Почему невыполненные отчеты важны для эффективного обслуживания

Управление невыполненными рабочими заданиями - не самая захватывающая из задач обслуживания, но без полного и актуального отставание по дате, важная работа будет забыта. Действительно, хорошее управление невыполненными работами является предпосылкой для эффективного планирования и составления графиков.

Определение бэклога

«Бэклог» означает разные вещи для разных людей. Есть два общих определения. Первый и наиболее распространенный - это то, что «невыполненная работа» - это список всей работы, которая была одобрена и в конечном итоге будет выполнена. Это правильное определение. Иногда его измеряют в торговых часах, но лучше измерять в неделях, рассчитывая как время, необходимое для завершения всей текущей работы в бэклоге с ресурсами, которые могут быть применены к этой работе. Это может включать или не включать PM.

Второе определение заключается в том, что «невыполненная работа» - это только те заказы на работу, для которых истек срок «требуется до». Это определение не следует использовать, потому что оно нелогично. В большинстве отделов технического обслуживания есть разумно фиксированное количество специалистов, которые выполняют работу на основе рабочих заданий, сгенерированных более или менее случайным образом.

Когда заказ на работу инициирован, дата, на которую работа будет завершена, зависит от ее важности по отношению к работе, уже находящейся в невыполненной работе, которая известна, а также неизвестных рабочих заданий, которые будут сгенерированы в будущем. В результате любая дата «требуется до», назначенная при инициировании рабочего задания, будет просто дикой догадкой и обычно ошибочной. Назначение даты «требуется до» должно быть ограничено теми немногими заказами на работу, у которых есть действительный крайний срок. В противном случае эти даты будут противоречить цели всегда работать над теми работами, которые имеют наибольшую ценность в любое время.

В этой статье будет использоваться первое определение невыполненной работы. В этом отставании заказов на работу, которые были утверждены, но еще не запущены, есть подгруппы. К ним относятся «невыполненная работа по планированию», которую можно определить как все рабочие задания, по которым было принято какое-либо обязательство, такое как закупка, и «готовое к графику отставание», которое состоит из тех заказов на работу, для которых все материалы и другие ресурсы доступны, так что работу можно начать в любой момент.

Фильтрация невыполненных работ

Объединение всех утвержденных заказов на работу в единый список невыполненных заказов может оказаться непосильной задачей. Вместо этого его следует отфильтровать по логическим компонентам. Рекомендуются следующие фильтры:

Завершающие и неотключенные работы

Очевидно, что работы по останову должны оставаться в очереди до тех пор, пока не будет запланировано соответствующее отключение, которое может длиться год или больше. Оставление этой неактивной работы в невыполненной работе усложняет управление текущими работами, не связанными с остановом, поэтому ее следует скрывать до тех пор, пока не придет время для подготовки к остановке, когда она будет управляться сама по себе. Конечно, подготовительные работы к остановам очень важны, и им следует уделять приоритетное внимание наряду со всеми другими работами, не относящимися к остановам. Разделение работ по останову и работ, не связанных с остановом, также необходимо для эффективного планирования останова.

Механические и электрические работы

Это также будет включать работу для всех других категорий ресурсов обслуживания, таких как бригады обслуживания территории. Помните, что список невыполненных работ для обслуживающей бригады должен быть ограничен работой для этой бригады и должен включать ссылки на поддержку, требуемую от других бригад.

Профилактическое и корректирующее техническое обслуживание

Работы по профилактическому техническому обслуживанию должны быть заранее спланированы и запланированы. Инструкции по проверкам и другим процедурам должны быть в файле и включены в рабочие задания на профилактическое обслуживание (PM). Работа должна автоматически планироваться компьютерной системой технического обслуживания. Конечно, работа PM и корректирующее обслуживание требуют одних и тех же ограниченных торговых ресурсов и должны планироваться вместе, но для целей управления невыполненными работами их можно разделить. Управлять невыполненными задачами будет легче, если работа PM будет скрыта до тех пор, пока не придет время для ее планирования.

Работа PM должна быть настроена в компьютерной системе технического обслуживания, чтобы на каждый рабочий день была запланирована постоянная рабочая нагрузка. Это позволяет персоналу, назначенному для PM, быть постоянным и считаться «неприкосновенным» для корректирующего обслуживания. Таким образом, планирование профилактического и корректирующего обслуживания упрощается.

