Роль роботизированной автоматизации процессов в сфере недвижимости

RPA играет важную роль в преобразовании традиционных секторов, таких как недвижимость.

Роботизированная автоматизация процессов, или RPA, играет важную роль в преобразовании отрасли недвижимости. Эта технология позволит компаниям, занимающимся недвижимостью, автоматизировать трудоемкие ручные задачи и позволит специалистам по недвижимости тратить больше времени на задачи, повышающие ценность бизнеса.

В этой статье мы рассмотрим, почему индустрия недвижимости должна внедрить RPA, преимущества, проблемы, влияние на те компании, которые не внедряют робототехнику, а также два тематических исследования, подтверждающих эту точку зрения.

Индустрия недвижимости:неэффективность бэк-офисных процессов

В настоящее время организации, занимающиеся недвижимостью, — как и многие в традиционных отраслях — сталкиваются с проблемой повышения эффективности бэк-офисных процессов. Некоторые действия, такие как управление документами, обработка счетов и извлечение данных из этих документов, требуют много времени и внимания.

Эти задачи, конечно, чрезвычайно важны, но для их выполнения требуется значительное количество времени и труда.

В последнее время, по словам Ранджита П.В., вице-президента по технологиям в Retransform, компании, работающие с недвижимостью, теперь «постоянно ищут способы исправить эти недостатки, одновременно снижая затраты и сокращая время выполнения этих операций».

Один из лучших способов добиться этого — внедрение RPA или робототехники.

RPA позволяет организациям «легко автоматизировать такие утомительные и повторяющиеся задачи, которые требуют значительного количества времени и человеческого капитала», — добавляет PV.

Внутренний, внешний или круглосуточный цифровой работник

Исторически сложилось так, что традиционным отраслям приходилось принимать решение о том, передавать ли технологическое решение, такое как RPA, поставщику услуг на аутсорсинг или развертывать его собственными силами.

Однако теперь, согласно PV, есть и третий вариант.

«У компаний, занимающихся недвижимостью, которые хотят внедрить RPA, есть альтернативный вариант — виртуальный помощник или виртуальный сотрудник выполняют эти действия по внедрению нового технологического решения», — говорит он.

Преимущества RPA

Использование RPA в сфере недвижимости дает много преимуществ.

Внедрение технологии повысит эффективность многих задач, поскольку в цифровой среде они будут выполняться намного быстрее.

Эта автоматизация повторяющихся задач и сокращение времени выполнения задач благодаря ботам, работающим круглосуточно и без выходных, приведут к экономии средств.

Точность выполнения таких задач, как ввод данных, также значительно повысится, потому что после того, как бот запрограммирован, ничто не будет отвлекать или сбоить.

Последним и, пожалуй, самым важным преимуществом является экономия времени сотрудников за счет автоматизации ручных задач. Сотрудников можно перевести в другие области, где требуется человеческий контакт, более инновационные области или деятельность, приносящую доход.

«Принятие RPA освобождает от оценки человеческих ресурсов. А с точки зрения соответствия, как только вы определите границы, боты будут работать в них и обеспечивать соответствие вашего бизнеса», — добавляет PV.

Примеры

Чтобы продемонстрировать преимущества RPA в секторе недвижимости, в частности, компания PV представила два тематических исследования.

<сильный>1. Логистика недвижимости

Клиент является мировым лидером в сфере логистической недвижимости, ориентированным на быстрорастущие рынки с высокими барьерами. Публичный инвестиционный фонд недвижимости (REIT), клиент предлагает своим клиентам и инвесторам самую современную и географически разнообразную платформу распределения пространства в мире. Клиент известен своим непревзойденным обслуживанием клиентов и приверженностью устойчивому развитию.

Случай использования

Клиент использует Salesforce для управления своими бизнес-возможностями, а Yardi Voyager — для управления арендой. Возможности (новые договоры аренды и договоры продления аренды) сначала вводились в Salesforce, а после закрытия договоры аренды вводились вручную в Yardi Voyager. Этот процесс отнимал много времени и был подвержен человеческим ошибкам. Кроме того, ввод одной аренды в Yardi Voyager занимал 50 минут.

Чтобы преодолеть эти проблемы, клиент искал решение, отвечающее следующим критериям:

• Автоматизируйте создание договоров аренды в Yardi Voyager, используя закрытую бизнес-возможность из Salesforce.
• Отслеживайте любые ошибки во время процесса с помощью снимков экрана и уведомлений.
• Уведомления об успешном создании аренды в Yardi Voyager.
• Ведение контрольного журнала для сквозного процесса.

Предоставлено решение

Благодаря обширному опыту Retransform в области недвижимости и RPA команда помогла разработать жизнеспособное решение для автоматизации ручного процесса ввода данных об аренде в Yardi Voyager с использованием информации, уже доступной в Salesforce.

