Мастер отложенного обслуживания:проверенные стратегии для устранения накопившихся задолженностей

БЕСПЛАТНОЕ руководство:основные показатели обслуживания для отслеживания успеха
Основные показатели технического обслуживания, которые должен знать каждый планировщик
Получите бесплатное руководство

Отложенное техническое обслуживание – два слова, которые могут вызвать дрожь как у управляющих объектами, так и у владельцев недвижимости. Последствия отсрочки технического обслуживания могут быть серьезными:от резкого роста затрат на ремонт до угроз безопасности и снижения стоимости имущества. 

Итак, что именно влечет за собой отсроченное обслуживание? Почему это так важно? И, самое главное, как можно справиться с постоянно растущим объемом невыполненных работ по техническому обслуживанию? 

В этой статье мы приведем наглядные примеры, оценим истинную стоимость отсрочки обслуживания и дадим практические советы, которые помогут наконец начать очищать отставание в обслуживании.

Что такое отложенное обслуживание?

Отложенное техническое обслуживание — это преднамеренная задержка запланированных или внеплановых работ по техническому обслуживанию активов или объектов, которые должны были быть выполнены немедленно. Это приводит к отставанию в обслуживании, которое со временем накапливается. 

Хотя некоторые организации могут рассматривать это как временное решение бюджетных ограничений или нехватки ресурсов, долгосрочные последствия зачастую имеют далеко идущие последствия.

Вот наиболее распространенные причины отсрочки обслуживания:

• Бюджетные ограничения :Одной из наиболее частых причин отсрочки обслуживания является отсутствие свободных средств. Когда организации сталкиваются с ограниченным бюджетом, техническое обслуживание часто становится менее приоритетным, что приводит к переносу необходимых задач на более поздний срок.
• Нехватка ресурсов: Иногда, даже при наличии средств, может возникнуть нехватка рабочей силы. , оборудование , детали или опыт своевременно проводить необходимые мероприятия по техническому обслуживанию.
• Плохое планирование: Без надлежащего планирования и планирования технического обслуживания, а также упреждающего подхода задачи можно легко упустить из виду или недооценить, что приведет к неожиданным задержкам и задержкам.
• Недостаточное отслеживание активов: В более крупных организациях с сотнями или тысячами активов отсутствие надежной системы управления активами может привести к тому, что некоторые требования к обслуживанию останутся незамеченными — и их придется помещать в резерв после выявления.
• Неправильно расставлены приоритеты: Часто реактивные задачи или краткосрочные приоритеты имеют приоритет над плановым профилактическим обслуживанием, что приводит к постепенному накоплению отложенных задач.

Несколько примеров отложенного обслуживания

Пример отложенного технического обслуживания на производственном предприятии

На крупном производственном предприятии фрезерный станок с ЧПУ, необходимый для производства точных деталей, начинает проявлять признаки износа. Со временем калибровка начинает смещаться, что приводит к небольшим неточностям в изготовленных деталях. Руководство признает необходимость ремонта. Однако из-за нехватки технических специалистов, специально обученных калибровке и ремонту ЧПУ, необходимое техническое обслуживание откладывается. 

По мере того, как дни превращаются в недели, неточности становятся все более заметными, что приводит к значительному количеству бракованных деталей и, в конечном итоге, к незапланированным простоям.

Пример отложенного обслуживания из управления недвижимостью

В жилом комплексе в нескольких зданиях начинаются проблемы с кровлей. Жители сообщают о незначительных утечках, особенно во время сильных дождей. Несмотря на то, что крыши требуют немедленного внимания во избежание повреждения водой и роста плесени, управляющая компания, столкнувшись с финансовыми трудностями, решает отложить необходимый ремонт крыши до следующего финансового года. 

Эта задержка приводит к увеличению затрат на ремонт, поскольку незначительные утечки в некоторых зданиях приводят к значительным структурным повреждениям.