Чистота бэклога

Необходима значительная дисциплина, чтобы ограничить работу в невыполненных требованиях только теми работами, которые будут выполнены в ближайшем будущем. Жалобы никогда не должны содержать выполненных работ, дублированных рабочих заданий или низкоприоритетных работ, которые никто никогда не намеревается выполнять.

Важной частью дисциплины для поддержания чистоты невыполненных работ является закрытие заказов на выполнение работ (или изменение статуса на «физически завершено»), как только работа будет выполнена, что должно быть в тот же день для работ, не связанных с остановкой, и в течение нескольких дней на капитальный останов.

Функция поддержания чистого отставания должна быть включена в должностную инструкцию для назначенной должности технического обслуживания. Это одна функция, не связанная с планированием, которую целесообразно назначить плановику. Это не займет много времени, и специалист по планированию может знать статус всех рабочих заданий в этой области.

Размер невыполненной работы

Существует оптимальный размер невыполненных заказов на выполнение работ. Если отставание слишком мало, будет сложно удержать торговцев на приоритетной работе. Увеличатся обкатки и внеплановые работы, а производительность упадет.

Если невыполненное задание слишком велико, может возникнуть проблема с большим объемом материала, и его будет сложно контролировать. Будет потеря уверенности в том, что работа будет сделана, и будут поощряться «чрезвычайные эмоциональные ситуации». Может даже стать проще отправить новое рабочее задание, чем пытаться найти существующее в большом невыполненном журнале работы. Большое количество невыполненных работ мало помогает при планировании работы.

В идеале отставание должно быть такого размера, чтобы ключевой обслуживающий и операционный персонал, в том числе начальник технического обслуживания участка, координатор операций и планировщик, имели достаточно хорошее представление о том, что находится в очереди, чтобы иметь возможность немедленно распознать дублирующую работу. запросы.

Для типичного круглосуточного непрерывного процесса без выходных хорошей стартовой целью было бы иметь «общее отставание» около четырех недель, «отставание по планированию» около двух-четырех недель и «готовое к графику» отставание. от одной до двух недель.

Обратите внимание, что «готовый к графику» отставание от одной до двух недель подразумевает, что весь материал для этой работы должен быть размещен где-то на месте и быть готовым к использованию. Такой вид управления материалами имеет большие преимущества, но будет успешным только в том случае, если большая часть работ по графику будет выполняться в соответствии с этим графиком.

Добавление работы в очередь

Любая работа, добавленная в список невыполненных работ, должна подвергаться тщательной проверке со стороны лиц, принимающих решения. Хороший процесс состоит в том, чтобы инспектор по техническому обслуживанию участка и координатор операций рассматривали все новые запросы на работу каждое утро. Одна из важных функций на этом этапе - решить, относится ли запрос к «небольшому заданию», которое может быть выполнено немедленно и не оправдывает его планирование или планирование. Разрешение кому-либо добавлять работу в отставание без проверки гарантирует, что она станет неорганизованной и малоценной.

Программное обеспечение для управления невыполненными работами

В идеале ваша система управления техническим обслуживанием должна использоваться для управления невыполненными работами, но, к сожалению, многие системы имеют очень слабую функциональность в этой области. Управление невыполненными работами сводится к сортировке и фильтрации списков работ. Эти списки будут содержать столбцы для идентификации оборудования и работ, примечаний к расписанию, приоритетов, ресурсов, статуса и т. Д. По моим наблюдениям, существует несколько компьютерных систем обслуживания, которые лучше справляются со списками работ, чем хорошая электронная таблица, если таковые имеются. Фактически, многие организации не могут эффективно управлять списками работ без предварительной загрузки их из своей компьютерной системы обслуживания в Excel.

Большинство компьютерных систем для технического обслуживания отлично подходят для учета затрат на техническое обслуживание в соответствии с рабочими заданиями, и их всегда следует использовать для этой цели. Однако, если их использование для управления рабочими списками является обременительным, следует использовать хорошо спроектированный и управляемый процесс электронных таблиц, интегрированный с базой данных компьютера технического обслуживания.

Бэклоги можно легко поддерживать и обновлять, используя сервер вашего сайта для управления рабочими списками и обмена ими с помощью защищенных шаблонов и дисциплинированного управления.

В заключение, менеджеры должны внимательно и часто обращать внимание на незавершенные дела, чтобы убедиться, что они «чистые», расчетное время является реалистичным и чтобы они оставались близкими к оптимальному размеру.