10 основных лучших практик RPA от UiPath, Blue Prism и Kofax

RPA best practice советы: остерегайтесь трёх T

Слон в гостиной: внедрение RPA

Есть тенденция компаний принимать RPA в малом масштабе, а затем останавливаться: внедрение останавливается. Это привело к утверждениям, что RPA переоценён; степень цинизма.

Гай Керквуд, chief evangelist UiPath, выразил так: «Организации и партнёры по внедрению используют RPA как первый шаг в цифровой трансформации, потому что это относительно быстро и дешево. Говорят: «мы возьмём вас в цифровую трансформацию, давайте начнём с RPA для снижения затрат, повышения эффективности и входа в цифровой mindset. Что происходит, через некоторое время они застаивают. У них есть чемпион, который распространил это через один отдел, может быть несколько — финансы, HR, закупки, но как нам попасть в клиентский сервис?»

Некоторые эксперты по RPA, с которыми мы говорили, базировали свои советы на преодолении этого вызова.

Лучшая практика RPA №1: Берегитесь сиреневого призыва

По греческой мифологии сирены, существа с внешностью красивых женщин, манили моряков управлять кораблями слишком близко к берегу, где корабли разбивались о скалы.

RPA кажется такой. На первый взгляд легко использовать, можно внедрить в отделе.

Джейн Конрой, директор по успеху клиентов Blue Prism, говорит: «Это почти так, будто первоначальные приёмники думают, что потому что инструмент сам по себе так легко использовать, они думают «мы добились, мы знаем, что делаем». И они не знают. Потому что им нужно построить фундаменты. Они поняли, что у них есть инструмент, который потенциально может что-то сделать, но им всё ещё нужно построить бизнес-кейс».

Лучшая практика RPA №2: Не делайте это в тени

Крис Хафф, Chief Strategy Officer Kofax, советует вовлекать рабочую силу, тех, на кого это повлияет, кого это уполномочит, с самого начала. «Это change management 101», — говорит он, «но именно эти мягкие вещи часто упускаются, когда вы делаете автоматизацию».

У Криса конкретный совет: создать короткое 2,5-минутное видео, записывающее пилотную фазу. «Начните с интервью рабочих, вовлечённых в проект в самом начале; спросите их мысли об автоматизации. Обычно они откидываются назад, скрещивают руки и у них напряжённый вид, потому что боятся неопределённости. «Это заменит меня, я потеряю работу, не смогу обеспечивать семью?» Затем, через 45-60 секунд, поговорите с теми же людьми на середине пилота, обычно после 3 недель. Часто видите, что они расслабились и начинают говорить о роботе как о настоящем коллеге, который помогает им, позволяя предпринимать действия вместо, например, сбора данных. Затем перемотку к концу пилота; обычно видите тех же людей «наклонившихся вперёд, улыбающихся, потому что «мы только что состригли часы транзакционной работы», которую они никогда не хотели делать».

Лучшая практика RPA №3: Центр компетенций

Крис Хафф Kofax имеет свой совет для преодоления проблемы внедрения — «проектируйте ваш центр компетенций с первого дня». Для Криса ключ — в подготовке, обсуждении RPA и того, как оно будет внедрено. «Когда вы начинаете говорить об этом, именно тогда вы начинаете идентифицировать роли и ответственности, которые люди должны играть, и начинаете чертить план внедрения», — говорит он. «Не думайте «о, мы доберёмся до этого во второй фазе, долгосрочные вызовы абсолютно должны обсуждаться на первой фазе».

Лучшая практика RPA №4: три T: обучение, обучение и обучение

Джейн Конрой Blue Prism выразила так: «Они бы не рассмотрели обучение бизнес-аналитика тому, как понимать возможности автоматизированного инструмента, потому что они просто видят это как то же самое, что и любое другое приложение в IT, и это не так. Это не то же самое. Это очень, очень отличается. И вы должны почти полностью сменить мышление как организация, когда смотрите на строительство этих цифровых работников в вашей организации».

В наши дни все ключевые игроки делают акцент на обучении — Гай Керквуд UiPath подчёркивает, что оно бесплатно. Используйте обучение максимально.

Лучшая практика RPA №5: Как вы собираетесь использовать инструмент?

«Это философская и культурная вещь с каждой корпорацией, — говорит Джон Тьюеркауф, Chief Customer Advocate Blue Prism. «Когда советую клиентам, предлагаю им подумать о воспроизведении возможностей, которые ваша человеческая рабочая сила имеет сегодня, но внутри цифровой платформы».

Лучшая практика RPA №6: Безопасность и масштабируемость RPA-продукта

Безопасность становится всё более крупной проблемой по мере внедрения RPA по компании. Для Джона Тьюеркауфа безопасность и масштабируемость связаны, «потому что если вы безопасны, то можете масштабироваться. У вас нет проблем с риск-департаментом, комплаенсом, аудитом, операциями. Никто не спрашивает, потому что они уже комфортны, что это безопасный продукт и не нужно беспокоиться».

Лучшая практика RPA №7: Подумайте о легкости потребления и использования инструмента в среде, в которую вы его ставите

Возвращаясь к Джону Тьюеркауфу Blue Prism: «Когда вы начинаете добавлять все дополнительные компоненты, которые нужно добавить для полноценного автоматизированного решения, вам нужно покупать другие bolt-ons, стоимость растёт».

Лучшая практика RPA №8: работайте как завтра

Крис Хафф Kofax объясняет: «Это о переходе от сюда к туда — о работе к тому, где вы хотите быть. Это связывается с цифровой трансформацией — применением RPA для принятия гораздо более быстрой, гибкой, открытой к изменениям этики, которую поддерживает цифровая трансформация.

Лучшая практика RPA №9: думайте иначе

Джейн Конрой Blue Prism говорит: «Стройте бизнес-кейс. Смотрите стратегически. Вы должны думать: процессы меняются, организации меняются. Готов ли ваш цифровой работник к этим изменениям? Поэтому нужно смотреть на модели владения. Нужно смотреть на стоимость внедрения и равно на стоимость обслуживания».

Лучшая практика RPA №10: консультируйтесь с экспертами

Гай Керквуд UiPath говорит: «Мы не претендуем знать всё, поэтому рекомендуем всем, внедряющим RPA, следовать пошаговому руководству по внедрению, произведённому аналитической фирмой Everest Group.

«Everest потратило невероятное количество времени на производство RPA playbook. Оно технологии-агностично, и это лучшее пошаговое руководство, от пилота до пика, где оно распространено по всей организации».

Эта Playbook доступна бесплатно от UiPath