Краткое руководство по выбору CMMS

Выбор программного обеспечения CMMS

В этом сообщении изложено все, что вам нужно знать о выборе CMMS, с советами, стратегиями, шаблонами оценки и многим другим, чтобы помочь вам сделать правильный выбор.

Содержание

1. Как пользоваться этим руководством
2. Этап №1:соберите свою команду.
3. Этап №2:определите свои цели.
4. Этап №3:оценка параметров КСУП
5. Итог

Выбор правильного программного обеспечения CMMS может означать разницу между получением контроля над вашим обслуживанием и потерей много времени и денег. Вот почему так важно выбрать КСУП, которая подходит для вашей работы.

Существует много программного обеспечения для обслуживания, поэтому при выборе CMMS можно легко почувствовать себя потерянным или перегруженным. Но не бойтесь! Мы выделили несколько верных стратегий для оценки программного обеспечения для обслуживания, чтобы вы могли быстро организовать работу и найти лучшую CMMS для своей команды.

Как пользоваться этим руководством

Описанные ниже этапы помогут вам понять, как выбрать CMMS, которая соответствует вашему бизнесу, бюджету и операциям технического обслуживания:

1. Во-первых, мы узнаем, как проконсультироваться с ключевыми заинтересованными сторонами и заручиться поддержкой вашей команды.
2. Затем мы поможем вам понять свои цели, чтобы вы могли сфокусироваться на поиске.
3. Наконец, мы проведем вас через процесс оценки программного обеспечения CMMS на соответствие требованиям, стоимости, функциям и внедрению.

Этап №1:Сборка вашей команды

Важно подумать о каждом человеке, который будет взаимодействовать с программным обеспечением, о том, что они думают о внедрении нового процесса и о том, что им нужно в CMMS. В этом разделе рассказывается, кого и как объединить, чтобы вы могли заручиться поддержкой и убедиться, что основные заинтересованные стороны находятся на одной странице.

С кем следует консультироваться при выборе КСУП

Консультации с нужными людьми на ранних этапах исследования помогут вам приблизиться на один шаг к выбору КСУП на основе более целостного подхода к обслуживанию.

Системные администраторы и менеджеры по обслуживанию :Эти люди будут контролировать ежедневное использование CMMS, поэтому очень важно вовлечь их в процесс на раннем этапе, чтобы помочь получить поддержку и улучшить внедрение системы.

Техники :Это люди, которые будут чаще всего использовать CMMS, поэтому их мнение о функциях, удобстве использования и открытости для внедрения программного обеспечения имеет решающее значение.

Операторы :Операторы должны играть большую роль в процессе заказа и запроса работ, поэтому их ввод необходимо учитывать.

Инженеры по надежности :Инженеры по надежности являются ключом к использованию CMMS в полной мере и достижению успешной программы профилактического обслуживания.

Менеджеры инвентаря :Управление запасами - огромная часть функции КСУП, поэтому при выборе необходимо консультироваться с менеджерами по запасам.

Персонал по охране здоровья и безопасности :Особенно важно поговорить с этими членами команды при выборе КСУП, если вы работаете в отрасли, которая подвергается тщательному аудиту.

ИТ-команда :Ваша ИТ-команда будет хорошо разбираться в том, можно ли и как CMMS может взаимодействовать с существующей технологической инфраструктурой вашего предприятия.

Руководители :Генеральные директора, финансовые директора и другие руководители высшего звена часто используют программное обеспечение CMMS для принятия решений о будущем компании на основе данных.

Вопросы для понимания заинтересованных сторон и заинтересованности

1. Ответьте на вопрос:"Зачем мне это?" для каждого пользователя системы. Спросите всех, на кого влияет CMMS, как они видят использование программного обеспечения и какие проблемы они предвидят при его внедрении.
2. Поддержит ли ваша организационная культура переход на КСУП? Скупка сверху вниз чрезвычайно важна для успешного внедрения КСУП. Выявите любое противодействие программному обеспечению для обслуживания и найдите решение этих проблем.
3. Какие системы, процессы и ресурсы могут облегчить внедрение CMMS? Жизненно важно обучать и помогать каждому на вашем предприятии, чтобы они понимали ценность CMMS. Выработка политики управления активами, обмен полезными статьями и привлечение заинтересованных сторон к демонстрациям и бесплатным пробным версиям - вот несколько способов добиться этого.

