Снижение риска с помощью систем управления персоналом

Управление персоналом на производстве или в любом другом бизнес-секторе в цепочке поставок - это жонглирование бизнес-лидерами и специалистами в области управления персоналом.

Сейчас, как никогда раньше, рабочие места тщательно и одновременно управляют графиком смен и помогают обеспечить безопасность работников, отслеживая управление персоналом, чтобы улучшить их способность соблюдать усиленные правила охраны труда и техники безопасности.

Многие организации полагаются на планы действий на случай непредвиденных обстоятельств, чтобы учитывать новые и развивающиеся нормативные документы по охране труда и технике безопасности по мере их появления, которые могут оставлять пробелы в ключевых процессах и подвергать компании различным комплаенс-рискам. По мере того, как предприятия вступают в следующую фазу нормальной жизни, крайне важно, чтобы они продолжали защищать сотрудников и сокращать возможные сбои в цепочке поставок за счет совершенствования стандартных операционных процедур.

Поскольку производители борются с бюджетными ограничениями во время пандемии, управление персоналом снижает риски на рабочем месте, а также снижает расходы. В частности, системы управления персоналом:

• Уменьшить количество ошибок . Таблицы, часы с ручным управлением и бумажные табели учета рабочего времени созрели для человеческой ошибки. Автоматизация функций управления персоналом снижает вероятность ошибок. Точное хронометрирование может повысить продуктивность сотрудников и прибыльность организации.
• Повышайте эффективность. Специалисты по персоналу и расчету заработной платы уже имеют дело с беспрецедентно сложными рабочими нагрузками. Функции автоматического управления персоналом могут облегчить административную нагрузку за счет сокращения времени обработки платежной ведомости, оптимизации льгот и регистрации, а также упрощения процессов управления персоналом. Уменьшение количества этих трудоемких задач позволяет персоналу отдела кадров сосредоточиться на более широкой картине.
• Соблюдайте нормативные требования. Автоматизация управления персоналом позволяет отслеживать и регистрировать температурные проверки (если применимо) и гарантирует соблюдение уровней производительности. Инвестируя в решение для управления персоналом, работодатели перекладывают на аутсорсинг свои комплаенс-риски. Они могут полагаться на технологии под руководством экспертов, чтобы применять соответствующие расчеты в нужное время.
• Уменьшите физический контакт. Решения для бесконтактного управления персоналом снижают риск передачи вирусов, таких как COVID-19 и грипп. В сочетании с дополнительной технологией безопасности и благополучия для измерения дистанции и взаимодействия сотрудников организации могут эффективно оптимизировать компоновку рабочего пространства, чтобы гарантировать безопасность сотрудников, не препятствуя производству.
• Предоставьте устройства для проверки здоровья . Теперь у работодателей есть возможность использовать устройства для проверки температуры непосредственно в своих часах, но им следует выбрать систему, которая не хранит и не отображает информацию о температуре, поскольку это может привести к судебному разбирательству HIPAA в отношении работодателя.

Во время пандемии гибкость при смене графика стала критически важной для соблюдения протоколов социального дистанцирования. Однако это легче сказать, чем сделать. Учитывая сложность планирования производства, жизненно важно открыть каналы связи и положиться на надежную автоматизацию.

Без четкой стратегии планирования смен, возможно, на круглосуточной основе, цепочка поставок сталкивается с задержками, не соблюдает правила профсоюзов или ставит под угрозу жизнь рабочих. Например, сотрудники, которым поручено работать на определенной работе, для которой они не имеют квалификации, подвергаются риску как для собственной безопасности, так и для других.

Помимо того, что правильные люди занимают правильные роли, эффективная стратегия планирования смен может включать в себя поэтапные смены, большие перерывы или увеличенные часы работы.

Итак, как лидеры бизнеса могут справиться с этими новыми проблемами? Одним из способов может быть создание расписания на основе правил с помощью автоматизированного инструмента с настраиваемой панелью управления. С помощью этой технологии система планирования организации может автоматически учитывать необходимые сертификаты и навыки, а затем составлять график сотрудников, которые соответствуют этим требованиям. Кроме того, автоматизация упрощает соблюдение государственных, местных, федеральных правил и правил профсоюзов, применимых к конкретной организации.

Технология составления расписания также может помочь гарантировать, что каждая смена должным образом укомплектована квалифицированными рабочими, которые соблюдают кадровые правила. Инструмент планирования на основе правил ограничивает сверхурочную работу и заполняет пробелы, вызванные болезнью или отсутствием. В конце концов, он помогает производственным предприятиям, избегая чрезмерного или неполного расписания, минимизируя затраты и текучесть кадров, а также максимизируя производительность и удовлетворенность сотрудников.

Системы управления персоналом с уведомлениями сотрудников держат каждого сотрудника в курсе, смягчая влияние изменений графика в последнюю минуту и, в конечном итоге, помогают удерживать лучших сотрудников, сокращая перерывы в их профессиональной и личной жизни. Уведомления позволяют сотрудникам управлять уходом за детьми и транспортом, соблюдая при этом трудовое законодательство городов и штатов.

Хотя составление расписания может быть трудным балансом, использование автоматизированного настраиваемого программного обеспечения для составления расписания может держать организацию в курсе за смены, укомплектованные хорошо укомплектованными квалифицированными и довольными людьми.

Защита работников и снижение рисков для здоровья и безопасности может улучшить способность компании расти после неспокойного года. Используя систему управления персоналом, организации могут улучшить политики и уменьшить потенциальные нарушения в цепочке поставок.

Дженна Добровольны, менеджер группы по продуктам Ascentis .