Три проблемы с оплатой труда, которые могут решить технологии

Точный учет рабочего времени имеет решающее значение для управления затратами на рабочую силу с целью достижения рентабельности строительного бизнеса, отделяя успешный бизнес от всего остального.

Если затраты на рабочую силу не распределены по правильному проекту или задаче, или количество выполненных работ неправильное, сложно контролировать бюджет проекта. Точность напрямую влияет на прибыль или убытки проекта.

Эффективная калькуляция затрат на работу и учет рабочего времени настолько хороши, насколько хороши собранные данные. К счастью, сегодняшние облачные решения в реальном времени могут упростить эти процессы, а также соединить другие ключевые точки данных в бизнесе. За счет интеграции программ бухгалтерского учета, расчета заработной платы, калькуляции затрат, учета рабочего времени, управления активами и ERP правильное решение обеспечивает большую прозрачность для всех и позволяет лучше принимать решения в процессе.

Ниже приведены три вызывающих головную боль сценария, с которыми подрядчики и руководители обычно сталкиваются при работе с системами расчета стоимости работ и учета рабочего времени, а также идеи о том, как повышение уровня может снизить стресс, уменьшить человеческие ошибки и помочь увеличить прибыль проекта.

Головная боль №1:отслеживание рабочего времени и постоянно меняющиеся задачи. Отслеживание рабочего времени и производительности команды зависит от того, насколько точно каждый ее член ведет табель рабочего времени на бумаге или в виде таблиц. Но на их заполнение не только требуется драгоценное время, но и, скорее всего, будут несоответствия. Часто эти табели заполняются через несколько дней или даже недель спустя после того, как работа была сделана. Кроме того, члены группы могут непреднамеренно ввести или записать неактивные коды стоимости, пропустить часы или переоценить время, проведенное на месте или работая над определенной задачей.

Облачное отслеживание рабочего времени в режиме реального времени устраняет эту проблему, обеспечивая точную калькуляцию затрат на строительные работы. Вместо того, чтобы ждать заполнения бумажных табелей учета рабочего времени или электронной таблицы, каждый член команды открывает облачное приложение на своем телефоне, аутентифицируется с помощью ПИН-кода, выбирает проект, над которым они работают, выбирает задачу, которую они будут выполнять, и выбирает кусок оборудования, которое они будут использовать для выполнения своей работы в течение дня. После того, как они подтвердят свои записи, приложение сделает селфи сотрудника и подтвердит его физическое местонахождение. Функция распознавания лиц в приложении сравнивает селфи-фотографию сотрудника с фотографией в его профиле и помечает любые проблемы предупреждением о несоответствии.

Решение для отслеживания рабочего времени с распознаванием лиц повышает точность затрат на работу, потому что подрядчики знают, что нужный человек распределяет рабочее время для соответствующего проекта с полной точностью. Когда приложение для учета рабочего времени интегрируется с системой планирования ресурсов предприятия или расчета заработной платы, данные о стоимости работы доступны и утверждаются в облаке. Затем информация в конечном итоге помещается в соответствующие поля данных для обработки и составления отчетов. Когда команда переключается с одной задачи на другую, например, смешивания цемента, на заливку цемента, каждый член команды просто выбирает следующую задачу, не отвлекаясь от предыдущей задачи. Каждое изменение задачи занимает менее трех секунд. Сотруднику нужно уходить только после того, как он закончил работу в течение дня.

Лучший способ получить наиболее точную стоимость работы - это собирать данные о стоимости работы по мере необходимости. Сотрудники по-прежнему могут фиксировать затраты на работу и приходить и уходить, даже когда нет доступа в Интернет или адекватной мобильной передачи данных.

Отслеживание в реальном времени дает подрядчикам лучшие данные для точных отчетов о стоимости работ и фиксирует в реальном времени ход выполнения проектов, выявляя проблемы в самый ранний момент. Это дает подрядчикам наилучшую возможность защитить прибыль проекта.

Головная боль №2:работа с данными, которые не синхронизируются между приложениями. Подрядчики годами использовали технологии для повышения точности расчета стоимости работ. Некоторые до сих пор используют бумагу. Другие используют электронные таблицы или другое автономное программное обеспечение. Возможны умеренные улучшения от перехода к электронным таблицам по сравнению с методами сбора, написанными от руки, но большинство электронных таблиц содержат ошибки вычислений или ввода. Многие компании собирают данные на бумаге, добавляют их в электронные таблицы, а затем снова вводят в программное обеспечение.

По-прежнему существует множество возможных ошибок и пробелов, которые тратят время и вызывают проблемы с точностью. Простой сбор данных или ошибка ввода могут привести к дорогостоящим предположениям. Для сравнения:современная интегрированная система с элементами управления позволяет синхронизировать все данные о стоимости работ. Подобные ограждения помогают подрядчикам улучшить свои затраты на работу, чтобы их прогнозы были точно согласованы с работой, которая в конечном итоге будет выполнена.

