Оптимизация процесса Purchase-to-Pay с Process Mining — Повысьте эффективность и точность

Как люди, мы по природе своей склонны к сотрудничеству. Мы также можем конкурировать, но психологи говорят, что когда выбирают между двумя, мы выбираем сотрудничество.

Сотрудничество очень важно на рабочем месте. Работа без него может негативно повлиять на ваши более широкие бизнес-результаты, включая продуктивность, удовлетворенность клиентов и выручку.

Теоретически сотрудничество должно быть легким, особенно если это в нашей человеческой природе. Но большинство людей знают, что для сотрудничества на рабочем месте или в повседневной жизни требуется определенная доля преданности.

Каждый департамент и его люди имеют очень разные цели, боли и задачи. Без злого умысла все склонны мыслить в рамках своего домена. Плохое сотрудничество часто приводит к тому, что люди и департаменты предпринимают свои собственные инициативы по улучшению. Децентрализованные инициативы могут вызывать сбои вниз по линии для других департаментов.

Нигде это не так очевидно, как в процессе purchase-to-pay (закупка-оплата).

Процесс purchase-to-pay или procure-to-pay (P2P) — это финансовый процесс, затрагивающий многие департаменты. Процесс включает все действия от момента, когда компания запрашивает товар или услугу у поставщика, до момента оплаты за этот товар или услугу.

Эффективность процесса P2P влияет на показатели удовлетворенности клиентов и затраты, и влияет на способность вашей компании достигать более широких бизнес-целей.

В этой публикации мы рассматриваем преимущества оптимизации процесса P2P с помощью данных, доступных в корпоративных системах (таких как SAP или Oracle) и process mining. Конкретнее, UiPath Process Mining может помочь вам улучшить процесс P2P, выкладывая ваши существующие данные в комплексный граф процесса и предоставляя прозрачные инсайты.

Имея лучшее понимание процесса P2P, вы можете решать об единых тактиках улучшения процесса через оптимизацию и автоматизацию, что приводит к повышению эффективности, снижению затрат и сохранению конкурентоспособности.

Процесс purchase-to-pay

Процесс P2P включает все закупки, которые делает компания. Это могут быть канцелярские товары или полуфабрикаты (как двигатель автомобиля для автопроизводителя) и высокоценное оборудование (станки, используемые в производстве, медицинское оборудование и т.д.). В рамках процесса P2P основные задачи включают заказ этих товаров, их получение и оплату.

Основные стейкхолдеры в процессе P2P — это департаменты закупок или финансы. Иногда это также включает планирование материалов и складское хозяйство. Процесс также косвенно влияет на работу, выполняемую продажами, поддержкой клиентов и другими.

Широкая охватывающая и критическая природа процесса P2P означает, что у компаний есть огромный стимул оптимизировать его. Любой неэффективный и заржавевший процесс P2P может привести к значительной потере ценности в следующих областях:

• Удовлетворенность клиентов

• Отношения с поставщиками

• Удовлетворенность сотрудников работой

• Междепартаментальное сотрудничество

• Продуктивность и рентабельность

Это некоторые из самых важных целей для бизнеса.

С UiPath Process Mining можно улучшить эти пункты и достичь более высокой бизнес-производительности.

Новичок в process mining? Начните здесь: Process Mining Value: What it Means for Your Business

Технология process mining обеспечивает мощные инсайты. Это врата к технологиям, таким как машинное обучение (ML), искусственный интеллект (ИИ) и роботизированная автоматизация процессов (RPA). Объединение этих технологий позволяет вам использовать силу автоматизации.

Предприятие опирается на данные для стратегического улучшения процессов с RPA и отслеживает результаты для придумывания новых идей улучшения. Автоматизированное предприятие лидирует на рынке с процессной осведомленностью и операционной эффективностью. Как часть цикла автоматизации, process mining играет критические роли в начале RPA и в его дальнейшем развитии. Process mining позволяет вам получить больше ценности от автоматизаций.

