Руководство по обслуживанию офиса:создание продуктивной бизнес-среды

Мы проводим на работе почти треть своей жизни. Будь то большое открытое пространство с комнатами для отдыха и конференц-залами или несколько тесных кабинок, техническое обслуживание офиса - ключевой фактор, делающий рабочее место более комфортным и, следовательно, более продуктивным. Другими словами, управление техническим обслуживанием офиса является важным фактором долгосрочного успеха организации.

Присоединяйтесь к нам, мы узнаем, что включает в себя техническое обслуживание офиса, и расскажем о лучших практиках, которые помогут вам встать на путь к успеху.

Объем услуг по обслуживанию офиса

За прошедшие годы управление производственными объектами претерпело значительные изменения, превратившись из периферийного центра затрат в один из важнейших инструментов развития бизнеса. Как неотъемлемая часть управления объектами и обслуживания зданий, управление офисами является ключевой услугой для управления широким спектром офисных зданий и рабочих мест.

При этом услуги по обслуживанию офиса могут варьироваться в зависимости от размера офиса, сложности инфраструктуры и диапазона используемых строительных систем и оборудования.

Чтобы все работало бесперебойно на обычном корпоративном рабочем месте, это наиболее распространенные задачи обслуживания, которые вы можете ожидать негласно:

• Генеральная уборка / уборка
• Осмотр и ремонт мебели
• Обслуживание и ремонт оргтехники (копировальные аппараты, принтеры, измельчители, кулеры для воды и т. д.)
• Осмотр и техническое обслуживание HVAC
• Обслуживание ИТ-оборудования
• Инспекция и обслуживание систем пожаротушения.
• Услуги по очистке и водоснабжению
• Безопасность и контроль физического доступа

… И многое другое.

В идеальной ситуации, когда все вышеперечисленные задачи выполняются надлежащим образом, какое влияние это окажет на бизнес-операции, если таковые имеются? Давайте посмотрим на это дальше.

Как обслуживание офиса влияет на успех организации

Есть три основных способа и множество более мелких, в которых обслуживание офиса способствует увеличению вашей прибыли. Вот самые большие.

1) Повышение производительности персонала

Есть много мелких вещей, которые влияют на производительность труда. Плохое освещение, температура в помещении, неисправное офисное оборудование, неорганизованное рабочее пространство - все это факторы, негативно влияющие на производительность.

Когда работодатели принимают активные меры для обеспечения сбалансированной температуры в помещении, освещения и свободного пространства, это может положительно повлиять на настроение персонала, свести к минимуму прогулы и снизить утомляемость.

На таком рабочем месте люди могут сосредоточиться на качестве своей работы и своем вкладе в достижение целей организации, не отвлекаясь ни на что.

2) Снижение эксплуатационных расходов

В своем сравнительном отчете за 2018 год Международная ассоциация владельцев и менеджеров зданий (BOMA) заявила, что офисные здания частного сектора в США тратят в среднем 2,15 доллара на квадратный фут (или 23,24 доллара на квадратный метр) по ремонту и обслуживанию.

Чтобы контролировать эксплуатационные расходы на техническое обслуживание, организациям необходимо избегать трех вещей:

• Слишком дорогие подрядчики .
• Отсутствие профилактического обслуживания на оборудование и инфраструктуру, что впоследствии приведет к ненужным расходам.
• Слишком много технического обслуживания , что приводит к потере запчастей, времени и рабочей силы.

Проще говоря, чтобы контролировать эксплуатационные расходы, вам в первую очередь необходимо иметь возможность отслеживать и контролировать свои расходы на техническое обслуживание.

3) Улучшение деловой репутации и имиджа бренда

Говорят, у вас никогда не будет второго шанса произвести хорошее первое впечатление. Представьте, что клиент или партнер входит в офис, переступает через ведро, которое предназначено для сбора капель из протекающего кондиционера, а затем вынужден сидеть на скрипучем стуле, все время задаваясь вопросом, откуда исходит этот странный запах.

Мы не знаем, о чем это говорит, но это точно не говорит о том, что ваш бизнес организован и готов решать новые задачи.

Следует ли отдавать обслуживание офиса на аутсорсинг или заниматься этим самостоятельно?

В своем стремлении обеспечить правильное и своевременное выполнение каждой задачи по обслуживанию офиса вам придется принять несколько важных решений. Один из основных - отдадите ли вы обслуживание своего офиса специалистам по обслуживанию помещений или попытаетесь сделать это самостоятельно.

Имейте в виду, что даже с небольшой внутренней командой специалистов по техническому обслуживанию вам все равно придется сотрудничать с некоторыми подрядчиками и поставщиками услуг для выполнения специализированных задач, таких как сантехнические или электромонтажные работы.

Оба пути имеют свои преимущества и недостатки.

