Рекомендации по организации и управлению хранилищем для технического обслуживания

Эта статья написана Джейсоном Афара, инженером по решениям в Fiix с более чем семилетним опытом работы менеджером по техническому обслуживанию и планировщиком

Производственное оборудование похоже на профессионального спортсмена. Оба они стоят миллионы долларов и являются ключом к достижению результатов.

Но ни один бейсболист не мог ударить слишком короткой битой. Ни один широкий приемник не смог бы забить приземление, если бы его обувь была неправильного размера. Все дело в мелких деталях. То же самое и с техническим обслуживанием.

Захват неподходящего подшипника из хранилища для технического обслуживания может стать причиной поломки критически важной машины. Небольшая деталь может привести к огромным потерям производительности и чистой прибыли.

В этой статье более подробно рассматривается отслеживание запасов и передовые методы организации хранилища для технического обслуживания, чтобы сделать вашу команду технического обслуживания и всю операцию более эффективной, рентабельной и безопасной.

4 секрета управления запасами

Узнать больше

Содержание

1. Приобретение запчастей
2. Запасные части и заказы на выполнение работ
3. Обеспечение безопасности складского помещения для технического обслуживания.
4. Организация ремонтной кладовой.
5. Оптимизация отслеживания запасов
6. Отслеживание запасов:основа для специалистов по техническому обслуживанию

Отслеживайте и оптимизируйте свои детали с помощью этого шаблона управления запасами

Приобретение запчастей

Стоимость запасных частей может быстро возрасти. Вот почему так важно понимать, сколько вы тратите на инвентарь и как вы это тратите.

Заказ запасных частей

Вот несколько вопросов, которые вы можете задать себе и своей команде, чтобы лучше понять процесс покупки инвентаря:

У этой деятельности две конечные цели. Во-первых, необходимо выяснить, как точно отслеживать расходы на инвентарь, чтобы вы всегда знали, как они соотносятся с вашим бюджетом. Второй - сделать процесс максимально эффективным.

Захват неподходящего подшипника из хранилища для технического обслуживания может стать причиной поломки критически важной машины. Небольшая деталь может привести к огромным потерям для производства и чистой прибыли.

Производительность страдает для всех, если нарушена одна из частей этого процесса. Например, если покупателю запчастей необходимо получать одобрение на каждую небольшую покупку, это отнимает у всех время. Ключевым моментом является определение порога одобрения, который создает доверие, автономию и эффективность, а также снижает риск. Вы всегда можете следить за красными флажками в расходах и при необходимости копать глубже.

Работа с поставщиками

Есть несколько полезных вопросов, которые стоит задать себе и своей команде, чтобы убедиться, что вы получаете максимальную отдачу от отношений, которые у вас сложились с поставщиками, которые поставляют вам складское помещение для технического обслуживания:

Хорошие отношения с поставщиками могут улучшить или разрушить вашу программу управления запасами. Последнее, что вам нужно - это отложить производство, пока вы ждете доставки критически важной детали, потому что поставщику вовремя не заплатили. Понимание всех элементов процесса оплаты и частая проверка неоплаченных счетов важны для информирования поставщиков и обеспечения своевременной доставки запчастей.

Получение деталей

При координации доставки инвентаря необходимо учитывать множество движущихся частей, и я говорю не только о подшипниках или двигателях. Вот несколько вопросов, которые помогут вам сделать этот процесс без задоринки:

Работает ли обслуживающий склад круглосуточно и без выходных? Если нет, где хранятся детали в нерабочее время и как к ним можно получить доступ?

Есть ли в здании определенное место, куда отправляются продавцы?

Принимает ли ваша команда частичные заказы?

Обязательно ли проверять каждую деталь перед вводом в систему инвентаризации?

Как выглядит процесс приема? Это отслеживается в одной или нескольких системах? Синхронизированы ли эти системы друг с другом?

Последний вопрос особенно важен. Если линия выходит из строя, а вы спешите исправить это, вы должны быть уверены, что инвентарные записи верны и деталь находится в рабочем состоянии.

Запасные части и заказы на работу

Вы имеете дело с сотнями (или даже тысячами) заказов на работу, к большинству из которых прилагается хотя бы одна запчасть. Это очень много, и это может легко стать головной болью для вас и вашей команды. К счастью, вы можете предпринять некоторые меры, чтобы этого не произошло.

Выдача запчастей для заказов

Эти два вопроса помогут вам, поскольку детали используются в рабочих заданиях:

1. Кто в вашей команде отвечает за добавление детали в заказ на работу?
2. Как вы отслеживаете использование запчастей в рабочих заданиях, чтобы предотвратить замену запчастей как единственное средство устранения неполадок?

