Как победители рецессии будут использовать RPA и Process Mining, чтобы стать сильнее

Сет Каталли — региональный вице-президент по продажам в UiPath .

По мере того, как бизнес снова открывается после пика нового коронавируса (COVID-19) в 2019 году, и мы вступаем в то, что, по прогнозам, станет глобальной рецессией, история учит нас, что некоторые компании станут еще сильнее. Эти компании смогут адаптироваться к текущему влиянию на прибыль и доход, поскольку они вложили средства в технологии, повышающие производительность и эффективность работы.

Согласно Gartner Predicts 2020:Возрождение RPA благодаря трансформирующимся предложениям и стремлению к операционному совершенству отчет*, «к 2024 году организации снизят операционные расходы на 30 % за счет сочетания технологий гиперавтоматизации с переработанными операционными процессами».

«Гиперавтоматизация основана на реальном успехе, который лежит в основе феноменального роста роботизированной автоматизации процессов (RPA):простота автоматизации, скорость получения результатов и уже проверенный способ применения искусственного интеллекта (ИИ) для улучшения бизнес-операций», — объясняет Бобби Патрик, директор по маркетингу (CMO) в UiPath.

Гиперавтоматизация не является отдельной технологией автоматизации. Этот термин относится к объединению RPA, AI и других технологий автоматизации, как мы это делаем в платформе сквозной автоматизации UiPath.

Однако можно возразить, что инвестиции в гиперавтоматизацию — это роскошь, которую нельзя себе позволить, поскольку сегодняшняя суровая реальность такова, что многие компании сокращают заработную плату, увольняют сотрудников и принимают решительные меры для сокращения затрат.

Что делать?

Инвестируете ли вы в цифровое преимущество, которое, как доказано, возникает благодаря гиперавтоматизации, или сокращаете расходы по всем направлениям и приостанавливаете инвестиции, чтобы переждать бурю?

Чтобы устранить эту дихотомию, мы можем обратиться к данным о нашей последней рецессии, чтобы определить, какие компании вышли из рецессии более сильными и смогли добиться превосходных результатов по сравнению со своими конкурентами.

Harvard Business Review (HBR) проанализировал финансовые данные 4700 публичных компаний в ходе всестороннего исследования Великой рецессии 2008 года и обнаружил, что такие компании, как Staples, смогли сдержать операционные расходы и вышли из рецессии крупнее и прибыльнее. На самом деле Staples удвоила доход с 1997 по 2003 год и стала примерно на 30 % прибыльнее. чем его главный конкурент Office Depot за три года после рецессии.

Исследование HBR показывает, что была группа, которая отделилась от остальных после рецессии и добилась лучших результатов, чем их отраслевые конкуренты, по крайней мере на 10 % с точки зрения роста продаж и прибыли.

Кто выиграл рецессию?

Как повысить эффективность работы?

Операционная эффективность обычно рассматривается как правильное управление временем, ресурсами и средствами. Мы часто проверяем производительность всей организации, чтобы судить о способности увеличить прибыль. Эту же линзу можно использовать для просмотра отдельных процессов, таких как получение наличных, снизу вверх, чтобы повысить операционную маржу или прибыль за счет выполнения процессов дешевле, лучше или быстрее. Чтобы измерить прибыль, полученную от улучшения операций, мы должны понять, насколько хорошо организация превращает входные данные в выходные в рамках трех высокоуровневых стратегий:

• Дешевле — то же самое за меньшие деньги, т. е. тот же результат при меньших затратах (за счет сокращения операционных расходов, капитальных затрат и т. д.)

• Лучше — больше за то же самое, т. е. достижение большего результата (или более совместимых и безошибочных процессов) при тех же входных данных

• Быстрее. Гораздо больше за большее, т. е. добиться гораздо большего результата за меньшее время, даже если для этого требуется больше ресурсов (выборочно тратя средства на технологии, маркетинг и т. д.)

Еще в 2008 году это были альтернативы, которые стратег оценивал как компромисс. Сегодня организации используют гиперавтоматизацию, чтобы нарушить эти старые правила, и внедряют сочетание всех трех стратегий для получения нескольких результатов. Теперь ожидается, что традиционные финансовые и операционные результаты, такие как выручка, количество дефектов и количество клиентов, будут влиять на ценность, а также на более мягкие показатели, такие как качество обслуживания клиентов и расширение полномочий сотрудников. Сотрудники всегда были «величайшим активом» компании, представляющим как основные затраты и главный драйвер ценность, поэтому инвестиции в продуктивность сотрудников оказывают большое влияние на финансовые показатели.