Аутсорсинг обслуживания офиса

Плюсы:

• Лучшее качество обслуживания.
• Партнерство с опытной FM-компанией дает возможность для роста, лучшего проникновения на рынок и повышения конкурентоспособности.
• Доступ к специализированным ресурсам по обслуживанию офиса и лучшим отраслевым практикам.
• Повышенная эффективность.
• Лучше сосредоточиться на основном бизнесе.
• Вам не нужно думать о проблемах с обслуживающим персоналом.

Минусы:

• Снижение оперативного контроля.
• Повышенный риск нарушений безопасности и конфиденциальности.
• Ошибки сторонней компании могут отрицательно сказаться на репутации клиента.
• Может быть дороже, чем создание небольшой внутренней команды.

Внутреннее обслуживание офиса

Плюсы:

• Максимальный контроль над процессами и процедурами.
• Более подробное представление о ваших расходах на техническое обслуживание и вариантах их оптимизации.
• Проблемы с оборудованием можно решить быстрее.
• Больше информации об общем состоянии вашего оборудования и инфраструктуры.

Минусы:

• Требуются время и усилия, чтобы создать внутреннюю команду, которая займется тем, о чем вы мало знаете.
• У небольших организаций просто не будет достаточно работы, чтобы оправдать наем штатного менеджера и обслуживающего персонала.
• Если вы планируете передать часть обязанностей по обслуживанию существующим сотрудникам, это может вызвать целый ряд различных организационных проблем и проблем с производительностью.

У крупных организаций будет больше стимулов держать большую часть работ по техническому обслуживанию внутри компании. В следующем разделе мы кратко опишем, как они могут построить эффективную структуру для управления техническим обслуживанием.

Самостоятельное решение основных задач по обслуживанию офиса

На создание отдела обслуживания нужно время. Хотя обслуживание офиса и близко не так сложно, как обслуживание промышленного предприятия, его все же стоит планировать заранее.

1) Узнайте, что вам нужно для обслуживания

Если в настоящее время его нет, создайте полный реестр физических активов, включая все ваше офисное оборудование и технику. Вы можете сделать это с помощью простого программного обеспечения для управления инвентаризацией активов. Это поможет вам учесть все оборудование / инвентарь и упростит отслеживание его местонахождения.

После этого вам нужно увидеть, каковы ваши фактические потребности в обслуживании. Другими словами, какое из вашего оборудования выиграет от профилактического обслуживания. Просмотрите список, который вы только что составили, и отметьте это оборудование.

У крупных организаций будет ИТ-поддержка, связанная с ИТ-оборудованием. Если вы просто арендуете этаж или офисное помещение, у собственника здания обычно есть компания или группа по управлению имуществом, включая обслуживание основных систем здания, таких как лифты, водопровод, системы пожарной безопасности и электромонтажные работы, а также другие вещи. как обслуживание территории.

Обычно вашему бизнесу нужен кто-то, чтобы сосредоточиться на таких задачах, как:

• Вывоз мусора и услуги по уборке
• Техническое обслуживание HVAC (регулярные осмотры, замена фильтров и т. д.).
• Периодическая проверка офисной мебели, оборудования и техники (тестирование PAT).
• Помощь с установкой нового оборудования или мебели.
• Чистка ковров и обивки.
• Внешняя и / или внутренняя мойка окон.
• Выполнение мелкого ремонта вокруг офиса.

Будете ли вы делать это с помощью подрядчиков по техническому обслуживанию, нанимаете ли вы на полную или неполную ставку разнорабочего, привлекаете своих сотрудников или все вышеперечисленное - решать вам.

В любом случае, план обслуживания не помешает.

2) Составьте план профилактического обслуживания

План профилактического обслуживания предназначен для обеспечения своевременного выполнения важных задач текущего обслуживания. Поскольку вы планируете работу заранее, у вас должно быть достаточно времени, чтобы выделить необходимые инструменты, запасные части и рабочую силу, которые потребуются для выполнения этих задач.

Если вам нужно запланировать много профилактических работ, мы настоятельно рекомендуем вам прочитать наше руководство о том, как создать план профилактического обслуживания.

3) Поддержите свои усилия по техническому обслуживанию с помощью мобильной CMMS

Составление графика работы - это лишь часть головоломки.

Если работа выполняется внутренним членом команды, ему потребуются необходимые инструменты, запасные части и защитное оборудование. В некоторых случаях этому человеку может также потребоваться доступ к контрольным спискам технического обслуживания, руководствам по эксплуатации, СОП и другим документам.

Для запчастей и инструментов понадобится какое-то складское помещение. Что касается документов, лучше всего хранить их в программном обеспечении CMMS, таком как Limble.

