Как стратегии управления изменениями в Cision и Morgan Stanley способствуют внедрению автоматизации

Сьюзен Стил, глобальный директор по персоналу (HR) Cision, и Кэтрин Ветмур, международный директор по информационным технологиям (CIO) Morgan Stanley, присоединились к нам на FORWARD III, крупнейшем собрании экспертов и практиков роботизированной автоматизации процессов (RPA). В качестве участников дискуссии они обсудили стратегии управления изменениями, которые помогли добиться успеха автоматизации в их компаниях.

Во многих компаниях управление изменениями носит реактивный характер. Новые технологии ставят новые задачи, и компании реагируют, пытаясь сбалансировать преимущества новых инструментов с изменениями, которые сотрудники могут счесть неудобными.

Внедрение технологий автоматизации требует другого подхода

Компании, которые хотят оставаться конкурентоспособными, должны развивать мышление «автоматизация прежде всего». Однако автоматизация мышления в первую очередь означает также разработку упреждающих стратегий управления изменениями.

Позволить самым опасливым сотрудникам возглавить RPA

Первое видение автоматизации вдохновляет, но оно может быть абстрактным для повседневной работы и повседневного стресса. В отличие от других технологий, RPA может взять на себя целые задачи. Это может быть пугающим.

В Cision Стил преодолела этот страх с помощью прозрачности, когда она «привлекла людей, на чьи роли напрямую влияет RPA, и сделала их частью команды, которая на самом деле руководит».

Создание команды лидеров из людей, которых больше всего затронет автоматизация, дало Cision группу влиятельных евангелистов.

"Внезапно многие проблемы управления изменениями, которые, как мы думали, могли исчезнуть",

Ее команда превратила беспокойство в волнение. Затем они могли распространить это чувство по всей организации.

По мере того, как сотрудники начинают ощущать возможности программных роботов, они начинают определять варианты использования автоматизации в своих обычных рабочих процессах. Благодаря роботизированному центру передового опыта (CoE), который направляет сотрудников, роботы могут быть полезными для сотрудников, не пугая их.

Ветмур сказал, что ответственность Совета Европы не должна заключаться в том, чтобы «внедрить все». Вместо этого «они должны быть теми, кто ставит барьеры вокруг автоматизации».

Контролируя управление изменениями, управление рисками и проблемы политики, ваш центр сертификации может «упростить другим людям реализацию того, что им нужно, и позволить более широким подразделениям организации заниматься реализацией».

Важным фактором успеха, по словам Ветмура, является демонстрация сотрудникам «своего пути вперед после того, как они закончат автоматизацию» и «следующей задачи, которую они смогут выполнить» благодаря этому.

Расширение прав и возможностей сотрудников — это не разовое мероприятие. Эффективное управление изменениями требует, чтобы организации замыкали цикл, показывая сотрудникам, с чего начать, к кому обратиться за помощью и как оставаться вовлеченными.

В идеале некоторые из этих наделенных полномочиями сотрудников также начинают отстаивать автоматизацию в своих отделах. Посмотрите наш веб-семинар по запросу Выявление лидеров автоматизации с помощью Automation Hub чтобы помочь определить чемпионов в вашей организации.

Связь автоматизации с историей технологических изменений

В Morgan Stanley технологии всегда были необходимы для успеха бизнеса. «Что на самом деле происходит в Morgan Stanley, — сказал Ветмур, — так это то, что мы постоянно трансформируем и все больше используем технологии». Она подчеркнула, что программные роботы — это не все; они являются частью «технологического инструментария».

Автоматизация, какой бы преобразующей она ни была, должна четко соответствовать вашим бизнес-целям. Таким образом, внедрению новых технологий должно предшествовать тщательное изучение ваших процессов. Вместо одноразовых действий, таких как автоматизация отдельных задач, часто оказывается более выгодным реинжиниринг целых процессов.

Чем больше вы сможете оптимизировать процесс перед внедрением роботов, тем лучше будет автоматизированный процесс. «Иногда это замедляет работу, — сказал Ветмур, — но результат получается гораздо лучше».

В UiPath мы рекомендуем поэтапный подход ко всему жизненному циклу автоматизации, начиная с научного подхода к планированию автоматизации.

С такими инструментами, как UiPath Task Mining, для выбора лучших процессов не нужно полагаться на догадки или длительные исследования. Вместо этого Task Mining позволяет вам принимать решения на основе данных и гарантирует, что ваша программа автоматизации запускается на прочной основе.

Подготовка стратегий управления изменениями для следующего поколения сотрудников

С такими программами, как UiPath Academic Alliance, по мере того, как новое поколение присоединяется к рабочей силе, они будут ожидать использования программных роботов.

Связанное чтение:Как школы вводят робота для каждого ученика

Ваши нынешние сотрудники заслуживают такой же привилегии, хотя для этого им придется кое-чему научиться. Это дополнительное обучение часто называют повышением квалификации.

Такие компании, как Amazon, инвестируют сотни миллионов долларов в повышение квалификации.

Ветмур сказал, что это повышение квалификации должно выходить за рамки предложения сотрудникам нового модного инструмента.

Чтобы в полной мере воспользоваться преимуществами автоматизации, компании должны повышать квалификацию даже тех, кто отвечает за повышение квалификации.

По словам Стила, каждая компания должна задаваться вопросом:«Готовы ли HR-функции помочь провести эти изменения и помочь обеспечить их гладкость?» В основном нет. Еще нет.

Опрос Willis Tower Watson показывает, что 86% HR-команд не определили способы повышения квалификации сотрудников, чьи роли затронуты автоматизацией. Как сказал Стил, "предстоит еще много работы, чтобы подготовить людей".

Благодаря RPA у HR-специалистов есть время для выполнения этой работы.

Программные роботы могут взять на себя повторяющиеся задачи, которые могут отвлечь HR-специалистов от творческой, ориентированной на человека работы, которую они предпочли бы выполнять. Обработка запросов на отпуск по болезни и отпуск, отправка отчетов о расходах и возмещении, а также прием на работу и увольнение сотрудников — все это идеальные варианты использования программных роботов.

Освободившись от этих задач, HR-специалисты могут уделять больше времени взаимодействию с сотрудниками, а также разработке и участию в программах повышения квалификации, которые обеспечивают процветание и автоматизацию первых компаний.

Внутреннее партнерство — основа управления изменениями

Организациям, ориентированным на автоматизацию, нужны стратегии управления изменениями, соответствующие масштабу их стратегий автоматизации. Это означает установление партнерских отношений внутри вашей организации.

Стил подчеркнул, что развитие вашего видения автоматизации в первую очередь зависит от развития «новых партнерских отношений». Когда вы управляете изменениями, единственное, что должно оставаться стабильным, — это ваша приверженность работе с коллегами.

Говоря, в частности, о директоре по информационным технологиям своей организации, Стил сказала:«Теперь мы лучшие друзья и объединились на бедре. Я не думаю, что это изменится в ближайшее время».

Именно такие тесные партнерские отношения делают возможными перемены. Когда вы внедрите RPA и превратитесь в компанию, ориентированную на автоматизацию, ваши отношения станут важным фактором, определяющим ваш успех.

Вы пропустили выступления лидеров отрасли, таких как Cision, Morgan Stanley и Blue Cross Blue Shield, на FORWARD III? Получите наш бесплатный пакет мероприятий, чтобы узнать, как ведущие мировые компании разрабатывают стратегии управления изменениями с учетом автоматизации.