Выдача деталей по рабочему заданию немедленно добавляет стоимость к рабочему заданию. Обеспечение точного отслеживания затрат позволяет руководящей группе отслеживать затраты по всем работам по техническому обслуживанию и принимать решения (например, следует ли вам покупать новое оборудование или нанимать другого специалиста), используя надежные данные.

Как вы настроите этот процесс, зависит от вас. Некоторые сайты позволяют техническим специалистам добавлять детали в заказы на выполнение работ, в то время как другие позволяют делать это только сотруднику ремонтного склада.

Промежуточные части для PM

Заказы на профилактическое обслуживание заслуживают отдельного раздела, поскольку они могут быть совершенно другим зверьком, чем заказы на работу с реактивным обслуживанием. Есть несколько вопросов, которые помогут вам при планировании использования запасных частей для планового обслуживания:

1. Есть ли на складе для технического обслуживания специальное место для наборов профилактического обслуживания, необходимых для предстоящих работ по ремонту?
2. Кто отвечает за сборку этих комплектов?

Комплектация обычно используется для обеспечения того, чтобы все детали были подготовлены к предстоящей работе группы технического обслуживания. Если отложить эти части в сторону, вы обеспечите успешную настройку команды обслуживания.

Узнайте, как составить точный контрольный список профилактического обслуживания

Узнать больше

Обеспечение безопасности вашего складского помещения для технического обслуживания

Люди воруют. У других хорошие намерения, но им не хватает ноу-хау. Это некоторые прискорбные факты из жизни. Ваша кладовая не застрахована от них. Вот почему обеспечение безопасности вашего инвентаря должно быть главным приоритетом.

Доступ на склад

Скорее всего, детали на складе для техобслуживания стоят тысячи или миллионы долларов. Ограничение доступа к областям вашего инвентаря снижает риск кражи и ненадлежащего использования, что значительно снижает стоимость запчастей.

Вот некоторые вещи, о которых следует подумать при обеспечении безопасности складского помещения:

1. У кого есть доступ к складскому помещению? Как правило, доступ есть у группы технического обслуживания и руководителей производства, но до тех пор, пока он отслеживается и ответственность понимается, вы можете расширить доступ за пределами этих ролей.
2. Какое устройство вы используете для ограничения доступа к складскому помещению?
3. Есть ли камеры на складе? Как расположены эти камеры?

Один из наиболее распространенных способов обезопасить складское помещение для технического обслуживания - это реализовать систему пропускания ключей, которая позволяет только определенным людям получить доступ к магазину. Если ваша комната с частями достаточно велика, вы можете разделить ее на секции, каждая из которых имеет разные уровни доступа. Это предотвращает кражу и означает, что техническое обслуживание не застревает в оплате запчастей и расходных материалов, которые обычно используются людьми в других отделах, например аккумуляторов.

Направление камеры на точки входа в складское помещение позволяет исследовать, когда деталь использовалась, если она пропала или не была задокументирована в рабочем задании. Это помогает вам отслеживать расходы на инвентарь, даже если члены команды забывают зарегистрировать деталь из-за чрезвычайных ситуаций.

Хорошие отношения с поставщиками могут улучшить или разрушить вашу программу управления запасами. Последнее, что вам нужно - это отложить производство, пока вы ждете доставки важной детали, потому что поставщику вовремя не заплатили.

Организация вашей ремонтной кладовой

Каждый объект собирается организовать свою техническую кладовую по-разному. Пока вы делаете детали доступными, легко обнаруживаемыми и защищенными от износа, сложно ошибиться. Несмотря на то, что существует множество способов организовать свое пространство, ниже мы описали два наиболее распространенных.

Организация частей по активам

Этот метод упорядочивает запасные части по активам, с которыми они используются. Эта стратегия имеет несколько ключевых преимуществ, в том числе:

• Упрощение получения запасных частей для планового обслуживания.
• Сборочные комплекты для капитального ремонта.
• Поиск подходящей детали для актива при аварийном ремонте

Есть один серьезный потенциальный недостаток хранения деталей по типам активов:дублирование. Если подшипник одного размера используется на нескольких единицах оборудования, его необходимо хранить в нескольких местах, что создает дополнительные расходы и требует больше места для хранения.

Организация частей по типу

В этом методе инвентаризация осуществляется по типу детали. Все ваши подшипники были бы вместе, все насосы были бы в одном месте и так далее. У этого метода есть несколько преимуществ, например:

• Быть хорошим помощником в устранении неполадок, когда вам не хватает одной детали и требуется краткосрочное решение.
• Позволяет увидеть, сколько у вас двигателей, редукторов, частотно-регулируемых приводов и других деталей, требующих значительных затрат.
• Найти блоки для хранения, построенные для одной и той же детали, например шкаф для подшипников, в котором подшипники будут очищены от пыли и мусора.

