Серия ERP-софта: формирование комплексных пользовательских требований

Когда компания определила ключевые ценностные предложения для перехода к выбору и внедрению нового или обновленного ПО, пришло время сформировать детальные требования, которые должна поддерживать новая система. Эти требования необходимы для определения наилучшего соответствия и конечной ценности решения.

Две категории требований

Требования следует классифицировать как «текущее состояние» (current state) и «будущее состояние» (future state). Требования текущего состояния объясняют потенциальным поставщикам, как компания ведет бизнес сегодня. На текущий бизнес-процесс влияют не только текущие условия, но и ограничения существующего ПО на обработку транзакций и взаимодействие с клиентами и поставщиками.

Требования будущего состояния описывают, как компания планирует работать в будущем и использовать ПО для поддержки своей деятельности. Горизонт планирования — 5–7 лет. Ни одна компания не может точно предсказать свою работу через 7 лет, но может представить, как планирует вести бизнес и какие программно-аппаратные технологии понадобятся для реализации долгосрочной стратегии.

Карты бизнес-процессов

Компании также должны определить, как собирать информацию о текущих и будущих операциях. Очевидно, сбор основан на взаимодействии текущих пользователей и тех, кто отвечает за представление собранных данных поставщикам.

Некоторые компании способны подготовить карты бизнес-процессов, отражающие полную структуру каждого аспекта текущего и будущего состояний. Эти карты используют вклад сотрудников, работающих с транзакциями в конкретной бизнес-активности. Примерный список потенциальных карт для текущего и будущего состояний может включать следующие рабочие процессы:

• CRM
• Котирование и ввод заказов на продажу
• Сервис клиентов
• Инженерное обеспечение — для котирования и для производства
• Цепочка поставок / Закупки
• Управление складом / Инвентаризация / Приемка
• Планирование и расписание
• Наряды-заказы и отчетность цеха
• Отгрузка
• Качество
• Бухгалтерия — Кредиторская задолженность и кассовые выплаты
• Бухгалтерия — Выставление счетов / Дебиторская задолженность / Применение кассовых средств
• Бухгалтерия — Главная книга

Карты бизнес-процессов должны включать все входы и выходы, связанные с текущими и будущими бизнес-процессами. Эти активности следует «наложить» индикаторами используемого ПО для поддержки текущего действия. Примеры: активности, использующие текущую ERP-систему, MS Excel или Access, или выполняемые вручную.

Цветовое кодирование активностей позволяет читателям карт наглядно оценить, какая доля каждой технологии поддерживает текущие и планируемые процессы. Один из видимых преимуществ карты будущего состояния — единый цвет нового планируемого ПО и исчезновение других цветов, особенно тех, что соответствуют Excel-таблицам и базам данных Access.

Чек-листы

Чек-листы используются для выбора ПО десятилетиями. Обычно они основаны на знаниях третьей стороны, перечисляющей сотни или тысячи функциональных требований, сгруппированных аналогично приведенному выше списку. Многие чек-листы связаны с базами данных возможностей (да/нет) ряда поставщиков ПО. Заполнив чек-лист, пользователь получает список ERP-вендоров, наиболее способных удовлетворить его потребности.

Проблема чек-листов — в том, как была разработана базовая база данных. Вендоры не всегда полностью откровенны о предоставлении конкретной функциональности, а о том, как ПО фактически предоставляет информацию.

Требуется уточнение: подходит ли решение для компании с выручкой $5–25 млн или $250–500 млн. Крайний пример: и SAP, и Oracle, и JobBOSS, и E2 (популярные решения для цеховых производств) предоставляют функциональность для перечисленных бизнес-процессов. Необходимо соответствие масштаба решения, требований и бюджета (ценностного предложения), а также отрасли и базовой производственной структуры (дискретное vs процессное производство).

Если организация использует чек-лист (сервис), убедитесь, что он сначала заполняется персоналом, ответственным за каждую область, а затем проверяется командой на уровне всей компании, способной связать индивидуальные ответы с общими операциями и потребностями.

Нарративы (описания)

Автор предпочитает нарративный документ, объясняющий текущие процессы и обсуждающий потребности будущего состояния. Интервьюируя участников бизнес-процессов, можно создать нарративы, рассказывающие историю того, как бизнес работает сегодня и как хочет работать завтра. Можно представить твердую детализацию, позволяющую вендору полностью понять бизнес. Нарративы можно дополнить описанием того, что делает бизнес, почему он ищет новое ПО (ценностное предложение) и какие технологии уже имеются.

Что хочет увидеть вендор

По отзывам, большинство вендоров с трудом полностью воспринимают карты бизнес-процессов и скучают по чек-листам на 2000+ функций. Нарративы легче для рецензирования. Тем не менее, вендоры все равно тратят много времени на вопросы, уже раскрытые во всех трех документах, поэтому компании должны быть готовы детально обсуждать все процессы даже при значительных усилиях по разработке требований.

Значительные усилия и забота должны быть вложены в разработку пользовательских требований, так как документированное становится основой для оценки альтернативных программных решений на соответствие, функциональность и ценность. Хорошо разработанные требования позволят вендору сделать максимально полную презентацию того, как их возможности поддержат ваше видение будущего операционного успеха.

Действительно, это ваша вина, если вендор не в состоянии продемонстрировать свои возможности в лучшем свете для вашей компании. Решение вендора, явно не соответствующее вашим базовым потребностям, никогда не должно попасть в вашу конференц-залу для презентации.

Гарри Ландсбург, директор DVIRC по консалтингу бизнес-процессов и технологиям, работал с более чем 300 компаниями, документируя, как их бизнес-процессы могут быть лучше поддержаны обновленным или новым ПО. Его подход, связывающий способы работы клиентов с технологическим рынком, приводит к лучшему выбору и результатам внедрения. Для получения дополнительной информации узнайте больше или свяжитесь с нами.