Даже малые предприятия добиваются больших успехов благодаря управлению запасами

Малый бизнес — на самом деле все в бизнесе — живет и умирает за счет управления запасами. Но прежде чем мы рассмотрим управление им, нам нужно спросить:«Что вообще такое запасы?»

Типы инвентаря

Прежде чем мы забегаем вперед, давайте установим рабочее определение запасов. На самом деле нам понадобится более одного, потому что, вообще говоря, существует четыре типа, а это означает, что все может немного запутаться, если мы не будем осторожны.

Исходное сырье

Это сырье, которое вы собираетесь использовать для изготовления ваших окончательных готовых продуктов. Допустим, вы управляете пиццерией. Тесто, соус и отдельные начинки являются исходным сырьем. Если вы управляете фабрикой по производству весел для каноэ, это дерево и морилка. Одежда? Болты ткани.

Термин «сырой» может немного вводить в заблуждение, потому что он тоже может иметь более одного значения. В конце концов, уровень «сырости» ваших материалов будет зависеть от вашей отрасли. Итак, если вы мельница, ваше сырье — это деревья. Но если вы занимаетесь производством скейтбордов, вашим сырьем будут листы фанеры (с завода).

Идет работа

Вернемся к пиццерии. Вы берете ингредиенты, исходное сырье, соединяете их вместе и бросаете в печь. Пока все выпекается, оно находится на полпути между сырьем и тем, что можно продать. Этот тип, материал, находящийся на вашей производственной линии, является незавершенным инвентарем.

Сколько у вас есть в любой момент времени, зависит от вашей отрасли. С нашей пиццерией у нас никогда не будет столько еды. Просто у нас духовка не большая. В холодильнике всегда будет больше сыра, чем в духовке. Но если бы мы строили авиалайнеры, у нас могли бы быть запасы в очереди на месяцы. И по мере того, как самолет будет все ближе и ближе к завершению, незавершенного производства будет намного больше, чем сырья.

Готовая продукция

Следующую легко понять, как только мы назовем ее более распространенным названием — товар. Это запасы, готовые к продаже. Но помните, готовая продукция также может быть сырьем для другой отрасли. Мы могли бы продавать наш готовый продукт населению или другой компании. Вспомните ту компанию по производству скейтбордов, которая покупала листы фанеры на заводе. Готовая продукция завода является сырьем для компании по производству скейтбордов.

Отрасль диктует соотношение

Прежде чем перейти к четвертому типу инвентаря, мы можем потратить немного больше времени на размышления о первых трех. В частности, мы можем посмотреть, как разные отрасли имеют разные относительные количества каждого типа.

Итак, еще раз вернемся к нашей пиццерии. Там будет в основном сырье, немного незавершенного производства, но почти нет готовой продукции. Поскольку на сбор ингредиентов и последующую выпечку уходит очень мало времени, вы можете дождаться поступления заказов, прежде чем приступить к работе. У вас никогда не будет много готовой продукции, потому что, как только пирог готов, он уже готов.

Мы уже говорили о постройке авиалайнеров. Большая часть вашего инвентаря застрянет на производственной линии, потому что ваш продукт включает в себя медленную и тщательную сборку астрономически большого количества деталей. А местный магазин одежды? В розничной торговле есть много готовой продукции, но почти нет двух других типов запасов.

Запчасти и материалы

Четвертый тип запасов — запасные части и материалы, которые есть у каждого предприятия в любой отрасли. Это все, что вы держите под рукой, когда что-то ломается. В пиццерии это замена лампочки в духовке. На мельнице это дополнительный пильный диск.

Теперь, когда у нас есть некоторое представление о том, что такое инвентарь, давайте углубимся в него.

Инвентарь:ключевые понятия

FIFO и LIFO

Представьте, что вы только что пришли домой из магазина с молоком. Когда вы открываете холодильник, вы видите там уже почти пустую коробку. Куда вы кладете новое молоко, перед старым пакетом или за ним? Или представьте, что вы стоите в очереди в ожидании автобуса. Когда подъезжает автобус, как люди садятся в него, в зависимости от того, кто пришел первым или кто последним?

В обоих случаях вы следуете принципу FIFO, который означает «первым пришел, первым вышел». Старое молоко используется первым. Первый человек на автобусной остановке — это первый человек в автобусе. Что бы (или кто бы ни) прибыло первым, оно используется (или уходит) первым.

Хорошо, еще две ситуации. Вы берете тарелку в ресторане со шведским столом. Вы получаете один из верхней части стека или нижней части? Вы загружаете свою тарелку и начинаете возвращаться к своему столу, когда видите, что кто-то ушел и украл ваш стул, но это не проблема, потому что вы видите их стопку в углу. Когда вы покупаете себе новый стул, вы берете один из них сверху или снизу?

В таких ситуациях вы будете брать свою тарелку и стул с вершины стопки. Теперь вы следуете принципу LIFO, который означает «последний пришел, первый ушел». Последняя добавленная пластина используется первой. Последний добавленный стул удаляется первым.

Вам нужно быть немного осторожным с этими двумя принципами, потому что существуют связанные, но разные бухгалтерские термины с одинаковыми названиями. У нас нет времени вдаваться в них сейчас, но вам важно знать, что они существуют и связаны с тем, что ваш бухгалтер думает о запасах.