Выбор КСУП, которая лучше всего подойдет вашей команде

CMMS настолько эффективна, насколько эффективны люди, которые ее используют. Если в программном обеспечении нет инструментов, которые нужны вашей команде, или пользователи отказываются адаптироваться к новому способу работы, ваши вложения будут напрасными. Вот почему важно решить, с кем следует консультироваться при выборе CMMS и что им нужно от программного обеспечения для обслуживания. Благодаря этому вы можете оценить различные варианты с полным обзором того, как CMMS повлияет на вашу работу.

Выбор подходящей КСУП может означать разницу между получением обслуживания под контролем и потерей много времени и денег.

Этап №2:определение целей

Вы не сможете найти правильное решение, если не знаете, с какими проблемами сталкиваетесь. Поиски CMMS начинаются с определения проблем, которые вы хотите решить, и установления краткосрочных и долгосрочных целей.

Вопросы для определения ваших целей

1. Каковы долгосрочные цели вашего отдела технического обслуживания и компании?
2. Что является самой большой проблемой или разочарованием для вашей группы обслуживания?
3. Каких КПЭ или целей обслуживания вы хотите достичь?
4. У вашего предприятия несколько сайтов? Сколько у вас активов и деталей?
5. Какую стратегию обслуживания вы используете сейчас и что хотите использовать в будущем?
6. Какова ежедневная нагрузка вашей группы технического обслуживания?
7. Каким нормам по охране труда и технике безопасности должна соответствовать ваша компания?

Советы по пониманию ваших целей

1. Поговорите с лицами, принимающими решения в вашей компании, о том, как они определяют краткосрочный и долгосрочный успех и в каком направлении, по их мнению, будет развиваться ваша отрасль.
2. Как можно точнее оцените свою эффективность, определите слабые места (например, слишком длительные простои или незапланированное обслуживание) и выясните, что вызывает эти слабые места.
3. Проверяйте свои системы и процессы обслуживания. Выясните, что работает хорошо, а что нет. Поговорите со своей командой по обслуживанию о ежедневных препятствиях, с которыми они сталкиваются.
4. Составьте список из пяти своих главных целей на следующие год, три и пять лет.

Какая CMMS поможет вам достичь ваших целей?

Еще слишком рано выбирать лучшую CMMS, но этот процесс поможет вам определить, нужна ли она вообще. Текущего решения может быть достаточно, особенно если ваше предприятие небольшое, успешное и может масштабироваться в будущем. С другой стороны, эта часть процесса прояснит, есть ли технологический пробел в вашей группе обслуживания, и поможет вам восполнить этот пробел.

Этап № 3:оценка параметров вашей КСУП

До сих пор мы придерживались 10 000-футового подхода к выбору КСУП. В следующих разделах вы познакомитесь с землей, чтобы вы могли подробно изучить каждый вариант программного обеспечения, от того, как оно подходит для вашего предприятия, до его стоимости, возможностей и способов реализации.

Выбор CMMS, отвечающей вашим требованиям

Эти вопросы и советы помогут вам сузить игровое поле и найти несколько решений, которые помогут вам достичь ваших целей (на следующем шаге мы еще поговорим о сокращении этого списка).

Вопросы, которые помогут определить ваши требования

1. Сколько вы можете ежегодно тратить на КСУП?
2. Можете ли вы измерить эффективность своих активов?
3. Каковы ваши сроки приобретения и внедрения CMMS?
4. Есть ли у вас ИТ-ресурсы и системы, которые могут поддерживать локальную CMMS?
5. Какие существуют системы и процессы для поддержки внедрения нового программного обеспечения?

Советы по определению ваших требований

1. Составьте пятилетний бюджет для КСУП, чтобы увидеть, сколько вы реально можете потратить.
2. Проведите инвентаризацию своих активов и оцените критичность, режимы отказов и возможность интеграции с технологиями.
3. Установите крайний срок для выбора и внедрения системы. Обозначьте, чего вы хотите достичь в первые 30, 60 и 90 дней.
4. Поговорите со своей ИТ-командой о способности вашего предприятия устанавливать локальное или облачное программное обеспечение.
5. Изучите все существующие СОП, политики, каналы связи и другие системы и процессы. Перечислите все обновления или новые ресурсы, необходимые для внедрения КСУП.
6. Попробуйте ответить на вопрос:"Зачем мне это?" для каждого человека, который будет взаимодействовать с программой. Сюда входят менеджеры по техническому обслуживанию, техники, операторы, инженеры по надежности, менеджеры по запасам, персонал по охране труда и технике безопасности, а также руководители.