Недавний пример клиента подчеркнул этот момент. Финансовый директор (CFO) высокотехнологичной производственной компании встал перед залом, чтобы начать новую инициативу RPA для компании, и заявил:«Речь идет не о роботах, а о людях. Это инвестиции в повышение квалификации сотрудников, и я надеюсь, что в конечном итоге это принесет пользу и нашему опыту работы с клиентами».

Далее финансовый директор объяснил, что у них слишком много людей и слишком высоки затраты, связанные с выполнением небольших заказов. Благодаря оптимизации процессов обработки небольших заказов и переносу этой работы на программных роботов их сотрудники смогут сосредоточиться на улучшении обслуживания наиболее важных клиентов.

Технологии гиперавтоматизации, такие как RPA, интеллектуальный анализ задач и интеллектуальный анализ процессов, — это инструменты, которые не были доступны лидерам во время последней рецессии. На этот раз победители рецессии будут использовать эту технологию, чтобы принимать смелые решения о том, где выборочно сократить расходы (используя то же самое для меньшего количества стратегии), а также выбирать, где перейти в наступление с гораздо большей стратегией.

Пришло время автоматизировать

Давайте представим сценарий, в котором финансовый директор упомянутого выше производителя заявил, что ищет идеи от сотрудников для получения большей прибыли. Вы полагаете, что сможете автоматизировать обработку счетов и устранить ненужные доработки, которые могут повысить производительность сотрудников на 5 % и более, но вам сложно связать воедино вашу идею и приоритеты вашего финансового директора.

Вы изучаете эту идею вместе с командой роботизированного центра передового опыта (CoE). Команда CoE анализирует данные из ваших бизнес-систем с помощью UiPath Process Mining, чтобы определить, что следует автоматизировать.

Теперь вы можете впервые визуализировать процесс выставления счетов. Процесс (как показано ниже) начинается с получения счета-фактуры, затем проверяется и утверждается задача, прежде чем в конечном итоге завершиться оплатой счета-фактуры. В увеличенном фрагменте рисунка показано девятидневное узкое место во времени цикла, которое снижает производительность, и говорит нам о том, что автоматизация в этой области может помочь ускорить процесс.

На первом этапе проекта роботы UiPath используются в качестве цифровых помощников для автоматизации операций с запросами данных, в то время как все промежуточные этапы по-прежнему выполняются вручную. Картина меняется (см. ниже) после этой пилотной фазы автоматизации, и результаты обнадеживают. Мы видим, что процесс обработки счетов теперь автоматизирован на 24 %, а время выполнения уже сократилось с девяти до семи дней.

Вдохновленный первым успехом, вы решаете полностью автоматизировать процесс обработки счетов, и указанное ниже время выполнения заказа сократилось до сенсационных 34 минут. . Это также имеет некоторые последующие эффекты, такие как небольшое увеличение между окончательной проверкой счета и оплатой счета, которое вы продолжаете отслеживать с помощью UiPath Process Mining (см. ниже).

Это пример использования стратегии повышения операционной эффективности «намного больше за большее», когда вы инвестируете в гиперавтоматизацию, чтобы обеспечить более быстрое и безошибочное время цикла.

Посчитайте

Предположим, что маржа вашего бизнес-подразделения или операционная прибыль составляет 10% от затрат на персонал. Это создает точку рычага 1:10 для повышения производительности сотрудников по сравнению с операционной прибылью, которая может приносить денежные средства вашему финансовому директору.

Вы быстро подсчитываете (см. таблицу), и ваш финансовый директор в восторге от финансового рычага, который заключается в том, что повышение производительности труда сотрудников на 5% увеличивает операционную прибыль вашего подразделения на 50%. Естественно, финансовый директор взволнованно призывает вас двигаться вперед по пути автоматизации, чтобы автоматизировать последующую операцию «Окончательная проверка счета-фактуры».

Пришло время автоматизировать!

На этот раз победители выйдут из рецессии сильнее, чем кто-либо другой, если будут использовать RPA и процессный майнинг вместе.

Чтобы узнать больше о платформе UiPath Enterprise RPA и UiPath Process Mining, посмотрите наш веб-семинар по запросу или свяжитесь с нашим отделом продаж .

*Gartner Predicts 2020:Возрождение RPA, движимое морфинговыми предложениями и стремлением к совершенству в операционной деятельности, Стефани Стаудт-Хансен, Фрэнсис Карамузис, Артур Вилья, Сайкат Рэй, Роб Дуни, Николь Стерджилл, Лори Шоттон, Дерек Майерс, Фабрицио Бискотти, 10 Декабрь 2019 г.