Серия экспертов CMMS, часть 2

Поиск подходящего поставщика программного обеспечения может показаться сложным, поскольку они обещают множество функций, лучшие цены и гарантии обслуживания. Но имея в руках свои основные потребности, вы сможете легко избавиться от беспорядка и найти нужный продукт. Если вы еще не читали Часть 1. Добейтесь 50 % результата за 4 простых шага… без общения с продавцом, нажмите здесь обнаружить важность оценки потребностей. Далее читайте список общих вопросов, которые покупатели часто задают себе при поиске. Чтобы быть полезными, мы также добавили ответы!

Мы объединили наши потрясающие основы CMMS и не только Руководство для вашего удовольствия от загрузки здесь! Не хотите читать всю серию блога? Тогда получите его сейчас.

В1. Сколько поставщиков программного обеспечения следует сравнивать?

A1:Мы рекомендуем вам сравнить и сопоставить от 3 до 4 поставщиков. Если вы посмотрите на слишком много, вы рискуете запутаться с названиями компаний и функциями. Вы можете даже испытать выгорание покупателей, либо полностью отключив программное обеспечение для обслуживания, либо - в момент слабости - приняв неправильное решение. Если вы сравните слишком мало поставщиков, вы рискуете упустить варианты, которые лучше подходят для вашей организации или предлагают более выгодную цену.

Вопрос 2. Как лучше всего найти поставщиков программного обеспечения для обслуживания?

A2:Один из самых удобных способов найти поставщика программного обеспечения — посетить веб-сайты сравнения программного обеспечения, которые специализируются на сопоставлении потребностей покупателей с поставщиками программного обеспечения. Такие сайты, как Советы по программному обеспечению и Каптерра отличные ресурсы для покупателей, чтобы делать покупки бесплатно. Просто найдите тип программного обеспечения, которое вы ищете, и укажите свои основные требования. Затем сервис подберет вам поставщиков, которые соответствуют этому описанию. Вам нужно только заполнить одну простую форму и нажать «Отправить», все остальное сделают продавцы. Оттуда представители поставщика свяжутся с вами и предоставят информацию о компании и настроят демонстрацию в удобное для вас время! Эти сайты также содержат рейтинги поставщиков, отзывы клиентов, профили поставщиков и информацию об управлении техническим обслуживанием. Это универсальный магазин для удобной покупки программного обеспечения в Интернете.

Вопрос 3. Чего мне следует ожидать, когда я приступаю к демонстрациям программного обеспечения?

A3:Демонстрации программного обеспечения (или живые виртуальные обходы программного обеспечения) — лучший способ познакомиться с внешним видом конкретного продукта. Вступительные демонстрации обычно длятся от 30 минут до 1 часа и знакомят вас с широким обзором продукта. Убедитесь, что вы входите в каждую демонстрацию с ключевыми задачами или задачами, которые вы хотите получить от программного обеспечения. Вы помните, какую оценку потребностей вы проводили? Вот где вы можете воплотить это в жизнь! Подготовьте свои потребности и подготовьтесь с критическим взглядом на продукт, который вы просматриваете. Не жертвуйте ключевыми функциями программного обеспечения, которые необходимы вашей компании. Знание того, что вы хотите, прежде чем приступить к демонстрации, поможет отсеять назойливых продавцов и отсутствие блестящего программного обеспечения. Имейте в виду, что простота лучше. Выберите систему, которая кажется наиболее простой в использовании и удобной для навигации. Если вы запутались в демоверсии, скорее всего, другие члены вашей команды тоже запутаются. Задавайте как можно больше вопросов и не чувствуйте себя глупо, если вам нужно запланировать еще одну демонстрацию, чтобы просмотреть дополнительные функции или более подробные сведения.

В то же время, воспользуйтесь этим опытом покупок. Хотя многие поставщики имеют схожие функции, некоторые выделяются уникальными модулями и свежим взглядом на функциональность. Оцените, принесут ли пользу вашей организации такие функции, как интерактивные планы этажей, возможности штрихового кодирования или модули управления пространством.

Вопрос 4. Есть ли у вас какие-либо советы относительно ценовых ожиданий?

