Как упростить управление рабочими заданиями с помощью CMMS

Предприятия во многих отраслях промышленности все чаще обращаются к компьютеризированному программному обеспечению для управления техническим обслуживанием (CMMS) в качестве программного обеспечения для управления объектами. Повышение эффективности, снижение затрат и более значительная окупаемость инвестиций (ROI) являются основными причинами, по которым компании отказываются от традиционных карандашных и бумажных подходов в пользу автоматизированных систем управления техническим обслуживанием. Текущее программное обеспечение CMMS избавляет от громоздких и неэффективных систем бумажной документации, предлагая предприятиям возможность отслеживать рабочие задания, быстро создавать точные отчеты и мгновенно определять, какие из их активов требуют профилактического обслуживания — и все это в рамках своего облачного программного обеспечения. Помимо преимуществ организационной эффективности, это улучшение также привело к увеличению срока службы оборудования, улучшению управления временем и использованием рабочей силы и, в конечном итоге, к снижению затрат и увеличению прибыли.

CMMS — это очень сложные программные системы, которые используют тысячи точек данных, которые в любой момент времени могут предоставить пользователю обзор работы объекта или, альтернативно, состояние отдельной единицы оборудования. Программное обеспечение для управления техническим обслуживанием представляет собой надежные системы при использовании их полного потенциала. Отрасль CMMS стремится оставаться на вершине технологий и отраслевых изменений, постоянно развиваясь и реагируя на постоянно меняющиеся потребности своих клиентов. Последние инновации в программном обеспечении для управления обслуживанием включают безопасные облачные интерфейсы, доступность мобильных устройств и безбумажные функции, которые еще больше упрощают использование.

В недавнем опросе, проведенном Hippo CMMS среди 125 покупателей, управление рабочими заданиями (то есть ремонт, внеплановое техническое обслуживание) было признано важным 91% респондентов. Этот вывод, а также ценность профилактического обслуживания для покупателей (подтвержденную 96 % респондентов) свидетельствуют о том, что клиенты CMMS уделяют приоритетное внимание повышению операционной эффективности в качестве главной цели. Вот список из семи способов, которыми программные системы могут упростить управление рабочими заданиями:

1. Уведомления в режиме реального времени

Нет никаких сомнений в том, что «время — деньги», и любое потраченное впустую время может дорого стоить операциям. Компании, которые полагаются на печатные методы, тратят время на составление рабочих заданий, а затем физически отправляют их назначенному обслуживающему персоналу. Если этот человек не присутствует, чтобы получить заказ на работу, он может некоторое время лежать на его или ее столе, прежде чем он будет рассмотрен. В CMMS все рабочие задания создаются в системе и немедленно передаются соответствующим пользователям для обслуживания. Используя уведомления по электронной почте и/или мобильные оповещения, рабочий заказ будет получен в течение нескольких секунд. Программное обеспечение для управления заказами на работу также может отслеживать процесс заказа на работу, что позволяет отслеживать ход заказа на работу от начала до конца.

2. Доступное и цифровое управление рабочими заданиями

После создания рабочих заданий всем назначенным пользователям становится доступна цифровая запись. Заказы на работу можно получить на нескольких устройствах, включая настольные компьютеры, ноутбуки, планшеты и смартфоны. Во всех случаях данные согласуются со всеми сторонами, получающими одну и ту же информацию одновременно. Заказы на работу создаются в том же формате и с обязательными для заполнения полями. Это гарантирует, что вся необходимая информация будет включена. Например, наряды на работу включают записи о том, кто сделал запрос, соответствующую контактную информацию, четкое описание проблемы, включая необходимые изображения, а также местонахождение оборудования, нуждающегося в обслуживании. Цифровой шаблон заказа на работу гарантирует, что содержащаяся информация будет четкой и разборчивой, а также что ничего не будет потеряно или неверно истолковано.

