Как пандемия переформировала закупки: 3 ключевых тренда

Даже в лучшие времена процесс закупок может быть крайне сложным. Навигация по тысячам договоров с поставщиками, соглашениям о неразглашении и переговорам при одновременном соблюдении множества отраслевых регуляций и удовлетворении интересов многочисленных стейкхолдеров и принятелей решений — задача не из простых.

Влияние COVID-19 на управление контрактами

Когда пандемия COVID-19 неожиданно обрушилась на мир в начале 2020 года, эти вызовы усугубились резкими изменениями, такими как почти универсальный и мгновенный переход на удаленную работу. На протяжении года, пока бизнесы по всему миру адаптировались к новой реальности, одно стало очевидно: грамотное управление и закупка контрактов никогда не были настолько важны. Перед лицом беспрецедентных вызовов эти критически важные активы должны были быть защищены и оптимизированы — как сейчас, так и на будущее.

Компании, которые подготовились не только стать более устойчивыми и надежными внутри, но и учесть будущие изменения в операционных моделях и цепочках поставок, в долгосрочной перспективе окажутся в выигрышном положении.

Три ключевых тренда пост-COVID эпохи

По мере перехода к новой реальности пост-COVID мира три الناشних тренда подчеркивают, почему управление контрактами и закупки должны стать приоритетом для организаций, стремящихся к долгосрочной устойчивости и успеху.

1. Все больше бизнесов признаются существенными

С начала пандемии было выделено 16 секторов критической инфраструктуры, активы, системы и сети которых — физические или виртуальные — считаются настолько жизненно важными для США. К ним относятся здравоохранение, продовольствие и сельское хозяйство, критически важное производство, химическая промышленность и другие.

В результате практически каждая организация, будь она существенной или нет, приобрела повышенное осознание своей значимости для обслуживаемых клиентов. Это понимание помогло компаниям четко сфокусироваться на приоритизации товаров и услуг в соответствии с критическими бизнес-потребностями клиентов. Для эффективной реализации этого процесса закупки и управление контрактами должны быть эффективными и централизованными.

Пример: Granite Construction Inc.

Granite Construction Inc., позиционирующая себя как «Инфраструктурная компания Америки», — пример существенного бизнеса. Для Granite это означало необходимость продолжать бизнес несмотря на вспышку COVID-19. С бригадами на объектах, офисные отделы должны были перейти на удаленную работу без потери эффективности. К счастью, у Granite уже была внедрена автоматизированная система управления контрактами. Раньше администраторы субподрядов тратили бы большую часть времени на управление контрактами, хранящимися во входящих ящиках, на локальных дисках или в картотеках. Согласование и утверждение требовали физической передачи документов по офису. Очевидно, что эти методы создали бы серьезные проблемы в условиях удаленной работы.

Кризис COVID-19 подсветил важность закупок и контрактования. Хотя существенные бизнесы первыми почувствовали острой необходимость быть готовыми к любой ситуации, все компании осознают свой риск без централизованного и оптимизированного процесса закупок и системы управления контрактами.

2. Соглашения становятся сложнее, а нужны быстрее

Современный бизнес работает в мире, во многом определяемом контрактами. По мере зрелости компаний и стирания международных границ благодаря интернету, контракты растут в сложности, в то время как команды, их создающие и поддерживающие, сталкиваются с навалом новых регуляций, влияющих на соглашения в глобальном масштабе.

Кейс: Закупка средств защиты для больниц

Организационная закупка для большого числа больниц была вынуждена найти новые локальные источники средств защиты, так как международные поставки были прерваны. Эти больницы находились на передовой национального ответа на пандемию. Закупке требовалось отобрать 3000 потенциальных поставщиков за восемь недель, обеспечив их качество и подписав сложные контракты, позволяющие разным не связанным юридическим лицам закупать и оплачивать по тем же зонтичным контрактам без ущерба для требований комплаенса в сфере здравоохранения. Вице-президент по закупкам отметил, что благодаря новым автоматизированным процессам они справились с этим примерно за 12 недель. Ранее такой объем занял бы у них 9–12 месяцев даже при полной загрузке всех ресурсов.

Это прямо указывает на необходимость управления контрактами для навигации в условиях неопределенности. Для достижения постпандемийного успеха организации должны рассмотреть, как справляться со множеством сложностей, связанных с контрактами, включая критические вопросы управления, так, чтобы не подвергать себя риску.

3. Ускорение внедрения облачных технологий

Организации переносят свои данные в облако быстрее чем когда-либо в ответ на бизнес-вызовы, поднятые пандемией COVID-19. Согласно новым исследованиям, глобальная пандемия ускорила облачную трансформацию почти для половины организаций. Облачные платформы позволяют держать системы доступными и работающими без необходимости выделенных ресурсов или дополнительных капитальных вложений. Неудивительно, что этот тренд затрагивает и закупки, и контрактование.

Преимущества облачных CLM-решений

Облачные решения для управления жизненным циклом контрактов (CLM) предлагают существенные преимущества. Доступ к централизованному и автоматизированному репозиторию контрактов, размещенному в безопасной облачной среде, обеспечивает организациям полную видимость контрактов, устраняя потерю рабочего времени и повышая эффективность. Обеспечивая единый источник правды о правах и обязательствах компании в контрактах, ПО для управления контрактами значительно снижает риск пропущенных сроков и штрафов, или еще хуже — судебных исков. Кроме того, оно ускоряет процесс закупок, обеспечивает соответствие контрактов и оптимизирует исполнение соглашений — от создания контракта до отчетности.

Ускоренный переход в облако открывает организациям множество возможностей, и в плане управления данными контрактов они находят огромную ценность в применении к интеллектуальным решениям по управлению контрактами в этой критической экономической среде.

Итог: Инновации в управлении жизненным циклом контрактов нарушают привычные нормы, а текущая пандемия подчеркивает важность закупок и управления контрактами в неопределенном мире. Проактивные и интеллектуальные подходы к этим ключевым процессам позволят бизнесу получить гораздо большую видимость и извлечь действенные инсайты, напрямую влияющие на финансовый результат.

Вивек Бхарти — генеральный менеджер по управлению продуктом в Icertis.