Серия эксперта CMMS. Часть 4: 4 ключевых фактора выбора модели настройки ПО

На прошлой неделе в Части 3 нашей Серии эксперта CMMS мы показали три типа настройки CMMS, разобрав стоимость, сроки внедрения и соображения для решения об интеграции. Для завершения выбора, Часть 4 дает понимание четырех факторов, которые нужно учитывать при выборе типа настройки.

Мы подготовили полное руководство CMMS Software Basics and Beyond для скачивания! Не хотите читать серию блогов? Получите его сейчас.

Мы составили простую блок-схему для определения оптимального пути к быстрому запуску системы. В этом разделе мы пройдемся по вопросам в синих блоках схемы, относящимся к четырем факторам настройки. Понимая четыре фактора, вы сможете использовать схему для определения вашего оптимального типа настройки.

Четыре фактора, влияющих на тип настройки

1 — Существующее ПО управления ТО — Если у вас уже есть ПО ТО и вы переходите на другого вендора, большая часть настройки может быть уже сделана. Команде будет проще при начальной настройке новой БД и интеграции процессов в бизнес. Это поможет в Части 3 — внедрении. Главный вопрос сейчас: «Позволяет ли текущая система экспорт данных?». Если да — отлично! Настройка значительно упрощается, история ТО становится непрерывной. Перенос истории ТО из старой системы в новую дает бесшовный трекинг с начала времен вместо потери данных при смене. Помимо истории, обычно мигрируют списки активов и оборудования, пользователей, запасных частей, шаблоны заявок. Команда поддержки вендора поможет очистить и импортировать данные.

Если текущая система не позволяет извлечь данные — предстоит больше работы, здесь на помощь приходит поддержка вендора. Возможно, у вас остались старые таблицы с активами, или старый вендор может выгрузить данные. В крайнем случае старый аккаунт служит ориентиром для настройки нового — копируете отслеживаемое оборудование в новую БД. Рекомендуется полная или частичная настройка сервисом для быстрого и правильного старта.

2 — Бюджет интеграции — Как указано в Части 1, заложите в бюджет расходы на интеграцию. Часовые ставки импорта: $150–250/час в зависимости от вендора, некоторые включают в лицензию или поглощают затраты. Аудиты на месте имеют широкий разброс цен: обычно добавляются суточные на проезд/питание, цена зависит от количества активов. $1000–3000/день — ориентир цены аудита. Независимо от пути настройки, настоятельно рекомендуем закупить помощь — значит, за бюджет на эти услуги.

3 — Сроки внедрения — Можно рассматривать в трех периодах: краткосрочный (1–3 мес.), среднесрочный (3–6 мес.), долгосрочный (6–12 мес.). Если не спешите — больше времени на самостоятельную настройку: причесывание списков для импорта, внутренний аудит, сбор обратной связи о правах и активах. Если нужно быстрее — рациональнее нанять профи. С экспертизой и знанием продукта вендоры проводят полные аудиты и настраивают аккаунт за месяц или быстрее.

4 — Выделенный внутренний ресурс — Нужно назначить ответственного сотрудника — контактное лицо для настройки и текущей поддержки. Это должен быть человек, регулярно использующий систему, способный диффундировать знания в команду пользователей. Этот «чемпион ПО» поможет настройку: сбор инфо об активах, заполнение таблиц импорта, интеграция с ПО. Некоторые организации нанимают сторонних консультантов по ПО для исследования и настройки. Другие поручают стажерам/летним практикантам — большой проект на срок контракта. Временный сотрудник может сработать как контакт для первоначальной настройки, но убедитесь, что знания успешно переданы команде, которая будет пользоваться системой постоянно. Если у вас есть назначенный чемпион с мандатом на настройку, БД запускаются гораздо быстрее, чем у тех, кто не делает это приоритетом в отделе ТО.

Мы подготовили полное руководство CMMS Basics and Beyond для скачивания! Не хотите читать серию блогов? Получите его сейчас.

Читайте Часть 5 нашей Серии эксперта CMMS, где мы обсуждаем 5 советов для оптимизации стратегии внедрения CMMS.