Топ-3 проверенных стратегии для бесшовной интеграции систем MRO

Технология имеет огромное значение для цепочки поставок технического обслуживания, ремонта и операций (MRO). От мониторинга состояния до иерархии активов, отслеживания запасов и управления расходами — роль технологий абсолютно жизненно важна.

Без возможности эффективно общаться, полная интеграция цепочки поставок становится еще более сложной. Компании могут сколотить процессы, которые на поверхности могут казаться интегрированными, но на самом деле не являются таковыми. Они могут приводить к вводу информации в две разные системы, увеличивая вероятность человеческой ошибки и запуская отчеты о расхождениях в счетах (IDR), которые требуют времени и ресурсов для устранения.

Наоборот, внедрение интеграции систем MRO заставляет пересмотреть существующие бизнес-процессы и выявляет возможности для их оптимизации. Идея состоит в устранении ошибок и позволить технологии через интеграцию систем работать по назначению. Преимущества включают видимость данных и запасов, более точное и быстрое обработку заказов, снижение транзакционных затрат и более высокую эффективность труда.

Конечная цель — извлечь лучшее из каждой из задействованных систем и сделать MRO максимально свободным от ошибок. Ниже приведены три лучшие практики, которые помогут вам достичь этого.

Признайте и поймите необходимость

По мере того как вы пересматриваете бизнес-процесс и определяете данные, которые должны течь между системами, вы должны идентифицировать систему учета для запасов. Это критически важно для обеспечения того, чтобы транзакции выполнялись в системе учета, а не возникали в другой системе, а затем пытались передать эти данные в систему учета.

Например, если вы выполняете приемку товаров в одной системе, выдача товаров должна выполняться в той же системе. В противном случае это может привести к расхождениям в остатках запасов.

Кроме того, вы должны заранее определить ожидаемый объем транзакций, такой как количество SKU на складе, возможное количество строк заказов на покупку для транзакций и частота передачи данных, чтобы определить оптимальную IT-инфраструктуру, необходимую для интерфейса. Если система не способна управлять объемом, она не выполнит свою задачу.

Выявите и вовлеките ключевых стейкхолдеров

Самый критический элемент внедрения интеграции систем MRO — вовлечение ключевых стейкхолдеров, особенно IT-команды, на протяжении всего проекта. IT-команда должна быть вовлечена рано в процессе, когда инициируются планировочные обсуждения. Бизнес-команды должны быть вовлечены так же активно, чтобы убедиться, что интерфейсы соответствуют бизнес-ожиданиям. Закупки, цепочка поставок, финансы, операции и техническое обслуживание — все должны участвовать в обсуждениях и планировании.

Выставление счетов — это финальная стадия потока процесса MRO, и вызывает больше всего боли, если интерфейс не спроектирован должным образом. Представители дебиторской задолженности из финансовой команды должны быть консультированы для определения и документирования требований к передаче и сверке счетов, чтобы процесс AP был бесшовным.

Обучение конечных пользователей также важно. Вы можете построить самый эффективный интерфейс в мире, но если пользователи не обучены хорошо, это потраченные зря усилия.

Конечные пользователи должны быть обучены в системе, в которой они совершают транзакции, а также в том, как данные передаются между системами. Также рекомендуется предоставить конечным пользователям одностраничное краткое справочное руководство, охватывающее ключевые моменты обучения. Понимание того, как работает поток процесса данных, помогает конечным пользователям использовать полные возможности системы.

Приемо-сдаточные испытания пользователем (UAT) — это этап в плане проекта, который дает бизнес-пользователям возможность протестировать интерфейс и выявить любые корректировки. Этот этап предназначен для обеспечения того, что интерфейс делает то, для чего был создан. Должно быть выделено достаточно времени для этой задачи, и бизнес должен полностью воспользоваться этой возможностью для обеспечения успешного результата.

Включите ресурсы для мониторинга и улучшения интерфейса

Наконец, вы не можете просто уйти, как только интерфейс системы запущен. Должно быть выделено время для пост-запуска гипер-ухода, чтобы убедиться, что конечные пользователи полностью комфортно с интерфейсом. Как минимум две недели для этой задачи обычно рекомендуются. Также должны быть разработаны механизмы обработки ошибок и автоматизированные отчеты для проактивного управления любыми проблемами и минимизации нагрузки на пользователей. Вся цель нового интерфейса — помочь бизнесу, а не добавлять дополнительную нагрузку.

Для интерфейсов, влияющих на остатки запасов, должен быть внедрен еженедельный процесс сверки запасов, чтобы гарантировать, что две системы не выходят из баланса. В качестве примера, снимок запасов из системы учета отправлялся бы электронно во внешнюю систему для сравнения и выявления любых расхождений. Бизнес-пользователи должны затем последовать за сверкой и внесением необходимых корректировок. По той же линии, аналогичная сверка должна быть установлена для открытых строк заказов на покупку между двумя системами.

Когда это сделано правильно, интеграция систем MRO добавляет значительный элемент автоматизации и процедур экономии времени, которыеさらに снижают затраты цепочки поставок.

Стэнли Перли — старший директор корпоративных бизнес-приложений в Synovos.