Производители: почему внедрение облачных технологий критично для конкурентного преимущества

Для многих организаций облако всё ещё ассоциируется только с хранением и резервным копированием. Для тех, кто смотрит шире, облако может стать трансформационным, позволяя бизнесу эффективно конкурировать на рынке, доминируемом крупными корпорациями.

Почему начать с кредиторской задолженности?

Традиционно производители получают большое количество счетов от поставщиков. Ручная обработка счетов занимает значительное время и ресурсы — как человеческие, так и финансовые. Кроме того, последовательное достижение полной точности при ручных процессах может быть сложным, так как всегда существует вероятность ошибки.

Эта сложность усугубляется в современной производственной среде, где счета приходят в разных форматах из разных мест. Счета теперь приходят на бумаге, из онлайн-систем, по электронной почте и в виде PDF. Сложные ручные процессы могут затягивать сроки обработки более чем на 14 дней, рискуя штрафами за поздние платежи и упуская возможность воспользоваться скидками за раннюю оплату и улучшить отношения с поставщиками.

Хотя статистически крупные предприятия хуже справляются с своевременной оплатой счетов, у них есть доступный кэш и финансовые возможности для поглощения штрафов за просрочку. Это не так для множества организаций, у которых меньше доступа к надежному и стабильному финансированию и меньше наличных для покрытия расходов. Эффективное управление кредиторской задолженностью решает эту проблему, предотвращая повреждение отношений с поставщиками, которые могут отказаться от будущих соглашений, если найдут компанию ненадежной.

Успех производственного бизнеса зависит от эффективности производственных линий. Автоматизация административных процессов освобождает ресурсы, которые можно использовать в других ценностных услугах, например, для сохранения производства на месте и снижения необходимости в аутсорсинге. Где производство уже распределено между несколькими глобальными офисами, счета можно загружать локально, обрабатывать автоматически и управлять из штаб-квартиры бизнеса.

Заложив основы автоматизации с кредиторской задолженностью, организация может начать с основного процесса, прежде чем расширить его на весь набор финансовых процессов. Производители могут затем автоматизировать обработку заказов на продажу, накладных и заявок на закупку. Построение автоматизации финансового набора таким образом максимизирует как производительность, так и возврат инвестиций.

Как может помочь облако?

Облако — это инфраструктура, где приложение или программа могут работать на множестве разных компьютеров одновременно. Хотя это может относиться к другим типам сетей, облачные вычисления обычно относятся к Интернету. В этом смысле компания может предоставить доступ к программному обеспечению, но хранить его на своем центральном сервере, а не выдавать клиенту физическую копию. Клиенты могут затем получать доступ и использовать программное обеспечение, подключаясь к Интернету и входя на защищенный сервер. Это модель «Программное обеспечение как услуга» (SaaS).

Поскольку программное обеспечение запускается на центральном сервере провайдера, клиенту не нужно хранить и запускать его на своем компьютере, что освобождает память компьютера и повышает производительность.

Облачная кредиторская задолженность

Использование облачного SaaS для автоматизации бэк-офисной функции кредиторской задолженности позволяет внедрить полное решение для сбора и обработки счетов с минимальным участием ИТ или инвестициями в дополнительное оборудование и программное обеспечение.

Наиболее эффективные решения автоматически извлекают данные из документов, понимая разницу между (например) текстом, который является адресом или названием компании, и номером заказа на покупку. Автоматизируя извлечение этой информации, производители могут автоматически сопоставлять счета с заказами на покупку и накладными. Если все соответствующие документы доступны и информация совпадает, программное обеспечение может обрабатывать счета к оплате и безопасно хранить информацию вместе в облаке.

Производители сейчас в лучшем положении, чем когда-либо, для полной автоматизации бизнес-процессов. Исторически с самого начала требовались дорогое дополнительное оборудование, программное обеспечение и инфраструктура, что делало комплексную автоматизацию процессов доступной исключительно для крупных организаций. Модель SaaS позволяет даже небольшим производителям достичь тех же результатов без первоначальных инвестиций и с чрезвычайно быстрым временем внедрения. В течение нескольких недель менеджеры могут утверждать счета удаленно, даже вне офиса.

Для многих организаций перенос автоматизации бизнес-процессов в облако повысит безопасность. Обеспечение уровней безопасности и избыточности, которые будут у провайдера SaaS или облачных услуг, чрезвычайно дорого при локальной инфраструктуре. Следовательно, переход от локальной ИТ-инфраструктуры к облачному сервису может повысить безопасность, а также повысить бизнес-эффективность.

Позиционирование производителей для роста

Помимо обработки счетов, управления платежами, планирования денежных потоков и поддержания гибкости цепочки поставок, производителям необходимо обеспечить эффективный документооборот для аудита. Использование облачной функциональности позволяет компаниям оптимизировать финансовые функции и резко сократить время, необходимое для обеспечения соответствия. Облачные сервисы автоматизации позволяют компаниям любого размера сканировать каждый счет при его поступлении, немедленно обеспечивая безопасное хранение копии в сети. Облачные системы обработки счетов позиционируют производителей для роста, позволяя им воспользоваться гибким развертыванием ресурсов и способностью эффективно масштабировать бизнес-деятельность. Экономия времени на 75 процентов для финансовых функций распространена, особенно для компаний, имеющих большое количество поставщиков и обрабатывающих более 5000 счетов в год.

Обработка счетов больше не отнимает драгоценное время у лиц, принимающих решения. Менеджеры могут вместо этого сосредоточиться на небольшом количестве исключений, которые выявляет программное обеспечение. Их можно утверждать откуда угодно: со смартфона, ПК или планшета. Вместо того чтобы тратить драгоценное офисное время на обработку гор счетов, менеджеры свободны для развития бизнеса, улучшения отношений с поставщиками и конкуренции с лучшими на рынке.

Исследование, проведенное ReadSoft, показало, что 77 процентов производителей считают, что рост сдерживается ручной обработкой заказов на продажу, при этом 61 процент компаний всё ещё получают бумажные заказы на продажу, требующие ручной обработки. Автоматизируя основной процесс кредиторской задолженности, организации позиционируются для роста через технологии. Это затем ясный и простой шаг к автоматизации заказов на продажу и снижению задержки выполнения заказов на 42 процента.