7 способов проявить любовь к вашей CMMS

День святого Валентина уже не за горами, и, помимо того, что в этот прекрасный день вы осыпаете свою вторую половинку, друга или семью сердечками и поцелуями, мы здесь, в Hippo CMMS, считаем важным показать любовь к вашему верному программному обеспечению CMMS. Ваше программное обеспечение для управления техническим обслуживанием может чувствовать себя обделенным, если вы не создали заказ на работу или не обновили записи об оборудовании в течение некоторого времени. Так что может быть лучше, чем сейчас, чтобы реорганизовать и вернуться в нужное русло?

Чтобы поднять вам настроение, мы опросили нашу замечательную команду по интеграции данных и обучению, чтобы узнать, как лучше оптимизировать вашу существующую систему CMMS. Они придумали некоторые распространенные проблемы, с которыми сталкиваются клиенты, когда они не проводят достаточно времени со своим программным обеспечением, и простые способы их решения.

1. LOVE IS терпеливый – требуется время, чтобы настроить учетную запись

Если вы только что приобрели программное обеспечение CMMS для своего отдела технического обслуживания, будьте готовы потратить на него много времени. Надлежащая реализация CMMS требует систематического процесса для обеспечения добавления всех пользователей, активов, оборудования, инвентаря и соответствующих документов, идентификационных тегов и изображений. Больше всего времени занимает сбор всех этих данных, а затем их ввод в базу данных. Будьте терпеливы в этом процессе и поймите, что ваш график зависит от четырех основных факторов; независимо от того, есть ли у вас существующее программное обеспечение для обслуживания, ваш бюджет на внедрение, требуемые сроки и есть ли у вас выделенный внутренний ресурс или нет. В нашей статье о четырех факторах, влияющих на настройку, эти элементы объясняются более подробно.

В дополнение к проявлению терпения на этапе установки вам также следует учитывать, сколько времени может потребоваться для надлежащего обучения всех ваших пользователей системе. Если у вас большая команда по обслуживанию, планирование сеансов, относящихся к каждой должности, может занять время, а овладение сотрудником важными функциями программного обеспечения, не говоря уже о ВСЕХ модулях, требует значительных затрат человеко-часов. В нашей публикации о том, как оптимизировать обучение вашей команды, содержатся отличные советы о том, как наладить работу ваших сотрудников с помощью CMMS за минимальное время.

Суть здесь в том, чтобы понять, что новым системам может потребоваться время для настройки и распространения знаний для остальной части вашей команды. Вера в то, что у вас будет полнофункциональная CMMS в течение одного месяца после покупки, может быть нереалистичной. Установите разумные сроки как для обучения, так и для настройки и будьте терпеливы в отношении прогресса.

2. ЛЮБОВЬ НЕ ДОЛЖНА БЫТЬ СЛОЖНОЙ – наведите порядок в своей базе данных

Ваша CMMS заполнена устаревшим оборудованием, пользователями, которые вышли на пенсию в течение 2 лет, и списком задач профилактического обслуживания, которые вы выполнили несколько месяцев назад? Если это похоже на вашу базу данных, то пришло время провести зимнюю уборку. Быть в курсе изменений в отделе означает обновлять вашу CMMS, чтобы имитировать текущие методы, ведь ваше программное обеспечение должно быть цифровым отражением ваших операций по техническому обслуживанию. Для правильной реализации CMMS потребуется время (мы рекомендуем раз в месяц), чтобы удалить старое оборудование из системы, обновить контактную информацию пользователя и изменить частоту, с которой генерируются ваши PM. В нашей публикации о подводных камнях CMMS объясняются передовые методы устранения беспорядка в вашей базе данных и возвращения вашей системы в нужное русло.

3. ЛЮБОВЬ ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНА И ЧАСТО – добавляйте последовательное форматирование данных, часто

Хорошо функционирующая, удобная для пользователя CMMS часто привлекает внимание, которого она заслуживает. Ваша система должна быть включена в повседневную деятельность по техническому обслуживанию, а не в последнюю минуту после раздумий. Это поможет вам избежать двойного ввода или игры в догонялки при изменении заказов на работу, отметке задач в вашем списке и отслеживании вашего рабочего времени. Использование мобильного приложения CMMS для ввода данных — это простой способ обеспечить согласованные и своевременные обновления вашей системы, поскольку информация, обновленная через приложение, мгновенно распространяется по всей системе.

Помимо частого использования вашей системы, вы должны сделать все возможное, чтобы поддерживать согласованность при вводе данных. Это может быть детальным, например, обеспечение того, чтобы все оборудование использовало одно и то же соглашение об именах, например, блок обработки воздуха вместо блока обработки воздуха, или оно может быть более масштабным, например, убедиться, что у каждого менеджера проекта есть надлежащий контрольный список задач или что всегда используются уровни приоритета рабочего задания. Определите правильные входные данные при первом добавлении данных в систему и придерживайтесь этого форматирования. Проверьте свою информацию перед сохранением или наймите специального сотрудника для последовательного ввода информации. Это значительно облегчит поиск информации и превратит беспорядок в информативный список.

4. LOVE IS KIND – подарите своей команде техобслуживания немного любви

Помимо того, что вы добры к своей CMMS, вы должны потратить время на то, чтобы ценить своих сотрудников. Ваша команда усердно работает, чтобы обеспечить выполнение ежедневных задач и бесперебойную работу объекта в целом, поэтому время от времени проявляйте к ним любовь. Наш пост о 31 способе мотивации вашего отдела технического обслуживания имеет несколько отличных идей о веселых командных прогулках или привитии сопричастности и цели вашим сотрудникам. Признание усилий вашей команды может быть таким же простым, как написать короткую заметку вашему специалисту по обслуживанию в разделе комментариев рабочего задания или пригласить его на обед, чтобы отпраздновать особое достижение. Счастливая рабочая сила является ключом к обеспечению производительности и более высокого качества работы.