Какая КСУП отвечает потребностям вашей работы?

К настоящему времени у вас должно быть более четкое представление о том, что вы хотите от CMMS. На этом этапе вы можете исключить любой вариант, который не является финансово реалистичным, и определить, является ли локальное или облачное решение для вас идеальным решением. Если у вас нет ресурсов для реализации локального решения, такого как собственная ИТ-поддержка, вы можете удалить этот вариант из своего списка.

Понимание истинной стоимости КСУП

Большинство платформ CMMS экономят ваши деньги в долгосрочной перспективе, но правильная платформа поможет вам максимизировать рентабельность инвестиций сейчас и по мере роста вашей компании. Этот раздел поможет вам узнать истинную стоимость программного обеспечения, чтобы вы могли найти лучшую CMMS.

Вопросы для понимания стоимости CMMS

1. Каков ваш бюджет на CMMS? Какие факторы повлияют на это число в будущем?
2. Сколько людей будут использовать КСУП и как это число вырастет через пять лет?
3. Какие ключевые показатели эффективности будут использоваться для оценки рентабельности инвестиций?
4. Какова общая стоимость каждого варианта CMMS (покупка, подписка, обучение, поддержка и обновления)?
5. Каковы структуры ценообразования для каждого варианта CMMS? Ценообразование гибкое или вы заключили контракт?
6. Каковы косвенные расходы каждого варианта КСУП? (время, ИТ-инфраструктура, новые сотрудники)?

Советы по пониманию стоимости CMMS

1. Существуют бесплатные платформы CMMS, и многие поставщики предлагают бесплатные версии своего программного обеспечения CMMS. Однако часто существуют ограничения на пользователей, активы, рабочие задания, функции и поддержку. При выборе КСУП следует понимать эти ограничения и их влияние на вашу работу.
2. Поскольку большинство структур ценообразования CMMS основано на количестве пользователей, важно знать, кто будет использовать систему и как это число будет расти в будущем.
3. Убедитесь, что вы понимаете стоимость настройки, ИТ-инфраструктуры, поддержки, обучения, обновлений, интеграции, оборудования (например, дополнительного оборудования или мобильных устройств, таких как планшеты), а также времени, необходимого для правильного внедрения системы. Некоторые поставщики CMMS включают поддержку в стоимость подписки, а некоторые нет. Неожиданные расходы на поддержку и внедрение могут легко обойтись без вашего бюджета.
4. Использование программного обеспечения для обслуживания часто приводит к экономии денег на других ресурсах, например на инвентаризации и рабочей силе. Метрики, которые вы используете для количественной оценки ценности вашей КСУП, помогут вам рассчитать бюджет и определить, какие функции стоят затрат.

Выбор CMMS в соответствии с вашим бюджетом

Вот где вы действительно можете начать сокращать выбор. КСУП, скорее всего, выйдет из строя, если она стоит больше вашего бюджета. То же самое и с CMMS, которая не является финансово устойчивой по мере роста вашей организации.

Вы не сможете найти правильное решение, если не знаете, с какими проблемами сталкиваетесь. Поиски CMMS начинаются с определения проблем, которые вы хотите решить, и установления краткосрочных и долгосрочных целей.

Оценка возможностей и преимуществ CMMS

Каждая CMMS имеет множество функций с разными уровнями возможностей и настроек. Простое чтение списка всех инструментов не приблизит вас к выбору КСУП, которая лучше всего подходит для вашей работы. Этот раздел поможет вам стратегически оценить функции CMMS и определить, какое программное обеспечение лучше всего подходит для вашей работы.

Шаблон оценки функций КСУП

Наш комплексный шаблон оценки функций КСУП может помочь вам оценить каждого поставщика КСУП по их доступным функциям, их ценности и их эффективности в зависимости от целей и приоритетов вашего предприятия. Нажмите на изображение ниже, чтобы загрузить наш шаблон оценки функций CMMS.

