Четыре способа оптимизации бизнес-процессов для снижения риска

Каждый день мы взаимодействуем с новыми технологиями, которые намного более продвинуты и сложны, чем мы могли представить несколько лет назад. С большинством этих изменений наш опыт стал более эффективным, быстрым и безопасным.

Этого нельзя сказать о бизнес-платежах. По мере развития цепочек поставок и платежных технологий не все компании смогли упростить свои процессы и добиться максимальной эффективности. Компании часто имеют сотни или даже тысячи поставщиков в рамках своей цепочки поставок, у всех из которых, вероятно, разные предпочтительные способы оплаты и условия оплаты. Если со временем не контролировать, это приведет к значительным потерям и неэффективности платежных процессов и может поставить ваш бизнес в рискованное положение, связанное с хранением большого количества информации о банковских счетах этих поставщиков.

Просто жить с этой сложностью уже невозможно. Необходимость совершать множество платежей между предприятиями и между предприятиями и потребителями сделала среднюю цепочку поставок более похожей на сеть поставок. Быстрая и безопасная оплата этим поставщикам и потребителям, особенно в разгар продолжающихся проблем непрерывности бизнеса, связанных с COVID-19, превращает проверки и ручные процессы в кошмар.

Текущий момент дал понять, что наш подход к платежам в цепочке поставок должен измениться несколькими способами. Давайте посмотрим на них, а также на простые (хотя и не всегда простые) изменения, которые ваш бизнес может внести, чтобы упростить и повысить эффективность работы.

Мошенничество растет, а эффективность - нет

Мы должны начать с чековых платежей, потому что в прошлом году Ассоциация финансовых специалистов сообщила, что около 50% платежей по-прежнему производятся чеками. Эти платежи всегда были подвержены мошенничеству и были относительно медленными, а манипулирование чеками означает, что ваша финансовая команда потратит много часов, которые можно было бы лучше потратить на важные проекты. Хотя с появлением новых технологий проверки со временем стали более безопасными, они остаются медленными и подвержены мошенничеству.

Для предприятий, которым необходимы глобальные платежи, нельзя полагаться на чеки. Традиционные методы международных платежей являются медленными, дорогостоящими и не имеют своевременности, необходимой при отправке денег по всему миру, особенно в сегодняшних условиях.

Если бы это была единственная проблема с чековыми платежами, вы могли бы скрипеть зубами и пережить это еще некоторое время. К сожалению, пандемия заставила даже сложные AP-департаменты столкнуться с проблемами непрерывности бизнеса, усугубляемыми ручными процессами и бумагой. Например, организации высшего образования уже боролись с летом, когда сотрудники работали удаленно и, возможно, им придется снова оказаться здесь осенью или зимой из-за вспышек COVID, что делает очевидной необходимость автоматизации и удаленного доступа.

Повсеместный переход к удаленным процессам также привел к резкому росту мошенничества:Федеральная торговая комиссия сообщила о 13,4 млн долларов коммерческих убытков США из-за COVID-19 в этом году. Всего за первый квартал 2020 года, до того, как пандемия закрыла офисы по всей стране, PYMNTS.com сообщил, что компании совершили на 33% больше платежей, связанных с программами-вымогателями, и эта цифра, несомненно, увеличилась.

Проблема усугубляется тем, что почта США страдает замедлением, и даже небольшие задержки в ожидаемом прибытии чека могут оказать существенное влияние на ваших партнеров-поставщиков. Со временем и при множественных платежах это может создать трения между вашей организацией и их, а также усугубить ситуацию как для вашей службы AP, так и для их отдела AR.

Согласно Ardent Partners, 60% отделов AP говорят, что время, необходимое для утверждения счетов и платежей, является главной проблемой, с которой они столкнутся в 2020 году и в последующий период, что добавляет еще один уровень сложности и разочарования к процессу оплаты поставщикам. . Это особенно актуально для малых предприятий с крупными сложными цепочками поставок, таких как семейные производители или фирмы по недвижимости, у которых сегодня может не быть персонала или инфраструктуры, чтобы освободиться от медленных ручных процессов.

Когда вы добавляете безопасность, ручные процессы и переход к удаленной работе к существующей неэффективности, проблемы с эффективной оплатой вашей цепочки поставок и удовлетворением потребностей поставщиков становятся очевидными. Поставщики

Как снизить сложность и риск мошенничества

В этом и состоит проблема. Теперь вопрос просто в том, как вы это решить.

