Сложность обновления бумажных рабочих инструкций

Ключевым элементом промышленной документации, режим работы является основной поддержкой, которая позволяет операторам ориентироваться при выполнении задач, присущих их соответствующим рабочим местам. Поэтому для компании жизненно важно, чтобы эти документы были не только идеально четкими и разборчивыми, но и не содержали ошибок, которые могли бы привести к несоответствиям при выполнении операций.

Обновление бумажных рабочих инструкций:пустая трата времени и энергии

По мере того, как среда, в которой работает компания, развивается и становится динамичной, то же самое должно происходить и с тем, как она работает и производит. Рабочие инструкции не могут оставаться замороженными во времени, поскольку они должны адаптироваться к появлению новых факторов:новых стандартов, новых инструментов, новых процессов, новых требований и т. д. Кроме того, ошибки или источники неэффективности и несоблюдения могут быть обнаружены. обнаруживаются в этих рабочих инструкциях после их применения в полевых условиях.

Поэтому в эти операционные процедуры необходимо вносить регулярные изменения, а это означает, что они должны обновляться каждый раз. Однако это, очевидно, серьезная проблема при работе с традиционными бумажными носителями. .

Это означает, что все копии старых версий (устаревшие) рабочих инструкций должны быть изъяты из обращения, чтобы ни один работник не использовал их для выполнения своей работы. Следующим шагом является перепечатка носителя, а затем обеспечение наличия у всех операторов обновленных документов после проверки различными заинтересованными сторонами (менеджером по производству, менеджером по качеству, операторами, которые также могут участвовать в этих обновлениях…). Все это мобилизует ресурсы (материальные и человеческие), энергию и время.

Поэтому обновлять бумажные документы невозможно без определенного количества отходов, не говоря уже об экологических последствиях, поскольку бумага является перерабатываемым материалом, но представляет собой значительное количество потенциальных отходов.

Сложности в управлении документами и их защите

Поскольку корпоративная документация должна храниться в архиве, легко представить объем документов, которые необходимо хранить и управлять ими по мере их накопления. Для них требуется выделенное пространство со значительными материальными ресурсами (шкафы, шкафы для документов, защита от износа и т. д.) и организационными ресурсами.

Обновление рабочих инструкций также создает проблему безопасности и конфиденциальности. Существует проблема безопасности, поскольку любая бумажная основа может быть изменена или даже уничтожена в случае аварии, неправильного обращения или стихийного бедствия (пожар, наводнение…). Что касается конфиденциальности, то есть опасения по поводу возможной утечки данных конкурентам, поскольку бумажные документы могут быть скрыты и использованы не по назначению.

Проблемы, решение которых приносит сам факт перехода на цифровые технологии. При надлежащей защите оцифрованные операционные процедуры менее уязвимы к этому риску раскрытия информации. Более того, рабочие инструкции, хранящиеся и доступные на цифровых носителях, не могут быть утеряны или уничтожены так же, как бумажные документы. Дематериализация также упрощает доступ к новым, измененным и обновленным документам. Они автоматически и быстро передаются на терминалы, используемые операторами на местах.

Picomto — ведущее в Европе программное обеспечение для цифровых рабочих инструкций. Свяжитесь с нами, чтобы узнать больше.