Пример отсроченного технического обслуживания из индустрии гостеприимства

В бутик-отеле, расположенном в туристической точке, система HVAC необходима для обеспечения комфорта гостей. Руководство отеля знает о ежегодном графике технического обслуживания данной системы отопления, вентиляции и кондиционирования. Однако из-за плохого планирования они планируют крупное мероприятие в отеле на тот же период, когда система должна проходить техническое обслуживание. Им приходится откладывать обслуживание систем отопления, вентиляции и кондиционирования, чтобы не доставлять неудобства участникам мероприятия.

Истинная цена отказа от отсроченного обслуживания

Нетрудно увидеть привлекательность отсрочки обслуживания. Откладывая определенные задачи, организации могут высвободить ресурсы для решения более насущных потребностей в краткосрочной перспективе. 

Однако, если не управлять должным образом, отложенное обслуживание может вызвать самые разные проблемы в дальнейшем:

• Увеличенные затраты на ремонт: Небольшие проблемы, которые легко устранить на начальных стадиях, могут перерасти в гораздо более дорогостоящие проблемы. Например, небольшая трещина в фундаменте здания, если ее игнорировать, может привести к значительному повреждению конструкции, требующему капитального ремонта.
• Простой в работе: Оборудование или объекты, которые не обслуживаются, могут выходить из строя чаще или неожиданно, нарушая нормальную работу. Это может привести к потере дохода, особенно в таких отраслях, как производство, где стабильность производства имеет решающее значение.
• Сокращение срока службы объекта: Активы, которые не обслуживаются регулярно, имеют более короткий срок эксплуатации.
• Угрозы безопасности: Одним из наиболее серьезных последствий отложенного технического обслуживания является потенциальная угроза безопасности, которую оно может создать из-за неисправностей оборудования, структурных сбоев и других рисков.
• Ущерб репутации: В эпоху онлайн-обзоров одна ошибка в техническом обслуживании может быстро стать достоянием общественности. Предприятия, особенно работающие в сфере гостеприимства, могут понести значительный ущерб репутации, если отложат обслуживание.
• Снижение стоимости объекта: Для управляющих недвижимостью и инвесторов в недвижимость отсрочка технического обслуживания может значительно снизить стоимость недвижимости. Потенциальные покупатели или арендаторы часто учитывают стоимость и хлопоты, связанные с устранением невыполненных работ по техническому обслуживанию при выборе объекта недвижимости.

Короче говоря, отложенное техническое обслуживание — полезный инструмент в арсенале менеджера объекта (если им не злоупотреблять), поскольку последствия могут быть ужасными.

Как начать очищать отставание в обслуживании

Годы накопления задач в сочетании с существующей повседневной рабочей нагрузкой могут сделать задачу непреодолимой. Однако при правильном подходе и структурированном плане можно будет сократить отставание до управляемого уровня. 

Эти стратегии помогут вам создать более устойчивый и эффективный режим обслуживания:от обеспечения точности вашего журнала заданий до разработки надежного плана обслуживания на будущее.

Убедитесь, что ваш журнал обновлений

Для менеджеров по техническому обслуживанию и объектам первым шагом в решении проблемы отставания в обслуживании является четкое представление о его текущем состоянии. Попытка очистить устаревшее отставание может привести к напрасной трате ресурсов и неправильному направлению усилий. 

Вот как обеспечить обновление (и постоянное) обновление вашего журнала:

• Аудит существующих записей: Просмотрите записи технического обслуживания, рабочие задания и запросы на обслуживание. Вычеркивайте выполненные задачи и добавляйте новые задачи, которые, возможно, не были зарегистрированы.
• Взаимодействуйте со своей командой: Поговорите со своими техническими специалистами. Они могут предоставить информацию о задачах, которые могли быть упущены из виду или недооценены в ваших текущих записях.
• Используйте цифровые инструменты: Рассмотрите возможность внедрения CMMS, если вы еще этого не сделали. Такие системы, как FastMaint, помогут вам расставить приоритеты, запланировать и отслеживать все задачи по обслуживанию.
• Периодически проверяйте физические проверки: Хотя записи и системы имеют ценность, ничто не заменит проверку на местах. Регулярно проводите осмотр вашего объекта, чтобы выявить любые видимые признаки износа, повреждения или другие потребности в техническом обслуживании, о которых, возможно, не было сообщено.

