Системы управления запасами: Определение, преимущества и лучшие практики для всех отраслей

Когда большинство людей думают об управлении запасами, они думают о ритейле. Хотя ритейл сильно опирается на управление запасами, системы управления запасами широко используются в различных отраслях: от производства к коммунальным услугам, здравоохранению, образованию, госсектору и др. Системы управления запасами упорядочивают и централизуют процесс контроля потока и обслуживания запасов для обеспечения того, что правильное количество запасов доступно в правильное время и нужного качества.
Определение системы управления запасами
Система управления запасами — это сочетание технологий (аппаратного и программного обеспечения) и процессов и процедур, контролирующих мониторинг и обслуживание запасенных продуктов, будь то активы компании, сырье и расходники или готовая продукция, готовая к отправке поставщикам или конечным потребителям. Полная система управления запасов состоит из:

• Системы идентификации каждой позиции запаса и связанной информации, таких как штрихкодные этикетки или бирки активов.
• Аппаратных инструментов для чтения штрихкодных этикеток, таких как ручные сканеры или смартфоны с приложениями сканирования.
• Программного обеспечения для управления запасами, предоставляющего центральную базу данных и точку отсчета для всех запасов, с возможностью анализа данных, генерации отчетов, прогнозирования будущего спроса и др.
• Процессов и политик для маркировки, документирования и отчетности. Это должно включать технику управления запасами: Just in Time, ABC-анализ, FIFO, Stock Review или другую проверенную методологию.
• Людей, обученных следовать этим политикам и процессам.

SearchERP определяет управление запасами как «надзор за некапитализируемыми активами (запасами) и товарными позициями». Управление запасами — компонент управления цепочками поставок, контролирующий поток предметов (продуктов, товаров) по мере их движения от производителя на склад и затем в точку продажи. «Ключевая функция управления запасами — вести детальную запись каждого нового или возвращенного продукта при его входе или выходе из склада или точки продажи», — объясняет SearchERP, что указывает на важность четкой и установленной системы управления запасами для обеспечения максимально упорядоченного и эффективного процесса и документации, а также минимизации ошибок.
Преимущества систем управления запасами
Без системы управления запасами товары и продукты, проходящие через организацию, неизбежно будут в хаосе. Система управления запасами позволяет компании вести централизованную запись каждого актива и позиции в контроле организации, предоставляя единый источник правды для локации каждой позиции, информации о поставщиках, спецификаций и общего количества конкретной позиции на складе.
Поскольку запасы часто состоят из движимых активов, системы управления запасами критичны для отслеживания текущих уровней и понимания, какие товары движутся быстро, а какие медленно, что в свою очередь позволяет организациям точнее определять момент повторного заказа. В целом, комплексная система управления запасами дает бесчисленные преимущества компаниям, включая:

• Улучшение денежного потока
• Лучшие отчетности и возможности прогнозирования
• Снижение затрат на хранение (накладные расходы)
• Снижение затрат на труд
• Сокращение мертвых запасов (dead stock)
• Лучшая организация
• Повышенная прозрачность
• Улучшение отношений с поставщиками, вендорами и партнерами

Вызовы систем управления запасами
Системы управления запасами могут драматически влиять на продуктивность и эффективность при правильном внедрении. Большинство вызовов, связанных с системами управления запасами, возникают из-за несоблюдения лучших практик или зависимости от устаревших методов, таких как ручное документирование и неконсистентные планировки хранения и процессы. В этих случаях может потребоваться полная перестройка управления запасами для упорядочивания и добавления ясности и консистентности процесса по всей компании.
Хорошая система управления запасами снижает человеческие ошибки, устраняя ручное документирование через штрихкодные этикетки, сканеры и ПО управления запасами, уменьшая затратные ошибки, такие как:

• Наличие слишком большого медленно движущегося запаса, занимающего ценное пространство и пожирающего прибыль.
• Неожиданный дефицит критически важной позиции, задерживающий цепочку поставок из-за бэкаудеров.
• Неточные записи (неверные номера деталей, неверные подсчеты) от ошибок ручного документирования.
• Потерянные человеко-часы на поиск товаров, хранящихся в неверных локациях. Хранение, не оптимизированное для эффективности (из-за плохой планировки склада или кладовой), также увеличивает время комплектации, что увеличивает затраты на труд.

Лучшие практики для систем управления запасами
Cleary Inventory объясняет, что хорошая система управления запасами может повысить продуктивность, но только если вы настроите ее с базовыми элементами, включая:

• Названия локаций
• Читаемые ярлыки локаций
• Уникальные идентификационные номера позиций
• Единицы измерения
• Начальный подсчет
• Программное решение, эффективно мониторящее и трекящее активность
• Четкие корпоративные политики и процессы
• Людей, знающих, как поддерживать эти политики и процессы

Внедрение комплексной системы управления запасами может быть сложным. Это не просто покупка хорошей программы; система должна адресовать людей, процессы и технологии сквозно. Соблюдение лучших практик для настройки комплексной, корпоративной системы управления запасами — инвестиция, которая окупится снова и снова через большую эффективность и подъем чистой прибыли.