Другие вещи, которые следует учитывать при оценке функций CMMS

1. Не стесняйтесь обращаться к поставщику, если у вас есть вопросы о функции. Они могут объяснить, доступна ли эта функция и как она выглядит в действии.
2. Убедитесь, что у каждого варианта CMMS есть мобильная версия. Мобильное приложение CMMS позволяет выполнять работу в пути и может быть чрезвычайно ценным инструментом.
3. Подумайте о других системах, которые необходимо интегрировать с вашей CMMS (например, о программных системах в других отделах), и выясните, возможна ли такая интеграция с каждым вариантом.
4. Каждый уровень цен на CMMS включает дополнительные функции. Убедитесь, что оцениваемые функции доступны на том уровне, который соответствует вашему бюджету.
5. Некоторые поставщики CMMS позволяют настраивать определенные функции, например панели мониторинга или отчеты. Узнайте, предлагает ли каждое решение такую ​​возможность.
6. Будьте реалистичны. Вам может понадобиться или вы захотите определенную функцию, но это не значит, что вы сможете успешно использовать ее с доступными ресурсами и опытом.
7. Подумайте о функциях за пределами платформы CMMS, таких как обучение и поддержка.

Какая CMMS обеспечивает наилучшее соотношение цены и качества?

Любую КСУП, которая набрала намного меньше баллов, чем другие кандидаты в оценочной таблице, следует удалить из вашего списка. У вас может возникнуть соблазн сохранить некоторые варианты с более низким рейтингом, если они будут стоить меньше. Однако, если у них нет необходимых вам функций, они не окупятся вложениями любой ценой. Сократите свой список лидеров КСУП до двух-пяти лучших. Следующий шаг - проверить, не слишком ли хорош кто-то из ваших финалистов, чтобы быть правдой. Это вопрос, на который мы собираемся ответить в следующем разделе.

Определение объема вашей реализации CMMS

Выбор КСУП - это не только цифры. Да, цены имеют значение, равно как и функции, но при выборе лучшей КСУП необходимо учитывать человеческий фактор. В этом разделе рассказывается, как можно ориентироваться в человеческом элементе при выборе КСУП.

Пять вещей, которые следует учитывать при внедрении CMMS

1. Насколько легко использовать КСУП? Технические специалисты, операторы и другие лица не будут использовать программное обеспечение должным образом (или вообще), если оно неудобно для пользователя. Спросите у поставщиков CMMS о бесплатной пробной версии и убедитесь сами, насколько легко с ней работать.
2. Как выглядят процессы внедрения, обучения и поддержки? Вам и вашей команде понадобится помощь в настройке и использовании программного обеспечения. Узнайте, какой объем помощи предлагают поставщики CMMS в отношении ресурсов по настройке, обучению и поддержке (цифровой справочный центр, обучающие видеоролики, поддержка клиентов и т. Д.).
3. Что может пойти не так? Путь к успеху CMMS не будет без проблем. Знание того, какие препятствия ждут впереди, поможет вам подготовиться к ним. Спросите поставщиков CMMS об общих проблемах внедрения их системы. Поговорите с компаниями, которые используют программное обеспечение, и спросите о любых препятствиях, с которыми они столкнулись.
4. Что дальше? Определите, как будут выглядеть следующие шаги, если вы остановитесь на КСУП завтра. Подумайте, кого нужно уведомить, и установите сроки реализации.
5. Что произойдет после внедрения? Внедрение программного обеспечения - это только начало вашего пути к успеху CMMS. Вам необходимо решить, как отслеживать результаты, обеспечивать правильное использование системы, привлекать новых сотрудников и масштабироваться для роста. Спросите потенциальных поставщиков о поддержке и ресурсах, которые они предлагают в прошлом внедрении.

Какая CMMS является победителем?

Это конец пути. Финальный акт. Время принятия решения. Вы провели исследование, задали правильные вопросы и поговорили со всеми, что вам нужно. Последний вызов сводится к выбору CMMS для удовлетворения ваших самых насущных краткосрочных и долгосрочных бизнес-потребностей, с услугами и командой, которая поддержит вас в переходный период.

Итог

Выбор КСУП поначалу может показаться пугающим. Глядя на знаки доллара и неделями размышляя о реализации, может быть одна большая головная боль. Когда это покажется вам чересчур, просто сделайте глубокий шаг и выполните три простых шага:

1. Проконсультируйтесь с ключевыми игроками при получении бай-ина.
2. Определите свои цели
3. Оценить программное обеспечение на предмет соответствия требованиям, стоимости, характеристик и реализации.

Со всей этой информацией и пониманием грозовые тучи разойдутся, и вы можете быть уверены, что выбранная вами КСУП лучше всего подходит для вашей работы.