Обосновайте стоимость, чтобы получить больше ресурсов

Хотя реорганизация может помочь, во многих случаях будет сложно существенно сократить отставание в обслуживании без дополнительных ресурсов. Лучший способ обеспечить это — продемонстрировать финансовые последствия отсрочки обслуживания.

Убедительные аргументы, основанные на затратах, могут убедить высшее руководство в том, что им необходимо инвестировать деньги, чтобы сэкономить деньги. 

Начните с документирования непосредственных затрат. отсроченного технического обслуживания (аварийный ремонт, потеря производительности, штрафы за несоблюдение…), прогнозирование будущих расходов и выделение рисков безопасности .  

Затем проиллюстрируйте потенциальную рентабельность инвестиций — как инвестиции в техническое обслуживание сейчас могут привести к экономии в долгосрочной перспективе. Если возможно, сравните расходы на техническое обслуживание вашей организации с отраслевыми показателями или конкурентами. Это может дать представление о том, недостаточно ли ваша организация инвестирует в техническое обслуживание.

Используйте CMMS и другие записи для сбора данных. Как только он у вас появится, представьте его в ясной и убедительной форме. Используйте диаграммы, графики и другие наглядные пособия, чтобы сделать вашу позицию более убедительной для заинтересованных сторон.

Создайте план отсроченного обслуживания

Наличие плана, специально разработанного для отсроченного обслуживания, имеет решающее значение для систематического устранения и предотвращения растущего отставания.

Вот как составить эффективный план отложенного обслуживания:

1. Оцените текущую ситуацию: Начните с каталогизации всех отложенных задач. Укажите такие подробности, как характер задачи, используемое оборудование, причины отсрочки и любые связанные с этим расходы или риски.
2. Устанавливайте четкие цели: Определите, как выглядит успех. Это полная ликвидация отставания в течение года? Или решить все первоочередные задачи в течение шести месяцев? Наличие четких целей будет направлять ваши усилия и служить показателем для измерения прогресса.
3. Распределение ресурсов: Определите, какие ресурсы (персонал, оборудование, бюджет) доступны и как их лучше всего использовать для устранения отставания. При необходимости рассмотрите возможность перераспределения или приобретения дополнительных ресурсов.
4. Планирование задач: Используя систему расстановки приоритетов, описанную ниже, создайте подробный график. Убедитесь, что срочные задачи решаются в первую очередь, но также выделите время для менее срочных задач, чтобы они не стали критическими.
5. Привлекайте заинтересованные стороны: Держите другие отделы и руководство в курсе вашего плана. Их поддержка может оказаться неоценимой, особенно когда речь идет о распределении ресурсов или корректировке рабочих графиков для выполнения работ по техническому обслуживанию.
6. Отслеживание прогресса: Регулярно проверяйте состояние вашего плана отложенного обслуживания. Выполняются ли задачи в соответствии с графиком? Есть ли какие-либо новые задачи или изменения, требующие корректировок плана? Откорректируйте соответствующим образом.

Работая над существующим отставанием, начните думать о стратегиях предотвращения появления новых. Это может потребовать более активного обслуживания, лучшего распределения ресурсов или корректировки эксплуатационных процедур.

Уделяйте больше внимания профилактическому обслуживанию

Если вы хотите сократить отставание в обслуживании и предотвратить повторное накопление задач в будущем, вам необходимо переключиться с реактивного обслуживания на проактивное. 