Анализ A, B и C

В последний раз давайте подумаем о нашей воображаемой пиццерии, особенно о начинках. Итак, у вас есть базовый недорогой сыр, немного более изысканного и дорогого сыра, а затем трюфели, эти супердорогие подземные грибы. Все они являются сырьем, но из-за различий в стоимости имеет смысл разделить их на категории. Обычно люди выбирают три, A, B и C, и пытаются сбалансировать их, глядя на процент стоимости для компании и процент от общего запаса.

Итак, трюфели — это А. На их покупку уходит 70% вашего годового бюджета на инвентарь, но они составляют только 20% вашего общего инвентаря.

Более изысканный сыр — это B. На его покупку уходит 25% вашего годового бюджета на инвентарь, но это только 30% от вашего общего запаса.

Базовый сыр — это C. На его покупку уходит всего 5% вашего годового бюджета на инвентарь, но это целых 50% вашего общего инвентаря.

Преимущество анализа A, B, C заключается в том, что теперь вы можете начать думать о том, сколько усилий вы собираетесь приложить для контроля — иначе говоря, отслеживания и защиты — каждой категории. Вы можете хранить стопки обычного сыра в главном холодильнике, более изысканные продукты спрятать на задней полке, а трюфели можно запереть в офисе. Вы также можете настроить различные графики для заказа. У вас всегда будет много обычного сыра, поэтому вы можете организовать доставку нескольких коробок раз в неделю. Но для дорогих трюфелей вы внимательно следите за своим уровнем и заказываете только то, что вам нужно. Еще одно преимущество разделения вашего инвентаря на A, B и C возникает, когда вы проводите физический подсчет. Что касается трюфелей, поскольку они категории А, вы знаете, что пойдете и пересчитаете каждый. Но для основного сыра, C, вы можете сделать гораздо более точный подсчет, возможно, просто суммируя количество коробок в наличии, вместо того, чтобы считать каждую маленькую упаковку, что сэкономит вам много времени и усилий.

Необходимые расходы и потери, также известные как потери

Вам наскучила пиццерия, и вы вернулись в магазин, чтобы купить еще молока. Когда вы видите, что молоко продается со скидкой, загружаете ли вы в машину столько молока, сколько можете увезти, или покупаете столько же, сколько обычно?

Здорово сэкономить деньги, но вы знаете, что в вашем холодильнике очень мало места, и вы не можете хранить лишние коробки в сарае на заднем дворе. Вы всегда можете купить дополнительный холодильник, но покроются ли долгосрочные затраты на его приобретение и эксплуатацию за счет денег, которые вы сегодня сэкономили на молоке? Даже если бы вы могли купить очень дешевый холодильник и запустить его на солнечной энергии, смогли бы вы выпить все это лишнее молоко до того, как оно испортится или кто-то другой до него доберется? Возможно нет.

В конце концов, имеет смысл иметь наименьшее количество молока, которое никогда не заканчивается. Таким образом, ваши расходы на хранение будут низкими, и вы не потеряете их из-за порчи или кражи. Здесь мы получаем систему «точно вовремя», когда запасы доставляются точно в срок, то есть непосредственно перед тем, как они понадобятся. Вместо того, чтобы платить за доставку молока, вы перекладываете эти расходы обратно на магазин. Не беспокойтесь о магазине. У них есть все виды экономии за счет масштаба, которые делают это намного проще и дешевле для них.

Отслеживание объединяет

Применение этих концепций на практике сводится к эффективному отслеживанию. Вам нужна система, которая может сообщать вам в режиме реального времени, сколько у вас есть запасов. Со временем вы сможете использовать эти исторические данные, чтобы найти тенденции и использовать их для точной настройки управления запасами.

Если у вас есть точные записи о том, когда поступили запасы, вы можете установить систему FIFO или LIFO.

Внимательно следить за своим инвентарем A очень просто, когда ваш подсчет всегда точен и актуален.

Сокращение расходов на хранение и потерь возможно только в том случае, если вы сможете посмотреть на прошлое использование. Если вы посмотрите, сколько у вас есть сейчас, сколько вы обычно используете, и время выполнения заказа, то есть сколько времени требуется, чтобы заказать больше инвентаря, вы можете затем установить номинальный уровень, который является вашим порогом повторного заказа. Как только ваш инвентарь опустится ниже этого порога, вы поймете, что пришло время получить больше.

Дальнейшие шаги

Существует множество способов отслеживания запасов, но традиционные подвержены ошибкам и занимают много времени. Таким образом, вместо того, чтобы пытаться сделать все с бумагой, ручкой или электронными таблицами, стоит потратить время на изучение программного обеспечения для отслеживания запасов. Есть специальное программное обеспечение для управления запасами. Ваша конкретная ситуация и потребности будут диктовать, что лучше для вас.

Если вас беспокоит актуальность и безопасность ваших данных в режиме реального времени — а вы должны это делать, — но у вас нет времени или опыта в области ИТ, чтобы что-то настроить, ищите подписное облачное решение. Хороший провайдер обновляет программное обеспечение и создает резервные копии данных для вас незаметно для вас. И данные остаются вашей собственностью. Они просто охраняют его для вас.