Когда ERP и системы расчета заработной платы интегрируются в режиме реального времени с приложением для учета рабочего времени, создается взаимосвязанная система, в которой структура затрат на проект одинакова. Это гарантирует, что способ сбора данных из поля соответствует структуре данных для отчетов о затратах на работы в ERP для точного составления отчетов о затратах на работы и обработки заработной платы. Кроме того, если в промежуточный поток проекта добавляются новые задачи из-за изменения порядка, интеграция ERP автоматически добавит задачу в приложение для учета рабочего времени, чтобы полевой сотрудник мог выбрать новую задачу. Кроме того, при более продвинутой интеграции будут отображаться только коды затрат для конкретного проекта, чтобы сотрудники не могли выбрать неправильный код затрат.

Решение для учета рабочего времени отражает структуру затрат проекта в ERP, так что руководители знают, как влияет на их трудовой бюджет проекта, а также имеют возможность выявлять ожидаемые перерасходы бюджета достаточно рано, чтобы принимать своевременные решения, чтобы помочь сохранить свой проект. бюджет.

Вот гипотетический пример:бригада бетонных тротуаров приходит на работу. Когда они приходили, новый код стоимости из ERP был добавлен в приложение для учета рабочего времени из вчерашнего заказа на изменение, например, добавление арматурного коврика на тротуар. Руководитель сообщает об этом сотруднику, и сотрудник может выбрать новую задачу. Невозможно ошибиться или использовать код для другого проекта, в другой день или с другой скоростью. По мере того, как команда выполняет свои задачи, приложение для учета рабочего времени и система ERP постоянно обмениваются данными, давая руководителю постоянную обновленную информацию об их трудовых и производственных итогах. Что наиболее важно, это позволяет руководителям сравнивать предполагаемый бюджет с их фактическими затратами, чтобы они оставались вовремя и в рамках бюджета, а также обеспечивали выставление счетов и учет за весь труд, но при этом учитывали изменения или дополнения в середине проекта.

Головная боль №3:Как справиться с неэффективными ручными процессами. Перемещение данных из одного места в другое на бумаге, в электронных таблицах или в программе занимает невероятно много времени. Руководители хотят, чтобы их команды тратили свое время на работу, а не зря тратили административное время. Сегодня 26,4 % % всех строительных компаний заявляют, что ни одно из их программных решений не взаимодействует друг с другом. Именно здесь на помощь приходят интегрированные решения, помогающие сотрудникам быстро и точно выполнять простые задачи.

В облачной системе со сбором полевых данных в реальном времени отчеты о стоимости работ создаются на основе самых последних данных, показывая текущее состояние каждой задачи по каждому проекту. Эта информация дает подрядчикам ясность в отношении изменений статуса проекта по мере их возникновения и позволяет им быстро принимать решения, когда необходимо внести корректировки.

Другой пример. Используя бумажные табели учета рабочего времени, клерк по расчету заработной платы должен вручную ввести информацию о заработной плате в систему расчета заработной платы, а затем бухгалтер или руководитель проекта должен ввести количество часов для каждого кода затрат и назначить их для правильного проекта. Затем им необходимо ввести объемы производства по коду затрат в ERP, программное обеспечение для оценки или электронную таблицу. Клерк по расчету заработной платы может потратить до пяти минут на ввод данных для каждого сотрудника, а бухгалтер или руководитель проекта потратит не менее этого времени на ввод данных о стоимости работы в ERP. Приложение для отслеживания времени в реальном времени мгновенно записывает их записи времени, завершенные производственные единицы и распределение затрат на работы, а также интегрирует эти данные в платежную ведомость и систему ERP.

Сотрудники строительной компании тратили от четырех до пяти часов в день вручную, вводя данные о заработной плате и следя за тем, чтобы время их сотрудников было привязано к нужному проекту. Им также пришлось сканировать и систематизировать документы для цифрового хранения. Когда они перешли на облачное приложение для учета рабочего времени и собрали данные о трудозатратах и ​​затратах на работу в режиме реального времени, они сократили ручные операции до одного часа в день, что привело к увеличению производительности на 78%.

У каждого строительного объекта есть свой набор движущихся частей, которые могут отвлечь внимание руководителя. Будь то оптимизация учета рабочего времени, повышение стоимости работ или передача важных данных из одного отдела в другой, облачное решение в реальном времени устраняет невынужденные ошибки, делает ставки более конкурентоспособными и избавляет от ненужных головных болей.

Майк Меррилл - соучредитель и главный операционный директор WorkMax .