5. ЛЮБОВЬ В ДЕТАЛЯХ – добавляйте документы, изображения, идентификационные теги и многое другое в свою базу данных

Вы часто ищете в своих картотеках руководства по эксплуатации и техническому обслуживанию или бумажные спецификации? Вы не путаетесь между одним блоком обработки воздуха и другим? Если вы тратите унцию усилий на поиск информации, вам следует серьезно пересмотреть свой процесс. Одной из лучших частей программного обеспечения CMMS является возможность связывать документы, идентификационные метки и изображения с соответствующими активами или оборудованием. Информация, прикрепленная к оборудованию, может быть легко и быстро доступна через систему. Вы можете прикреплять счета, контракты и многое другое к каждому рабочему заданию, чтобы эти документы никогда не терялись в нескольких папках или шкафах. Найдите время, чтобы добавить важные материалы к активам, которые вы часто используете. Хорошим практическим правилом является добавление документа/изображения в систему, если оно вам когда-либо требовалось более одного раза. Чтобы сделать этот процесс более управляемым, поставьте перед собой цели ввода документов/изображений, например, добавляйте пять новых часто используемых документов в вашу систему в день. Потратив больше времени заранее, вы сэкономите драгоценное время в будущем.

Дополнительный совет:вместо того, чтобы прочесывать свой офис в поисках и сканировании важных документов, таких как руководства по эксплуатации и техническому обслуживанию, или часами ходить по своему предприятию, чтобы сфотографировать оборудование/идентификационные бирки, поищите их в Интернете. Большинство инструкций и руководств по эксплуатации и техническому обслуживанию можно загрузить с веб-сайта поставщика, а изображения оборудования требуют простого поиска изображений в Google. Поверьте нам, это значительно сэкономит время, и ваши технические специалисты будут благодарны вам за то, что вы предоставили им больше информации, которая всегда будет у них под рукой.

6. У ЛЮБВИ ЕСТЬ СВОИ ГРАНИЦЫ — знайте ограничения своей системы

Как и все хорошие вещи, система CMMS имеет свои ограничения. Программное обеспечение настолько хорошо, насколько хороши данные, которые вы в него вкладываете. Он не будет волшебным образом отображать ваши заказы на работу с помощью телепатии — кто-то должен вручную ввести данные в поля и нажать «Сохранить». Хотя программное обеспечение для распознавания голоса и инструменты автоматического письма прошли долгий путь, ничто не может сравниться с человеком. Суть в том, чтобы понять особенности и функции вашей системы, прежде чем купить ее. Знайте, какие данные обновляются автоматически, а какие необходимо вводить вручную, чтобы иметь четкое представление о возможностях программного обеспечения.

Если ваше программное обеспечение не предлагает вам все функциональные возможности, которые требуются вашему бизнесу, вам может потребоваться повторно получить доступ к выбранному вами программному обеспечению или, возможно, стоит потратить немного больше денег на интеграцию данных. Большинство поставщиков CMMS предлагают услуги полной интеграции данных, при этом поставщик отвечает за сбор данных (загрузку руководств по эксплуатации и техническому обслуживанию, инвентаризацию ваших запасных частей, добавление всего оборудования и т. д.), а также за настройку учетной записи. Наем этой работы может сэкономить вашей организации много времени и гарантировать, что ваша база данных настроена правильно и оптимизирована сразу же. Индивидуальная разработка также может преодолеть текущие ограничения вашей системы. Многие поставщики будут работать с вами, чтобы создать пользовательские модули для вашей организации по цене. Если этот новый инструмент окажется полезным для других клиентов, поставщик может согласиться разделить плату за разработку. Изучите доступные варианты и узнайте, как лучше всего справиться с ограничениями.

7. ЛЮБОВЬ ЭТО ПРИКЛЮЧЕНИЯ – Попробуйте новый модуль

Технологии постоянно развиваются, становятся все более упорядоченными и удобными для пользователей с любым уровнем технических навыков. Убедитесь, что вы знаете о новых функциях, которые ваш поставщик CMMS разработал с момента первоначального приобретения системы. Это может быть тот случай, когда вы можете использовать исключительную ценность системы штрих-кодирования или интерактивных планов этажей. без необходимости платить больше за эту функцию. Если вы не чувствуете себя достаточно предприимчивым, чтобы использовать расширенные функции, попробуйте воспользоваться более простой функцией, в которой у вас не было времени вникнуть. Мощные инструменты отчетности могут предоставить информацию обо всех аспектах ваших операций по техническому обслуживанию, и, что еще лучше, их очень легко создать. Вы даже можете «установить и забыть», запуская отчеты по электронной почте с выбранной вами периодичностью. Прогуляйтесь по дикой стороне и погрузитесь в новую функцию, ваша компания обязательно увидит выгоду от использования функций, выходящих за рамки простого управления заказами на работу.

<час>

Проявление любви к вашей системе позволит вам извлечь из нее больше пользы, будь то использование новых функций или упрощение обслуживания базы данных. Потратив больше времени на правильное добавление информации об активах и очистку загроможденного интерфейса, вы и ваша команда будете работать намного эффективнее в дальнейшем. Помните, всем нравится, когда их ценят, и ваша CMMS — не исключение.

Чтобы узнать больше об оптимизации вашей CMMS, свяжитесь наша дружная команда поддержки.

<час>