Понимание заказов на работу: основы и лучшие практики для управления операциями

Если вы поручены ответственностью за надзор операций на одном или нескольких производственных или тяжелых промышленных объектах, у вас безусловно много дел. Вы хотите время для самых критичных задач, а также стратегизировать долгосрочные улучшения когда возможно — но должны балансировать эти желания с реальностями ежедневной нагрузки. Заказы на работу — большая часть этой нагрузки.

 

Использование ПО для заказов на работу и инструментов Enterprise Asset Management (EAM) может сильно помочь в таких ситуациях. Но так же важно иметь действительно комплексное понимание того, как идеальный заказ на работу должен быть составлен и распределен соответствующим получателям в интересах повышения эффективности.

 

 

Что такое заказ на работу?

В контексте управления объектами, заказ на работу — запрос, отправляемый из любого подразделения бизнеса с необходимостью ремонта (или рутинного поддержания) любого рода и адресованный отделу обслуживания. (Не путать с заказом на закупку, который придет позже, когда понадобятся запасные части или инструменты для завершения обслуживания.) Годы назад заказы на работу были исключительно бумажными — и бумажные заказы все еще используются множеством производственных компаний в определенных контекстах — но они также должны быть доступны в цифровых форматах для легкой доступности.

 

В большинстве систем ПО для заказов на работу или EAM, сами заказы делятся на несколько категорий. Они следующие:

 

• Осмотр: Этот тип запроса отправляется, когда данный компонент, устройство, машина или система нужно проверить на любые проблемы — обычно в сочетании с предварительно установленным графиком. (Государственные регуляторы требуют периодические осмотры для всего потенциально опасного оборудования; в других случаях вы сами установили график.) Осмотры могут не выявить никаких проблем, но критичны для должной осмотрительности.
  
  
  
• Предупредительное обслуживание: Как и осмотры, заказы на ППР не обязательно запрашиваются в ответ на очевидную проблему с машиной, а чтобы опередить неисправности или дефекты до их возникновения. (Это по сути полярная противоположность реактивного обслуживания, где заказ на работу уходит только после отказа.)
  
  
  
• Безопасность: Если запрошен заказ на работу по безопасности, значит, подразделение хочет, чтобы команда фокусировалась на обновлениях и ремонтах, специально полезных для личной физической безопасности рабочих, использующих данную машину или систему, а не на сроке службы оборудования.
  
  
  
• Опасностно-специфические заказы: Обслуживание, включающее конкретные (и особенно опасные) опасности, требует специфического заказа. Например, если ремонт требует навыка и опыта с неисправной проводкой, схемами и другими электрическими компонентами, уйдет электрический заказ на работу. Аналогично, если горячие работы, разрывы линий, замкнутые пространства или тяжелые машины задействованы, заказ должен отражать это. (Дополнительно техник должен запросить разрешение на работу, столь же специфическое.)
  
  
  
• Аварийный: Аварийный заказ запрашивается, когда немедленное обслуживание необходимо для безопасности рабочих или здоровья оборудования. Если ситуация критична и срочна, процесс заказа может быть проигнорирован для немедленного привлечения ремонтного персонала (по усмотрению менеджера).
  
  
  
• Специальный заказ: Этот тип охватывает всё, что не подходит под предыдущие категории: замена legacy-активов, установка нового оборудования для улучшения общей ситуации и так далее.
  
  
  

 

Идеальный рабочий процесс заказа на работу

На поверхностном уровне внутренний рабочий процесс заказа выглядит относительно просто: подразделение делает запрос на работу отделу обслуживания, который может одобрить или отклонить. Если одобрен, работа планируется, и затем более формальный заказ отправляется технику, ответственному за выполнение задачи из исходного запроса. Тот завершает необходимое обслуживание. Затем заказ считается закрытым и архивируется для будущего справочника.

 

Ничего не так в этих шагах, конечно. Но может быть мудро думать об управлении заказами более фокусированно и холistically. Рассмотрите следующий набор шагов:

 

• Идентификация: Опытные операторы производства и техники должны идентифицировать проблему и использовать точный язык для детализации в заказах (например, «Актуатор погрузчика не активирует гидравлику и не поднимает вилы»).
  
  
• Приоритизация: Это самое насущное корректирующее дело для команды или стоит отложить? Ответьте на основе факторов: критичность актива, производственные потребности, требования безопасности и качества.
  
  
• Планирование: Менеджеры должны составить детальные планы для членов команды, выполняющих сложные работы. Помимо инструкций для необходимых задач, включите любые релевантные требования безопасности, особенно шаги для регуляторного соответствия.
  
  
• Планирование графика и назначение: Найдите идеальное время для обслуживания и назначьте техника с релевантным опытом. Держите приоритеты в уме — назначайте самых квалифицированных техников на самые сложные заказы и оставляйте рутинное обслуживание менее опытным.
  
  
• Исполнение: Завершите работу своевременно (не жертвуя качеством).
  
  
• Оценка: Посмотрите, что прошло хорошо или плохо с заказом, что можно было сделать лучше или быстрее, использованные части и так далее.

 

Избегание частых головных болей процесса заказов

Никто не идеален, и ошибки могут возникнуть на любой стадии жизненного цикла заказа. Наиболее вероятные ошибки — опечатки в форме. Для такого, если не останавливает техника от понимания требований, это не большая проблема. Отсутствующая, неполная или некорректная информация — гораздо более серьезная проблема.

 

Минимум заказ должен описывать задачу настолько детально, насколько необходимо, идентифицировать запрашивающего, именовать назначенного техника, предоставлять локацию, предлагать оценочное время завершения и перечислять любые инструменты, средства защиты и части, необходимые для работы. Даже одна неточная или отсутствующая позиция в этом списке может задержать процесс обслуживания, лаг, который стоит времени и (в конечном счете) денег.

 

Соблюдайте следующие практики для минимизации ошибок в заказах:

 

• Используйте шаблон для заказов, включающий поля для всей уместной информации и легкий для следования техниками.
• Автоматизируйте процесс везде, где возможно.
• Поддерживайте видимость на протяжении процесса, чтобы быстро замечать любые проблемы и адресовать их до роста.
• Отслеживайте заказы используя релевантные метрики: среднее время между отказами, среднее время ремонта/замены, общая эффективность оборудования и стоимость.

 

Использование гибкого ПО для превосходства в заказах на работу

Вам не нужно долго искать à la carte решения ПО для заказов, которые могут управлять описанными процессами — или заявляют, что могут. Но маловероятно, что эти инструменты или инструменты Field Service Management (FSM) предложат достаточно функциональности, чтобы быть совсем стоящими расходов.

 

Вы будете в лучшем положении, если используете инструменты управления заказами, доступные в Computerized Maintenance Management System (CMMS) вместе с передовым EAM-инструментом как Dynaway, который аккуратно интегрирован в Microsoft Dynamics 365. Этот подход не только оптимизирует процесс заказов для более эффективных и результативных результатов от первичного запроса до закрытия. Он также полностью интегрирует эту функцию со всеми другими процессами объекта, инвентаря и управления активами, позволяя вашей организации реализовать более комплексный надзор.

 

Чтобы узнать больше о ключевых функциях Dynaway, свяжитесь с нами или посмотрите одно из наших последних вебинаров.