Чтобы удовлетворить требования клиента, Retransform спроектировала и разработала комплексное решение RPA, включающее в себя BOT, извлекающий закрытые возможности из Salesforce и создающий / изменяющий эти договоры аренды в Yardi Voyager.

Преимущества

Время ручной обработки для создания аренды в Yardi Voyager составляло более 50 минут на каждую аренду. BOT может выполнить то же самое менее чем за 10 минут. Это привело к значительной экономии времени, точности вводимых данных и экономии ресурсов для клиента.

<сильный>2. Коммерческая недвижимость

Клиент является лидером отрасли и одной из крупнейших организаций в сфере коммерческой недвижимости и финансов. Имея более чем пятидесятилетний опыт, они специализируются на создании, развитии и поддержке компаний-членов, которые предоставляют услуги, связанные с коммерческой недвижимостью, и альтернативных инвестиционных фондов, включая товарищества с ограниченной ответственностью, институциональные фонды, а также незарегистрированные и зарегистрированные на бирже REIT.

Случай использования

Клиент переносил свою ERP-систему с JD Edwards на Yardi. Объем данных (~ 500 ГБ), которые нужно было перенести, был огромным. После миграции необходимо было проверить точность переносимых данных. Это включало сравнение данных исходной системы (JDE) с системой назначения (Yardi). Если бы эта проверка выполнялась вручную, команде потребовалось бы несколько месяцев, чтобы выполнить задание.

Клиенту требовалось автоматизированное решение для проверки точности данных для следующих объектов:

•  Свойства
• Аренда
• Единицы
• Балансы GL:дочерние и дополнительные сегменты книги
• Баланс GL:комбинированный бюджет
• GL:по сегментам
• Книга GL
• GL:уровень компании
• Запись о продажах

Предоставлено решение

Чтобы удовлетворить требования клиента, Retransform спроектировала и разработала решение RPA, включающее разработку нескольких BOT, которые будут работать круглосуточно и без выходных. Эти BOT будут сравнивать данные JDE с Yardi на предмет точности. Шаблоны отчетов JDE были сопоставлены и предварительно определены с использованием уникальных идентификаторов Yardi.

BOT извлекал данные из отчетов JDE, искал соответствующие записи в Yardi и сравнивал каждую точку данных. В конце процесса BOT создал отчет о сверке, в котором были отмечены все несоответствия, обнаруженные в точках данных в процессе проверки.

Преимущества

Время ручной обработки для проверки данных могло занять более 2 месяцев. BOT может выполнить то же самое за две недели, что значительно сэкономит время и ресурсы для клиента. Кроме того, BOT быстро выделил все несоответствия, которые были исправлены вручную до запуска приложения.

Проблемы

Несмотря на очевидные преимущества, как показано выше, внедрение относительно новой технологии, такой как RPA, в традиционную отрасль сопряжено с рядом проблем.

Есть поздние последователи, когда дело доходит до новых технологий, потому что в таком секторе, как недвижимость, основное внимание уделяется покупке, продаже и аренде площадей — мало внимания уделяется технической стороне вещей с точки зрения совета директоров и всей организации. если вы не работаете в ИТ-команде.

Термин «роботизированный процесс, автоматизация» пугает людей, работающих в сфере недвижимости, и есть и другие серьезные факторы, сдерживающие внедрение этих новых технологий.

«Одним из них является управление изменениями, — говорит П.В. «Организации должны иметь лидера, который может способствовать внедрению чего-то вроде RPA во всей организации.

«Еще одна задача заключается в том, чтобы определить правильный процесс для активации, поскольку существуют определенные правила, которым необходимо следовать при реализации RPA».

Чтобы преодолеть эту проблему, PV предлагает модульную реализацию RPA.

«Начните с малого и автоматизируйте низко висящие плоды. Как только остальная часть бизнеса поймет преимущества этих быстрых побед и увидит дополнительные улучшения, более широкое внедрение технологии будет более плавным и вызовет меньше сопротивления», — говорит он.

Нет сомнений в том, что, несмотря на проблемы, RPA набирает обороты и прочно закрепляется в секторе недвижимости, в первую очередь потому, что идея заключается в том, чтобы заниматься улучшением процессов, и бизнес-пользователи могут относиться к этому.

RPA — конкурентное преимущество в сфере недвижимости

Компании в сфере недвижимости, которые не используют RPA и аналогичные технологии, будут бороться за конкуренцию с другими компаниями, которые внедряют эту технологию. Внедрив RPA, дальновидные мыслители станут более эффективными, чем их конкуренты.

«RPA — это, прежде всего, неинвазивная технология с очень низким уровнем риска. Организациям не нужно вносить большие изменения в свои системы, и это повышает эффективность компании, качество работы, время выполнения работ, удовлетворенность клиентов и многое другое. Развертывание RPA дает много преимуществ, но с минимальным риском».