Также есть некоторые ограничения. Если вы спешите и вам нужно использовать очень специфический тип подшипников из десятков в вашем складском помещении, легко выбрать не тот. Эта ошибка может привести к увеличению времени ремонта и простоев. Наличие QR-кода или штрих-кода на контейнерах для хранения помогает снизить этот риск.

Другие вещи, которые следует учитывать при размещении запасных частей

Задайте себе еще несколько вопросов, которые помогут вам при организации складского помещения для технического обслуживания:

1. Какой вес требуется для установки стеллажа в помещении для запчастей?
2. Какие детали важны и будут ли они храниться по-другому?
3. Будут ли детали храниться высоко? Если да, существует ли безопасный способ их получения?
4. Некоторые детали чувствительны к нагреванию? Как эти части будут храниться?
5. Используется ли управляемая поставщиком система для отслеживания мелких деталей (болтов, предохранителей и т. д.)?
6. Какое минимальное количество запасов требуется? Какой максимум требуется?
7. Существует ли стандартная марка и / или модель для каких-либо деталей (например, все элементы управления от определенного поставщика)?

Скорее всего, детали на складе для техобслуживания стоят тысячи или миллионы долларов. Ограничение доступа к областям вашего инвентаря снижает риск кражи и ненадлежащего использования, что значительно снижает стоимость запчастей.

Оптимизация отслеживания запасов

Принятие решений об инвентаризации на основе данных не только помогает вам выжать все до последней капли из вашего хранилища для технического обслуживания, но также приводит к более здоровым активам и меньшему количеству головной боли для всех. Обещать много, но нужно приложить немало усилий, чтобы наладить необходимые процессы.

Важные запчасти

Выявление важных запасных частей так же важно, как и анализ критичности ваших активов. Это помогает вам приобретать, организовывать и поддерживать инвентарь, а значит, поломки оборудования не достигают кошмарных размеров.

Определение важных запасных частей начинается с понимания критических активов вашего предприятия. Это дает вам представление о том, какие части важны для поддержания работоспособности этого оборудования как можно дольше. Это упражнение требует участия обслуживающего персонала, наиболее знакомого с этим оборудованием, чтобы обеспечить сбор всей информации.

Количество циклов

Регулярный подсчет цикла инвентаризации дает вам больше контроля над графиком технического обслуживания и бюджетом на техническое обслуживание. Это обеспечивает точность ваших записей, поэтому у вас не заканчиваются критически важные запасные части или вы не тратите слишком много средств на дорогие детали. Завершение периодического подсчета циклов также снижает реактивное поведение, которое связано со значительными затратами.

Подсчет циклов особенно важен, если вы используете программное обеспечение для отслеживания деталей. Обеспечение соответствия информации в вашей системе фактическому количеству деталей, которые у вас есть, помогает финансовой группе и помогает группе технического обслуживания с их запланированными задачами.

Усиливая программу подсчета циклов, задайте себе следующие вопросы:

1. Как часто выполняется подсчет циклов?
2. Когда происходит подсчет циклов, как вы ограничите использование деталей?
3. Кто будет подсчитывать цикл? Кто будет проверять точность подсчета?

Отчетность

Ежеквартальный или ежемесячный отчет о стоимости запасов даст вам, как руководителю службы технического обслуживания, представление о том, что происходит на складе для технического обслуживания.

Задайте себе следующие вопросы при подготовке отчетов по инвентарю:

1. Как часто будет запускаться отчет?
2. Какая информация будет рассматриваться в отчете?
3. Будет ли в отчете отображаться все части или только избранные самые дорогие части (например, 50 самых дорогих)?
4. Будет ли в отчете отображаться изменение запасов между двумя датами?

Хотите больше бесплатных шаблонов управления запасами? Посетите наш центр шаблонов

Отслеживание запасов:основа безупречного обслуживания

Управление запасами и их отслеживание - ключевая задача любой группы технического обслуживания. По мере того, как вы глубже погружаетесь в улучшение своего хранилища для технического обслуживания, есть пять выводов, которые могут привести вас к успеху:

1. Разработайте процедуру получения и заказа запчастей.
2. Иметь людей, которые могут заполнить запасы на время отпуска, болезней или любого другого периода нехватки персонала.
3. Создавайте отчеты достаточно часто, чтобы иметь общее представление о стоимости запчастей на складе.
4. Тщательно спланируйте, как вы организуете складское помещение для технического обслуживания, и попросите идеи у нескольких человек в вашей команде.
5. Всегда ищите сильные и слабые стороны в управлении запасами и работайте над улучшением всех областей.