Мастерство документации обслуживания: проверенный подход к защите ваших активов

Документация обслуживания — это любая запись, содержащая информацию, которую вам может понадобиться для завершения задач обслуживания и инспекций. Она говорит вам, что у вас есть, показывает вам, как заботиться об этом, и имеет записи всех ваших прошлых работ.

Конечно, там есть то старое высказывание о «никогда не клади все яйца в одну корзину», но если вы хотите точную, доступную документацию обслуживания, это именно то, что вы должны сделать.

Вы просто должны убедиться, что вы выбираете правильную корзину.

Что такое документация обслуживания?

Прежде чем решать, где ее хранить, это стоит потратить больше времени, глядя на то, что это.

Вы можете думать об этом как о вашей коллекции ответов на критические вопросы об ваших операциях: Что у нас есть? Как мы заботимся об этом? Какую работу мы сделали до сих пор, и каковы были результаты той работы?

Например, оператор оборудования может подать запрос на обслуживание, связанный с прессом, который издает новый и странный звук. Запрос рассматривается ведущим по обслуживанию, который затем использует его для генерации заказа на работу, полного с инструкциями и чек-листами. Оттуда они приоритизируют его и назначают технику. Как только техник имеет его, они ищут руководство для пресса, вместе с некоторыми из недавних закрытых заказов на работу. Как только на месте, они замечают, там есть утечка в секции трубки. Она течет но также выглядит новой, так что техник проверяет гарантию, чтобы увидеть, если производитель обязан покрыть это. К сожалению, они не, так что техник идет к инвентарю и получает необходимые детали и материалы. Как только они завершают свою работу, они закрывают заказ на работу, после заполнения описания того, что они сделали.

В этой ситуации документация обслуживания включает:

• Запрос на обслуживание
• Назначенный заказ на работу
• Руководство по оборудованию
• Гарантия оборудования
• Завершенный заказ на работу

Каждый кусок документации играет важную роль в процессе. Без него, ведущий по обслуживанию не знал бы, что была проблема, техник не был бы знать, как это исправить, и позже никто не знает, что техник сделал.

Каковы разные типы документации обслуживания?

Хотя есть много типов, они все склонны падать в одну из трех широких категорий: что у вас есть, что вы делаете и как вы это делаете, и что вы сделали.

Что у вас есть

Здесь вы можете включить документы, которые описывают ваши активы и оборудование, включая:

• Серийные номера
• CAD и BIM файлы
• Схемы
• Изображения
• Гарантии
• Страховые полисы

Вы также можете включить здесь все документы, которые говорят вам, кого у вас в команде обслуживания, включая сертификаты для обучения и отраслевые печати.

Сбор всей этой информации и компиляция её во что-то полезное может быть сложной задачей, но это необходимо, если вы пытаетесь сделать переход от всего реактивного к более предупредительному обслуживанию. Хорошая новость в том, что вы можете найти помощь с вашим аудитом объекта.

Что вы делаете, как вы это делаете

Здесь у вас есть все документы, которые объясняют, как заботиться о ваших активах, включая:

• Руководства оригинального производителя оборудования (OEM)
• Чек-листы для инспекций
• Пошаговые инструкции
• Стандартные операционные процедуры (SOP)
• Общие политики и процедуры
• Расписания предупредительного технического обслуживания
• Потому что безопасность такая важная, она может быть своей подкатегорией, и включать:
• Специфические для безопасности политики и процедуры
• Политики Lock out/tag out (блокировка/маркировка)
• Workplace Hazardous Materials Information System (WHMIS)
• OSHA документация

В зависимости от вашего местоположения, вы также можете добавить документы по рабочей компенсации.

Общая проблема для многих отделов в том, что у них есть вся эта информация, гремящая внутри голов их старших техников. Вместо того чтобы иметь её там, где это безопасно и доступно, это заперто. И как только те старшие техники выходят через дверь либо потому, что они переезжают в новую компанию или уходят на пенсию, вы теряете все те критические знания обслуживания ноу-хау.

Что вы сделали

И здесь, это все документы, связанные с работой, завершенной командой обслуживания, а также любыми сторонними вендорами. Вы можете включить:

• Запросы на обслуживание
• Заказы на работу
• Метрики обслуживания
• Ключевые показатели эффективности
• Отчеты

Заказы на работу имеют много документов внутри них, включая заметки и изображения, созданные техником.

Почему документация обслуживания важна?

Прохождение аудитов часто сводится к тому, насколько хорошо вы можете ответить на эти вопросы:

• Есть ли у вас процесс на месте?
• Следовала ли команда вашим процессам?
• Если они следовали им, когда они сделали работу?
• Если у вас есть SOP и команда их следует, когда в последний раз вы их обновили?

Теперь, когда мы знаем, что это и почему это важно, мы можем ответить на следующий вопрос: Какой лучший способ держать это в безопасности и сделать доступным?

Почему CMMS — лучшая в мире корзина для яиц?

Вернемся к яйцам и их корзине, наш хрупкий метафор. Идея о яйцах и чем-либо другом, что вы хотите держать в безопасности — это то, что вы не должны держать их все в одном месте. Но для документов обслуживания, это противоположность.

Вам просто нужно убедиться, что у вас правильный тип корзины, современная компьютеризированная система управления техническим обслуживанием (CMMS).

С традиционными ручными методами, вы боретесь против гор бумажной работы и случайных файлов электронных таблиц. И каждый раз, когда вам нужно соединить два документа, там есть хороший шанс они две разные форматы. Расписание ППТО может быть в электронной таблице, но связанные гарантии все бумага. Заказ на работу, который вы только что назначили, на бумаге, но схемы для актива все PDF файлы.

С современным CMMS, все ваши документы идут в одну центральную базу данных, где они все безопасны, доступны и связываемы. Провайдер CMMS берет на себя весь IT вес с ваших плеч, и они в заряде за то, чтобы ваши данные были заархивированы и там, когда вы их нуждаетесь. И они также делают ваши данные везде, где вы их нуждаетесь, доступными для всех в команде через их интернет-подключенные устройства.

Когда вам нужно сгенерировать и назначить заказ на работу, всё делается в одном месте, внутри софта. Когда техник использует их мобильное устройство для доступа к информации в реальном времени, они могут также подтянуть связанные изображения и SOP, которые им нужны, чтобы работать умно и безопасно.

Следующие шаги

Hippo здесь, чтобы помочь вам получить решение, которое лучше всего работает для вас, от ответа на ваши вопросы о всём связанном с обслуживанием до помощи в бронировании живой демо софта.

Резюме

Документация обслуживания — это ваша коллекция записей, которые помогают вам завершить работу по обслуживанию. Это как вы знаете, что у вас есть, как заботиться об этом, и какую работу вы завершили до сих пор. Так что первая категория может включать серийные номера активов, изображения, CAD и BIM файлы, гарантии, страховые полисы и информацию о вашей команде обслуживания, включая сертификаты и отраслевые печати. Для второй, у вас есть SOP, расписания ППТО, чек-листы и руководства. В третьей, есть закрытые заказы на работу, отчеты и KPI. Все это информация жизненно важна для ваших операций, и вы можете думать о ней коллективно как о карте, которая показывает вам, где вы были, где вы сейчас, и как добраться до ваших целей. Чтобы обеспечить, что ваши документы и безопасны, и доступны, вам нужно современное CMMS-решение. Потому что всё живет в центральной базе данных и ваш провайдер заботится о всех бэкапах и обновлениях, вам никогда не придется волноваться о потере или потере доступа к вашей документации обслуживания.