Process mining позволяет вам опираться на науку для обнаружения и ранжирования ваших идей автоматизации. Он также позволяет вам:

• Получить комплексное представление о процессах вашей компании

• Раскрыть лучшие рабочие процессы для автоматизации

• Согласовать цели процессов со стратегическими целями

• Непрерывно отслеживать и улучшать ваши процессы

Знайте свой процесс P2P досконально

Давайте посмотрим на граф процесса purchase-to-pay.

На изображении выше показан промайненный процесс P2P (сырой набор данных, преобразованный в граф процесса). Он включает пять основных действий типичного процесса purchase-to-pay:

• Запрос на закупку

• Заказ на закупку

• Получение продукта

• Получение счета-фактуры

• Завершение счета-фактуры

Изображение выше показывает идеальный процесс P2P.

UiPath Process Mining (доступный через платформу UiPath) может дать вам более глубокий взгляд на ваши процессы и позволит вам обнаружить, насколько далеко вы от идеального сценария. Используя данные журнала событий из корпоративного программного обеспечения, такого как SAP, process mining превращает данные в чистый граф процесса для интуитивного анализа.

Чем глубже в графе процесса вы идете, тем больше вы замечаете, насколько он отличается от того, как вы хотите, чтобы был ваш процесс. В результате простой процесс из вышеуказанного изображения оказывается хаотичным:

Интуитивная визуализация процесса говорит вам все, что вы хотите знать о процессе, и действует как единственный источник правды для всей вашей команды. Граф процесса устраняет любую двусмысленность процесса, давая всем консолидированный обзор действий, времен, затрат, сотрудничества, производительности людей и программных роботов и т.д.

Где ранее вам нужно было тратить время на выяснение того, как работает процесс P2P, UiPath Process Mining делает это мгновенно, используя фактические данные из систем планирования ресурсов предприятия (ERP) или управления отношениями с клиентами (CRM).

Так что же вы можете сделать с этими инсайтами, основанными на данных?

Выявление частей процесса purchase-to-pay, наиболее подходящих для автоматизации

Роботизированная автоматизация процессов (RPA) — один из самых продуктивных способов улучшить эффективность и производительность вашего процесса. Согласно опросу Deloitte Global CPO, спрос на RPA и продвинутую аналитику в закупках растет. RPA не нова для продуктивности команд расчетов с поставщиками, но она может процветать больше с process mining.

С инсайтами process mining вы можете определить, готов ли ваш процесс P2P к автоматизации. Готовый к автоматизации процесс — это стандартизированный процесс, нацеленный на еще более высокую продуктивность. UiPath Process Mining может указывать на некоторые критерии готовности к автоматизации, такие как:

• Высокий объем повторяющихся задач на основе правил

• Количество часов, затраченных на задачи, против затрат

• Просроченные сроки

• Циклы процесса в результате ошибок и необходимости переделывать задачу и т.д.

Плохо спроектированный или выполненный процесс не готов к автоматизации. Такой процесс часто лишен должной документации, стандартизации и труден для людей для следования. Используя process mining для управления вашей стратегией автоматизации, вы опираетесь на данные, а не на интуицию.

Прочитайте эту публикацию, чтобы оценить, готов ли ваш процесс к автоматизации.

UiPath Process Mining помогает вам учитывать детали вашего сложного процесса P2P и автоматизировать действия с наивысшей отдачей инвестиций (ROI).

Давайте подумаем на примере: есть процесс, который вы промайнили. На основе графа процесса вы замечаете, что в одной из активностей процесса сотрудники не сдают свою работу вовремя. Вы копаете глубже и понимаете, что из-за ошибок в вводе данных сотрудники часто переделывают задачу, что вызывает задержку доставки. Автоматизируя эту задачу, вы улучшаете качество доставленной работы и освобождаете время сотрудников. Команда тогда может сосредоточиться на других действиях в рамках процесса P2P, таких как улучшение отношений с поставщиками для обеспечения своевременной доставки.