Вы можете использовать Limble CMMS в качестве программного обеспечения для управления инвентаризацией активов. Вы вводите оборудование в его базу данных. Для каждой единицы оборудования вы можете добавить подробную информацию, такую ​​как марка и модель, руководства, контрольные списки для устранения неполадок, сведения о поставщиках, используемых запасных частях и т. Д.

Вот еще несколько полезных вещей, которые Limble может сделать, чтобы упростить обслуживание офиса:

• Есть проблема для группы обслуживания? Заказы на работу - это легкий ветерок:любой из ваших сотрудников может просто перейти на наш онлайн-портал запросов на работу, отправить заявку с описанием проблемы и добавить изображение (если это имеет смысл). Они получат уведомление о продвижении своей заявки по электронной почте.
• Календарь технического обслуживания Limble с возможностью перетаскивания помогает планировать и организовывать любые виды работ по техническому обслуживанию.
• Используйте наш встроенный генератор QR-кода, чтобы сгенерировать уникальный код для каждого актива. Распечатайте и наклейте на оборудование. Любой, у кого есть доступ к Limble, может быстро идентифицировать актив, отсканировав штрих-код своим мобильным телефоном.
• Положитесь на наш модуль инвентаризации запасных частей, чтобы отслеживать свои запасы запчастей и делать точные прогнозы на ближайшие кварталы.
• Воспользуйтесь нашей функцией управления поставщиками, чтобы делиться техническими талонами с внешними подрядчиками и отслеживать выполняемую ими работу.

Вдобавок ко всему упомянутому, как и в любом облачном решении, Limble предлагает надежную систему отчетности, чтобы вы могли получить подробное представление о производительности ваших активов, производительности вашей группы обслуживания, производительности ваших поставщиков обслуживания, а также подробная разбивка затрат по каждой из вышеупомянутых категорий.

Как работодатели могут помочь создать продуктивную рабочую среду?

Многие компании просто отдадут свои задачи по техническому обслуживанию на аутсорсинг и сосредоточатся на своем основном бизнесе. И это нормально. Однако есть несколько дополнительных вещей, которые они могут сделать для создания более комфортного рабочего пространства, что в конечном итоге в их интересах.

1) Установите хорошее освещение

Особенно естественный свет. Нейробиологи установили связь между естественным освещением, сном рабочих и качеством жизни. Если в вашем офисе мало окон, попробуйте следующее:

• Изучите возможность установки мансардных окон.
• Используйте больше светодиодных, чем люминесцентных ламп, чтобы уменьшить прямые блики на рабочих и потенциальное напряжение глаз.
• Помните, как освещение влияет на продуктивность.

Вот интересное руководство по дизайну офисного освещения для тех, кто хочет узнать больше.

2) Инвестируйте в эргономичную офисную мебель

Купите удобную, поддерживающую и эргономичную мебель и сиденья, чтобы снизить нагрузку на суставы, избежать напряжения спины и свести к минимуму вероятность возникновения проблем с опорно-двигательным аппаратом в будущем.

Хотя предоставление эргономичных кресел может улучшить здоровье позвоночника, вы можете предпринять дополнительные шаги, чтобы улучшить осанку персонала в целом. Исследования показывают, что больше времени стоя, а не сидя, может быть лучше для здоровья сотрудников. Итак, попробуйте инновационные способы поощрения движения на работе, например:

• Использование стоячих столов.
• Создание мест для обеденных перерывов на открытом воздухе, чтобы персонал мог покидать свои рабочие места и перемещаться в обеденное время.
• Регулируемые подступенки для настольных ПК. Это примерно на 500 долларов дешевле, чем стоячие столы, поэтому их можно раздать большему количеству сотрудников.

Многим из нас все равно придется провести за столом несколько часов. Помимо эргономичной мебели, имеет смысл поделиться со своими сотрудниками советами по правильной осанке.

3) Улучшение качества воздуха в помещении

Поддержание оптимального качества воздуха в помещении является обязательным требованием из-за опасностей, связанных с загрязнением помещений, которые могут способствовать раздражениям, болезням и так называемому синдрому больного здания (SBS).

Это та область, в которой нельзя допускать халатности. К счастью, есть несколько современных решений, которые помогут вам управлять качеством воздуха в помещении, например, интеллектуальные системы HVAC. В качестве дополнительного бонуса эти системы также повышают энергоэффективность.

4) Выделите бюджет на техническое обслуживание

Хотя это хорошо потраченные деньги, за обслуживание приходится платить. В конечном итоге отказ от обслуживания обходится намного дороже.

Так что предоставьте своим обслуживающим работникам ресурсы, которые им необходимы, чтобы быть эффективными и выполнять качественную работу. Если вы заставите их импровизировать решения из воздуха, вы не имеете права жаловаться на повторяющиеся проблемы.

