Девять причин, по которым руководители объектов отказываются от электронных таблиц в пользу CMMS

Способы ведения бизнеса компаниями резко изменились за последние годы. Компьютерные технологии в значительной степени ответственны за повышение эффективности бизнеса в плане экономии ресурсов, материалов и времени. В конце 1970-х годов появилось программное обеспечение для работы с электронными таблицами, которое считалось огромным шагом вперед по сравнению с традиционным карандашом и бумагой для учета и управления запасами. Однако со временем эти программные пакеты с трудом поспевают за продолжающейся эволюцией новых технологий, которые не только изменили управление объектами и производственные процессы, но и трансформировали то, как компании взаимодействуют с конечными пользователями и предоставляют свои продукты и услуги конечным пользователям. Учитывая эти факторы и то, как они конкретно связаны с управлением объектами, неудивительно, что все большее число компаний в различных отраслях промышленности переосмысливают свое использование электронных таблиц и обращаются к системам компьютеризированного программного обеспечения для управления техническим обслуживанием (CMMS); очень сложные пакеты программного обеспечения, которые в любой момент времени могут предоставить пользователю обзор работы объекта или они могут предоставить информацию о состоянии отдельной единицы оборудования.

Чтобы лучше понять, почему электронные таблицы больше не являются предпочтительным инструментом для менеджеров объектов, важно получить представление об их возможностях. Для начала электронную таблицу можно создать вручную на бумаге или с помощью компьютерной программы, такой как Microsoft Excel или Lotus 1-2-3. При использовании программного обеспечения для работы с электронными таблицами оно может захватывать, отображать и обрабатывать данные, расположенные в строках и столбцах. Независимо от используемого формата электронная таблица обычно предназначена для хранения числовых данных и коротких текстовых строк, а также для графического отображения отношений данных. Однако электронные таблицы, как правило, не дают возможности структурировать и маркировать элементы данных так тщательно, как база данных, и обычно не дают возможности запрашивать базу данных. Они недороги и лучше всего подходят для организации основной информации в виде простых диаграмм и списков, но не для более сложных задач, таких как управление активами и планирование.

Для сравнения, существующие системы CMMS гораздо более надежны и предлагают предприятиям возможность отслеживать рабочие задания, быстро создавать точные отчеты и мгновенно определять, какие из их активов требуют профилактического обслуживания или ремонта. Анализируя операционные данные, CMMS хорошо подходят для составления бизнес-прогнозов. Недавние инновации в программном обеспечении включают безопасные облачные интерфейсы, доступность мобильных устройств и безбумажные функции, которые еще больше упрощают использование. Учитывая эти факторы, программное обеспечение для управления техническим обслуживанием в настоящее время заменяет пакеты электронных таблиц, которым не хватает масштаба, мощности и эффективности систем управления техническим обслуживанием.

Ниже приведены девять преимуществ CMMS, которые можно использовать для оптимизации прибыли и производительности:

<сильный>1. Достоверность данных об объектах

Исследование, опубликованное в 2006 году в журнале «Информационные и программные технологии», показало, что электронные таблицы подвержены ошибкам, которые обнаружены в 88% проверенных электронных таблиц. Ошибки ввода, неправильно назначенные ячейки, ошибочные диапазоны данных и ошибки в формулах — вот некоторые из источников ошибок. Как следствие, ошибки могут исказить результаты и отрицательно сказаться на деятельности компании. Формат ввода данных CMMS и проверки точности снижают вероятность возникновения таких ошибок.

<сильный>2. Ошибки часто остаются незамеченными, пока не становится слишком поздно

Электронные таблицы полагаются на пользователей, выбирающих соответствующие формулы для анализа своих данных. Даже если введенные данные точны, если выбрана неправильная формула, результаты будут ошибочными. Когда эти типы ошибок не обнаруживаются немедленно, последствия могут дорого обойтись бизнес-операциям. CMMS устраняют этот риск с помощью предварительно запрограммированных аналитических формул.

<сильный>3. Преимущества экономии времени

Ввод данных в электронные таблицы занимает так много времени, что многие компании нанимают низкоквалифицированных сотрудников для ввода данных в электронные таблицы. Учитывая уже отмеченную склонность к ошибкам, выполнение этой важной задачи необученными сотрудниками может быть рискованным. Программные платформы управления техническим обслуживанием упрощают ввод данных, а также ограничивают доступ с помощью разрешений пользователей. Эта функция накладывает ограничения на то, что пользователи могут изменить в программе, и защищает от ошибок.