Вот некоторые другие примеры задач, которые программные роботы UiPath могут обрабатывать, чтобы сделать ваш процесс P2P более гладким:

• Сканирование почтового ящика на заказы и ввод их в SAP

• Сопоставление заказа на закупку со счетом-фактурой

• Генерация заказа на закупку после одобрения запроса на закупку и многое другое

С process mining вы можете не только предвидеть возможности улучшения, но и оценить ROI от вашего проекта RPA. Таким образом, вы знаете ценность оптимизации процесса P2P в отношении всей бизнес-производительности.

Согласуйте свои цели RPA с более широкими стратегическими целями

Помните стратегические цели, которые мы упоминали ранее? Ключевые стратегические цели любой компании строятся вокруг удовлетворенности клиентов, отношений с поставщиками, счастья сотрудников, рентабельности и продуктивности.

UiPath Process Mining помогает вам связать ваши стратегические цели с конкретными KPI и тегами. Если вы хотите улучшить отношения с поставщиками для процесса P2P, вы можете установить KPI для своевременной доставки товаров и своевременной оплаты счетов-фактур.

Так вы оптимизируете процесс для вклада в ваши более широкие бизнес-цели мастерским образом. По мере изменения приоритетов вы можете корректировать KPI и теги в панелях UiPath Process Mining. Это еще один ключевой фактор в обеспечении согласованности ваших долгосрочных бизнес-целей с индивидуальными результатами процессов.

Непрерывный мониторинг и улучшение P2P

Но process mining не останавливается там. После того как вы автоматизировали процесс P2P, вам все еще нужно проверить, идет ли RPA так, как ожидалось. UiPath Process Mining позволяет вам оставаться на курсе результатов автоматизации, предоставляя обновления ваших процессных данных в реальном времени. Отслеживание вашего процесса дает вам сравнение «до и после» RPA. Вы можете видеть, как ваша автоматизация работает и где она сбивается с курса.

Согласно опросу CPO от Deloitte, упомянутому ранее, ключевым вызовом в сегодняшних закупках является управление данными — обеспечение качества собранных данных, управление доступом к данным и получение ценности из этих данных.

Для поддержания конфиденциальности данных при демократизации процессной аналитики, UiPath Process Mining предоставляет подход управляемого самообслуживания (GSS). Управление данными GSS гарантирует, что все бизнес-пользователи работают с единственным источником правды, делая процесс понятным для всех стейкхолдеров.

В свою очередь, GSS делает ваш процесс прозрачным, так как он основан на фактических данных в ваших корпоративных системах. Трудно спорить с фактами. Прозрачные процессы — ключ к достижению более широких бизнес-целей, о которых говорилось ранее.

Непрерывный мониторинг и улучшение P2P

Process mining предоставляет основу для внутреннего и внешнего сотрудничества, что критически важно для гладкого процесса P2P. С UiPath Process Mining на месте вы устраняете изолированные операции между департаментами. Поскольку стейкхолдеры получают одинаковое представление о процессе, они могут принимать холističкий подход в своих инициативах по улучшению процесса. И это отлично работает как с внутренними, так и с внешними стейкхолдерами процесса.

Process mining позволяет руководителям высшего уровня выявлять неэффективность и согласовывать оптимизацию процесса с бизнес-стратегией. Сотрудники, выполняющие шаги процесса, также получают инсайт в свою работу и то, как она влияет на организацию.

Вы также можете использовать граф процесса для общения с поставщиками и инвесторами. Инсайты process mining позволяют вам пробить сквозь споры и построить плодотворный разговор о способах улучшения.

Посмотрите, как UiPath Process Mining лидирует развитие рынка process mining в недавнем отчете PEAK Matrix от Everest Group.