через GIPHY

5) Не игнорируйте предложения персонала

Это так же просто, как запросить у сотрудников обратную связь, чтобы узнать об их основных проблемах в здании и в офисе. Попросите их предложить, какие улучшения они хотели бы видеть.

Как сотрудники могут поддерживать офис в чистоте и порядке?

Окружающая среда на рабочем месте всегда должна быть профессиональной и чистой. Таким образом, важно, чтобы все, от среднего персонала до высшего руководства, участвовали в работе и содержали офисное пространство в порядке, организованности и чистоте.

Этого можно добиться, убедив всех согласиться с некоторыми основными правилами и установив служебный этикет.

1) Проповедуйте личную ответственность

Отличный способ поддержать вашу команду технического обслуживания - не звонить им по поводу каждой небольшой проблемы. Если вы можете решить проблему за меньшее время, чем требуется, чтобы сообщить о проблеме, группе обслуживания, вероятно, не нужно об этом знать.

Точно так же всем сотрудникам следует приложить немного усилий для поддержания чистоты и порядка в офисе.

В этом контексте личная ответственность может варьироваться от таких вещей, как поддержание порядка на рабочем месте, уничтожение предметов, правильное выключение света и устройств при выходе или уборка за собой в местах общего пользования, таких как кухня и туалеты.

2) Назначьте людей для обслуживания связных

Существует общее правило:если возникла чрезвычайная ситуация и вы отдаете приказы, вы никогда не говорите « кто-нибудь, позвоните 911 . ». Вместо этого вы указываете на кого-то пальцем и говорите:« позвоните в службу 911 ».

То же самое касается подачи запросов на обслуживание. Если кто-то может это сделать, то обычно никто.

Вот почему имеет смысл назначить кого-то, кто будет действовать в качестве посредника с группой обслуживания. Им не нужно вмешиваться в какие-либо детали технического обслуживания, им просто нужно знать, как оформить заявку и кому позвонить (в случае возникновения чрезвычайной ситуации).

Они могут поддерживать связь с техническим обслуживанием по мере выполнения работы и держать всех остальных сотрудников в курсе.

3) Сообщайте о проблемах по мере их возникновения

Если долго игнорировать такие, казалось бы, простые вещи, как замятие бумаги в копировальном аппарате или извлечение мятой бумаги копировальным аппаратом, это может привести к более серьезным проблемам с обслуживанием, которые потребуют дорогостоящего ремонта и нарушат важные сроки.

В идеале уже должна существовать такая система, как Limble CMMS, для сообщения о проблемах обслуживания. Конечно, существуют более простые системы продажи билетов, которые также могут выполнить свою работу, если вы беспокоитесь только о том, чтобы получить билет в нужное место.

через GIPHY

Опять же, важно добавить, что все запросы на обслуживание должны быть задокументированы. Устные просьбы не годятся. Кроме того, эти запросы должны сопровождаться как можно большим объемом информации, чтобы техническим специалистам не приходилось тратить час на устранение неполадок устройства только для того, чтобы попытаться воспроизвести проблему.

# 4) Помните о служебном этикете

Вот несколько простых и распространенных правил уборки офиса, которым может следовать каждый:

• Всегда поддерживайте порядок на рабочем месте.
• Избавьтесь от беспорядка на рабочем месте и в других местах общего пользования.
• Убедитесь, что электрические шнуры аккуратно связаны.
• При необходимости используйте дезинфицирующие и дезинфицирующие средства для рук.
• Следите за тем, чтобы дверные проемы, коридоры и пожарные выходы были свободны от препятствий.
• Утилизируйте несъеденные продукты и выбрасывайте пищевые обертки в соответствующие контейнеры.
• Уберите из холодильника остатки еды.
• Протрите кухонные поверхности и бытовую технику.
• Убирайте за собой, если что-то пролили.
• Используйте подходящие мусорные баки.
• Если уборщица приезжает по четвергам, не оставляйте грязную посуду в понедельник, чтобы дождаться ее.

Источник: Образование королевы Анны

Создайте свой собственный офисный этикет, распечатайте его и разместите в стратегических местах офиса. Это также может служить вашим собственным контрольным списком технического обслуживания офиса.

Уборка и обслуживание офиса - это работа каждого

Здесь мы предоставили вам много информации, возможно, даже больше, чем вы ожидали. Хорошая новость в том, что рабочее место - это собрание взрослых профессионалов (хотя это не всегда может так казаться).

Если вы можете собрать всех на одной странице, следуя некоторым основным правилам, техник по обслуживанию будет редкостью в вашем помещении.

Те, кому нужно заботиться о значительном количестве квадратных футов, всегда могут положиться на современные решения, такие как Limble CMMS, чтобы поддерживать свой офис в идеальном состоянии.