Вы никогда не доберетесь до отложенных задач, если 80% времени вашей ремонтной бригады будет тратиться на беготню и тушение пожаров. 

Лучший способ начать проявлять инициативу — это выявить важные активы, которые исторически вызывали наибольшее количество проблем, и включить их в график профилактического обслуживания. Вы можете использовать его в качестве пилотного проекта, чтобы привить новое мышление и постепенно знакомить всю команду с новым рабочим процессом.

Внедрите четкую систему определения приоритетов работ по техническому обслуживанию

Не все рабочие задания одинаковы. Эффективное решение задач по техническому обслуживанию требует систематического подхода к расстановке приоритетов задач. 

Вот как можно создать четкую систему расстановки приоритетов:

• Распределить по срочности: Разделите задачи на такие категории, как «Критические», «Высокий приоритет», «Средний приоритет» и «Низкий приоритет». К критически важным задачам могут относиться те, которые создают угрозу безопасности или могут привести к значительным простоям в работе.
• Оцените влияние на операции: Расставьте приоритеты задач в зависимости от их влияния на общую деятельность. Оборудованию, которое играет центральную роль в вашей основной деятельности, следует уделять более высокий приоритет перед вспомогательным оборудованием.
• Учитывайте последствия для безопасности: Любые задачи по техническому обслуживанию, отсрочка которых может поставить под угрозу безопасность персонала, клиентов или общественности, должны иметь повышенный приоритет.
• Оцените финансовые последствия: Поймите, какие отложенные задачи могут привести к увеличению затрат в случае дальнейшей задержки. Решение этих проблем на более раннем этапе может привести к долгосрочной экономии.
• Использовать технологии: Используйте компьютеризированные системы управления техническим обслуживанием (CMMS) или другие цифровые инструменты, которые помогут автоматизировать процесс определения приоритетов на основе установленных критериев.
• Привлекайте команду: Убедитесь, что ваша команда технического обслуживания соответствует системе приоритетов. Регулярно собирайте их отзывы, поскольку они могут иметь представление о нюансах или изменениях на местах, которые не сразу бросаются в глаза.
• Регулярно проверяйте и обновляйте: Как и в случае с самим отставанием в обслуживании, система определения приоритетов должна быть динамичной. По мере изменения целей организации, состояния оборудования и других факторов соответствующим образом корректируйте критерии расстановки приоритетов.

Выполнение всех этих советов поможет вам встать на правильный путь.

Будьте в курсе отложенного обслуживания с помощью FastMaint CMMS

Если не контролировать количество невыполненных работ, они могут выйти из-под контроля, что приведет к операционным проблемам, росту затрат и потенциальным проблемам с безопасностью.

Благодаря удобному интерфейсу, возможностям отслеживания в реальном времени и надежной аналитике FastMaint CMMS поможет вам решить все ваши проблемы с отложенным обслуживанием. Это обеспечит беспрепятственную регистрацию и классификацию задач по техническому обслуживанию, предотвращая любой надзор и гарантируя, что каждой задаче будет уделено внимание, которого она заслуживает. Вы можете отслеживать ход выполнения задач, предоставляя менеджерам возможность оперативно вносить изменения.

Хотя проблемы, связанные с отсрочкой обслуживания, реальны, они не являются непреодолимыми. Начните бесплатную пробную версию и возобновите обслуживание с помощью правильного плана и стратегий, поддерживаемых FastMaint CMMS.

БЕСПЛАТНОЕ руководство:основные показатели обслуживания для отслеживания успеха
Основные показатели технического обслуживания, которые должен знать каждый планировщик
Получите бесплатное руководство

SMGlobal Inc.

Средняя оценка: 

 0 отзывов




Разработка календарей технического обслуживания и графиков профилактических мероприятий для обеспечения м… Техническое обслуживание машин 101:проверенные стратегии круглогодичной надежности