<сильный>4. Электронные таблицы предоставляют только ограниченное представление о взаимосвязях данных

При наличии значительных технических знаний и времени электронные таблицы можно запрограммировать для анализа данных в очень узком диапазоне. Однако они не могут обеспечить анализ отслеживания активов, инвентаризации и других задач обслуживания и рабочих процессов, таких как планирование профилактического обслуживания. CMMS обладают этими возможностями, а встроенные отчеты позволяют легко получить мгновенное представление об истории активов, деталях, трудозатратах; все сделано без какой-либо специальной технической подготовки.

<сильный>5. Автоматизируйте и упростите отчеты о техническом обслуживании помещений

Хотя можно создавать отчеты в электронных таблицах, они не являются самыми удобными для пользователя по сравнению с CMMS. Будь то круговая диаграмма, точечная диаграмма или гистограмма, отчеты в виде электронных таблиц не так привлекательны визуально или доступны мгновенно. Поскольку пользователям нужна информация в режиме реального времени и у них под рукой, программное обеспечение для управления техническим обслуживанием (также известное как программное обеспечение для управления объектами) может сделать это одним щелчком мыши или касанием планшета без необходимости вводить формулы, как это требуется в программах для работы с электронными таблицами.

<сильный>6. Предоставляет подробную информацию о важных показателях управления объектами

CMMS специально разработаны для управления объектами. Электронные таблицы — по крайней мере, без сложного программирования. Программное обеспечение для технического обслуживания может предоставлять различные показатели, относящиеся конкретно к функционированию компании, без необходимости специальных навыков программирования. Например, CMMS могут в режиме реального времени выдавать следующие показатели:MTBR (среднее время между ремонтами); MTBF (среднее время наработки на отказ); MTTR (среднее время ремонта).

<сильный>7. Интеграция с другим программным обеспечением и приложениями

Большой привлекательностью программного обеспечения для обслуживания объектов является его способность взаимодействовать с другим программным обеспечением, таким как электронная почта, бухгалтерское программное обеспечение, системы ERP, Active Directory и многое другое. Электронные таблицы не имеют таких возможностей. Эти недавние инновации в CMMS повышают их эффективность и обеспечивают дополнительную экономию времени руководителям предприятий.

<сильный>8. Планирование профилактического обслуживания

Программное обеспечение для профилактического обслуживания (PM) имеет решающее значение для эффективности компании, поскольку оно помогает управлять всем предприятием. Тем не менее, проведение ПТО на различном оборудовании — непростая задача, особенно для крупных операций. Часто PM на одной единице оборудования включает в себя несколько задач или шагов. Электронные таблицы особенно ограничены в этой области, поскольку они не могут создавать протоколы планового обслуживания или отправлять уведомления или напоминания о его проведении. Возможность планировать PM — это то, что делает CMMS такими привлекательными для менеджеров объектов, поскольку они могут предоставить контрольный список всех задач, связанных с каждой единицей оборудования, создавать рутинные расписания, отправлять уведомления и напоминания, а также создавать отчеты. Проведение планово-предупредительного обслуживания снижает количество неожиданных отказов оборудования и сокращает время простоя.

<сильный>9. Улучшает общее функционирование объекта

Есть много аспектов любой компании, которые выходят за рамки возможностей стандартных программ для работы с электронными таблицами. К ним относятся мониторинг использования рабочей силы, создание заказов на работу и отправка заказов на поставку и запасные части. В совокупности программное обеспечение для технического обслуживания помогает руководителям предприятий принимать обоснованные решения о распределении технических специалистов, оптимальном времени для планового технического обслуживания и замены оборудования.

Сегодня перед предприятиями самых разных отраслей промышленности стоит задача найти наиболее эффективные и действенные способы роста и получения прибыли. В свое время электронные таблицы были отличным недорогим решением для менеджеров объектов. Однако для крупных организаций поддержка программы электронных таблиц с сотнями или даже тысячами точек данных нереальна. По мере того, как активы и услуги организации растут и развиваются в быстро меняющейся и сложной среде, становится сложно с точки зрения логистики поддерживать актуальность информации в электронной таблице и, в частности, создавать исчерпывающие отчеты, необходимые для принятия обоснованных решений. Программное обеспечение CMMS является ответом на эту проблему, и именно поэтому оно привлекает все больше организаций, которые переросли электронные таблицы.