3. Простая организация, четкие приоритеты

В средних и крупных компаниях нередко бывает несколько открытых заказов на работу в любой момент времени. Поскольку технические специалисты и временные ассигнования могут быть ограничены, важно, чтобы рабочие заказы расставлялись по приоритетам в зависимости от срочности, расходных материалов, персонала и времени. Программное обеспечение для управления рабочими заданиями может назначать сроки выполнения, а также уровни приоритета (например, высокий или низкий). Некоторые CMMS могут отображать планы этажей и карты, на которых указано расположение оборудования и которые помогают техническим специалистам в стратегическом планировании выполнения рабочих заданий.

4. Удобные отчеты о просроченных заказах на работу

Программное обеспечение для управления рабочими заданиями отслеживает ход выполнения рабочих заданий. Отчеты о рабочих заданиях можно фильтровать по различным индикаторам, например, в процессе, завершено или просрочено. Если срок не соблюдается, менеджеры будут предупреждены. Этот тип мониторинга позволяет менеджерам принимать решения о распределении персонала, найме и поставках, а также выявлять узкие места для несвоевременной работы. Просматривая отчеты о рабочих заданиях с течением времени, менеджеры могут при необходимости вносить изменения, чтобы повысить эффективность своей работы.

5. Доступные документы заказов на работу

В последние годы CMMS развивались в ответ на потребности отрасли, становясь более сложными, надежными и удобными для пользователя приложениями. Например, многие системы технического обслуживания теперь включают ссылки на руководства по оборудованию, информацию о гарантии, соответствующие документы, договоры с поставщиками и отраслевые стандарты. Поскольку вся эта информация хранится в базе данных программного обеспечения и доступна с помощью нескольких щелчков мыши или нажатий на мобильном устройстве, нет необходимости вручную искать важные данные, связанные с оборудованием, когда это необходимо. Удобство и простота доступа экономят время и энергию для всех, кто участвует в процессе заказа на работу.

6. История исправлений и отчеты о тенденциях

CMMS могут генерировать отчет истории ремонта на основе выполненных заказов на работу. Отчеты можно фильтровать по периодам времени (т. е. дням, неделям, месяцам, годам), по отделам и/или по местонахождению. Имея возможность просматривать историю ремонтов во времени или с помощью других показателей, менеджеры могут оценивать тенденции в поломке оборудования, замене деталей, затратах на ремонт, распределении рабочей силы и т. д. пора его заменить. Наличие истории ремонта помогает менеджерам принимать важные решения о текущей работе в их отделах.

7. Управление обслуживанием мобильных устройств

Одним из наиболее значительных изменений в функциональности CMMS стало добавление мобильного доступа к информационной панели системы управления техническим обслуживанием. Учитывая широкое использование мобильных устройств в виде смартфонов и планшетов, это изменение в том, как клиенты используют программное обеспечение для управления техническим обслуживанием, вывело автоматизированное управление техническим обслуживанием на новый уровень функциональности. Все функции CMMS, доступные на настольных компьютерах, также доступны с помощью приложения для заказа на работу. Благодаря функции мобильного устройства пользователям больше не нужно ждать, чтобы получить доступ к CMMS на своих настольных компьютерах. Вместо этого они могут получить доступ к системе, когда и где бы они ни находились. Самое главное, камеры телефонов и планшетов позволяют техническим специалистам загружать изображения оборудования, нуждающегося в ремонте, или деталей, нуждающихся в замене. Функция сканирования штрих-кода на мобильных устройствах также обеспечивает точность упоминаемых элементов. Наличие изображений или штрих-кодов снижает вероятность ошибки или путаницы. И снова это приводит к общему повышению эффективности.

Текущее техническое обслуживание является неотъемлемой частью любой операции и реальностью, которую нельзя упускать из виду. Производительность организации снижается, когда ремонт не выполняется быстро или когда ремонт откладывается из-за неясности или ошибок в рабочих заданиях. Создание автоматизированных, подробных и последовательно отформатированных рабочих заданий устраняет ошибки и путаницу, а также сокращает время и энергию. Журналы ремонтов, созданные программным обеспечением для заказов на работу, помогают компаниям быть в курсе своих операций по техническому обслуживанию и дают возможность принимать обоснованные решения по мере необходимости.