К счастью, это не так страшно, как кажется. Для большинства предприятий оптимизация платежей в цепочке поставок при одновременном повышении их эффективности и безопасности может быть достигнута четырьмя способами, каждый из которых опирается друг на друга. Давайте сейчас обрисуем их.

• Оптимизация ключевых функций с помощью цифровых процессов . Это идеальное время, чтобы проявить безжалостность, когда дело доходит до повышения эффективности ваших платежных процессов. Если вы переходите на электронные платежи и работаете над безопасностью платежей, вы освободите время для своих сотрудников, чтобы они могли сосредоточиться на общих вопросах. Одним из таких элементов общей картины может стать дальнейшая оптимизация ваших платежей, поскольку простое получение чеков из вашего платежного микса меняет правила игры, особенно для производителей, поставщиков медицинских услуг и других вертикалей с обширными цепочками поставок.

Один из лучших способов сделать это - провести аудит вашей совокупности поставщиков и убедиться, что вы знаете, кому вы делаете платежи чаще всего, насколько велики эти платежи и как они повторно платят. Это может помочь вам расставить приоритеты, кого вы должны привлекать к работе с виртуальной картой и ACH, где ваши сотрудники должны вмешиваться, чтобы сохранить отношения с поставщиками, и даже там, где вы можете подумать о внесении изменений в список поставщиков, которых вы используете. Чтобы перевести крупную цепочку поставок на цифровые платежи, нужно время, но это стоит усилий как для вашего бизнеса, так и для ваших поставщиков.

• Сделайте отношения с поставщиками приоритетными. Поставьте себя на место поставщика, который отправляет вам счет по электронной почте, не имеет возможности увидеть, когда этот счет утверждается, а затем обнаруживает, что долгое время ждет получения чека. В этом случае ваш AP-отдел - это скорее неприятность, с которой им приходится иметь дело, чем стратегический партнер, и ваши отношения с этим поставщиком могут пострадать.

Предоставление способа отслеживать статус их счетов, в идеале через безопасный цифровой портал, может творить чудеса. Предоставление безопасных цифровых платежей с расширенной информацией о денежных переводах и подробностями истории платежей упрощает внесение наличных и улучшает ваше положение в отношениях с партнером. Улучшение условий оплаты означает улучшение отношений с поставщиками, особенно для малых предприятий, которые, вероятно, очень зависят от своевременной оплаты.

• Улучшение процессов и технологий безопасности . Если у вас есть реквизиты банковского счета поставщика, вы можете серьезно пострадать от мошенничества. Если вы цепляетесь за процессы, которые десятилетиями служили вам, но не подходят на данный момент, вы принимаете риски так, как не должно быть в бизнесе. Если ваши сотрудники не обучены тому, что делать, если они получают подозрительный запрос на платеж, находясь удаленно, это потенциально серьезная проблема.

Поиск платежной сети с надежной защитой - отличный первый шаг, поскольку он может устранить как риск хранения этих данных банковского счета, так и некоторые риски, связанные с ошибками персонала. Переход на цифровые платежи, который, как мы надеемся, будет с этим, устранит некоторые из традиционных рисков мошенничества, связанных с чековыми платежами, но вы все равно захотите ввести защитные меры, такие как многофакторная аутентификация, в свои учетные записи и обучить персонал передовым методам, включая поиск в Google чтобы номер телефона, по которому запрашивается изменение банковского счета, соответствовал номеру телефона вашего поставщика.

• Найдите правильное решение. В конечном итоге, если у вас нет ресурсов для создания собственного решения AP с нуля, вам нужно будет найти партнера, который сможет внести такие изменения за вас. Ищите того, кто занимается автоматизацией с помощью цифровых платежей, может похвастаться надежными протоколами и технологиями безопасности платежей и может четко и кратко объяснить вам, как партнерство с ними позволит вам упростить и упростить платежи в цепочке поставок. Вам нужно убедиться, что это решение легко интегрируется с вашей ERP и существующими отношениями с банком, чтобы избежать дополнительной работы и головной боли.

Мы никогда не вернемся к передаче платежей поставщикам и обратно, но сложность, которая десятилетиями определяла платежи в цепочке поставок, все еще может быть устранена. Лучшая автоматизация, лучшая безопасность и лучшая видимость могут помочь вам в этом, и сейчас нет времени, чтобы что-то менять.

Билл Уордвелл - старший вице-президент по стратегии, продуктам и бизнес-операциям компании Bottomline Technologies.