A4:Программные системы имеют широкий диапазон цен, при этом необходимо учитывать множество различных факторов. В веб-моделях мы видели, что однопользовательские лицензии стоят от 25 долларов в месяц до 200 долларов в месяц. Часто от вас требуется вносить ежегодную абонентскую плату авансом, при этом прейскурантная цена обычно указывается как ежемесячная плата, чтобы она казалась ниже. Лицензионный сбор продлевается ежегодно. Лицензионный сбор включает в себя стоимость использования системы и любых функций, включенных в этот уровень пакета. Структура ценообразования может варьироваться между поставщиками. Основные факторы, влияющие на стоимость лицензии на программное обеспечение:

• Количество пользователей- Цена многих решений за пользователя в месяц. Узнайте, сколько людей в вашей организации потребуется для использования системы (в любом случае все поставщики будут спрашивать вас об этом, чтобы дать вам правильное предложение). Знайте, сколько пользователей И сколько запрашивающих вам потребуется. Ценообразование обычно позволяет большему количеству запрашивающих доступ к системе по одной лицензии, чем пользователей. Некоторые компании предлагают неограниченные пользовательские лицензии, которые гораздо более экономичны, если у вас есть 3+ пользователей, которым нужен доступ к программному обеспечению.
• Количество объектов- Количество зданий и сооружений в ваших операциях по техническому обслуживанию очень важно для большинства ценовых котировок. Это связано с тем, что большее количество зданий увеличит количество активов, которые отслеживает программное обеспечение, объем данных для ввода и количество людей, которых необходимо обучить. Некоторые поставщики могут также запросить общий размер вашего объекта, чтобы понять объем активов, которые будут отслеживаться. Как правило, здание площадью 20 000 кв. футов содержит активы на сумму от 900 000 до 1,2 млн долларов США. Некоторые схемы ценообразования основаны на количестве объектов в вашей организации и будут увеличиваться на номинальную сумму по мере добавления зданий.
• Размер вашего отдела технического обслуживания — Этот фактор аналогичен количеству пользователей в вашей системе. Поставщики могут спросить, сколько человек работает в вашем отделе, чтобы лучше понять, скольким людям требуется доступ к мобильным или другим функциям, которые в первую очередь относятся к вашему отделу обслуживания. Это также дает продавцам лучшее представление о том, сколько людей необходимо обучить конкретным темам.

В дополнение к вашей лицензионной плате, плата за установку и обучение также должна быть учтена в вашем бюджете, поскольку эти расходы часто превышают все расходы. Для лучшего планирования бюджета поговорите со своей командой, чтобы определить сроки установки, а также роли и обязанности по настройке. Вы узнаете больше о реализации в части 3, однако понимание преимуществ и недостатков полной и частичной настройки является важным шагом на пути к достижению ожидаемых сроков.

Вопрос 5. Сколько времени может занять этот процесс?

A5:Весь процесс обычно занимает от 3 до 6 недель. Часто продавцы хотят, чтобы вы как можно скорее увидели их продукт, потому что знают, что вы просматриваете несколько других конкурентов. Вы захотите, чтобы поставщики были свежими в вашей памяти, когда вы решаете, с какими из них работать дальше. Потратьте неделю или две, чтобы просмотреть первых трех-четырех поставщиков, которых вы ищете. После первой демонстрации с каждым поставщиком сузьте выбор до двух вариантов. Запросите еще одну или две демонстрации с каждым, чтобы получить более подробный анализ программного обеспечения. У большинства поставщиков есть бесплатные пробные версии, которые вы можете использовать для самостоятельного ознакомления с программным обеспечением. Воспользуйтесь этим временем, чтобы получить обратную связь от вашей команды и убедиться, что все уровни технических навыков в какой-то степени удобны для работы с программным обеспечением. После того, как вы немного поиграете, вы можете захотеть провести еще один раунд обсуждений с представителем вашего поставщика, чтобы задать вопросы, которые вы придумали во время пробной версии, или вовлечь в разговор других заинтересованных лиц. К этому моменту ваша организация должна иметь четкое представление о продуктах каждого поставщика и быть в состоянии принять обдуманное решение о покупке.

Мы объединили наше потрясающее  программное обеспечение CMMS Основы и не только Руководство для вашего удовольствия от загрузки здесь! Не хотите читать всю серию блога? Тогда получите его сейчас.

Нажмите здесь, чтобы ознакомиться с частью 3 из 7 Экспертной серии CMMS. Узнайте о фундаментальных различиях между тремя типами настройки CMMS.