда к шестимесячному, поэтому имело смысл увеличить частоту ПМ. Изменились ли другие факторы? Новый гонщик? Недавние сбои? Это повлияет не только на частоту, но и на типы PM.

Дальнейшие шаги (получите любимую CMMS)

Вот самый важный совет:для эффективного плана профилактического обслуживания необходимо программное обеспечение CMMS. Нет лучшего способа собрать воедино и использовать все данные, необходимые для работы вашей программы. Если у вас его нет, получите его. Если вам что-то не нравится, возьмите новое. Если вы недовольны, найдите нового и лучшего поставщика.