CIO раскрывают, как автоматизация топлит бизнес-стратегию

На FORWARD IV в прошлом месяце три главных информационных офицера (CIO), которые являются лидерами-практиками автоматизации, присоединились к Майклу Хэрику из Bain Research Company для обсуждения всего, что связано с автоматизацией. Пракаш Кота из Autodesk, Навин Зутши из Palo Alto Networks и Питер Цахалис из Wells Fargo говорили с Хэриком о:

• Как автоматизация обеспечивает их бизнес-стратегию

• Как вести успешную программу автоматизации

• Как работать с CIO по инициативам автоматизации

CIO глубоко вовлечены в бизнес- и IT-стратегии. Это делает их идеальными кандидатами для обсуждения того, как автоматизация может трансформировать способ работы IT и бизнес-лидеров вместе. CIO также очень занятые люди, поэтому сессия FORWARD IV была редкой возможностью для откровенного разговора с лидерами, которые находятся на передовой этой новой эры бизнеса.

Вот краткое резюме охваченных тем.

Роботизированная процессная автоматизация (RPA) — драйвер ценности или пластырь?

Зутши поделился, что его первоначальное ощущение было таким, что роботизированная процессная автоматизация (RPA) — это просто движок на основе правил. По мере того как Palo Alto Networks прошла период быстрого роста, её процессы изменились драматически — вместе с её оценкой силы RPA. UiPath помогла компании трансформировать основные процессы в операциях, и теперь она нацеливается на варианты использования в продажах, бухгалтерии и юриспруденции.

Кота отметил, как RPA создала значительную добавленную ценность для Autodesk. Идея автоматизации вдохновляет. И как программная компания, первый инстинкт команды был экспериментировать с RPA, чтобы увидеть, что возможно. Именно поэтому Кота подчеркнул необходимость четко определить, как компания будет использовать RPA. Он считает, что необходимо иметь структуру управления для использования RPA. Autodesk обнаружила, что RPA идеально подходит для вариантов использования со сложными процессами, включающими множественные приложения и человеческое вмешательство.

Как построить успешную программу автоматизации?

По словам Цахалиса, всё начинается с понимания узких мест. Легко вдохновиться большим бизнес-портфелем, зрелым для автоматизации — с потенциалом сэкономить десятки миллионов долларов. Но может быть так же разочаровывающим узнать, что требуется время для сборки правильной команды.

«Недостаточно иметь армию citizen developers», — сказал Цахалис. «Недостаточно иметь центр компетенций (CoE). Вам нужны эти вещи. Они критичны. Но в конце дня инструменты автоматизации вроде RPA упрощают, модифицируют и исправляют рабочие процессы. И вам нужны те эксперты по предметной области (SME), чтобы быть вовлеченными».

Цахалис также объяснил, что эти SME, как правило, самые занятые люди в организации, поэтому их время и внимание в дефиците. Вам нужно быть терпеливым и умным в том, как использовать ограниченную пропускную способность процессной экспертизы. Процессные SME играют критическую роль мастеров знаний, направляющих команду автоматизации.

Но не все отрасли работают по одной временной шкале с одними приоритетами.

Как выразился Зутши: «Для нас валюта — скорость. Если мы не движемся достаточно быстро, стартап в безопасности нас разрушит».

На бизнес-процессных лидерах лежит обязанность делиться своей стратегией и вызовами с IT заранее. IT отвечает за работу с бизнес-экспертами для автоматизации на скорости, необходимой для сохранения конкурентоспособности. Он рекомендовал создать руководящий комитет, состоящий из бизнес-лидеров и IT-профессионалов. Работа комитета — приоритизировать бэклог работы и выявлять варианты использования для автоматизации. CoE может затем доставлять по этим директивам.

Для Autodesk успешная программа означала смену мышления. Кота обсудил, как традиционный подход для большинства IT-групп был фокусироваться на выполнении всей технической работы для бизнес-дивизионов. Но когда темп бизнеса ускоряется, IT может стать узким местом, замедляющим инновации.

«Роль, которую IT должна играть, — быть включающей функцией», — сказал Кота. «Вам нужно создать говернанс и ограждения, чтобы позволить разным функциональным группам быть самостоятельными. IT не должен строить всё. Вы можете быть вовлечены в принятие решений и решение проблем».

Что вы узнали в своем пути автоматизации?

Как и во многих бизнесах, COVID означал много немедленных и разрушительных изменений для Wells Fargo. Почти в одночасье компания должна была разработать процессы для поддержки федерально-драйвных программ для Малоего бизнеса США (SBA) и Программы защиты заработной платы (PPP). Как объяснил Цахалис, обычно требуется время для раскрутки машины управления новыми программами. Но быстрый ответ был топ-приоритетом. Если Wells Fargo была медленной в реакции, её бизнес-клиенты не могли подать заявку на кредит так быстро, что было плохо для клиентов и для Wells Fargo. Поэтому Wells Fargo применила силу автоматизации к работе.

CoE Wells Fargo создала длинные, связанные автоматизации, чтобы сделать процесс кредитования проще для агентов. Она также разработала сквозной опыт авто-утверждения, который помог более 25% заявок быть обработанными без человеческого вмешательства.

«Вы должны расширить свои горизонты, когда думаете о наборе инструментов автоматизации», — посоветовал Цахалис. «Это не просто бот, автоматизирующий три суб-пар системы, чтобы меньше людей их использовали. Автоматизация может использоваться для быстрого ответа. Но они также могут использоваться как инструменты риска и контроля, когда вам нужно принести согласованность в рабочий процесс».

Когда Autodesk начала с RPA, IT-команда хотела автоматизировать всё. Кота говорил о том, как его команда стремилась прыгнуть в автоматизацию нового процесса до того, как процесс был завершен. «Ключевое урок, который мы извлекли, в том, что нам нужно убедиться, что мы замедляемся. Вам нужно замедлиться, чтобы ускориться. Вам нужно потратить больше времени на наличие правильного процесса, обозначенного, и четких владельцев процесса для этой области, прежде чем фокусироваться на автоматизации».

Зутши обсудил, как пандемия перевернула предположения о производительности рабочего места вверх дном.

«Люди более продуктивны, так же усердны и так же преданы и вовлечены в удаленной настройке», — заметил Зутши. «И то, что вы видите сейчас в гибридной рабочей силе, будет там постоянно».

Команда Зутши построила новый стек инструментов с нуля, чтобы обеспечить опытное обучение для поддержки гибридной модели работы. Она также внедрила программу гибкой работы с другими компаниями в районе Сан-Франциско, чтобы помочь сотрудникам выбирать льготы и выполнять другие задачи.

Гибридная модель работы здесь, чтобы остаться, и это означает больше вызовов в кибербезопасности, а также новую роль для IT и автоматизации. «Мы продолжаем учиться. Как мы вовлекаем сотрудников в гибридной рабочей настройке — это то, над чем мы продолжим работать», — сказал Зутши.

Рекомендуемое чтение: Почему гибридная модель работы нуждается в новом технологическом стеке

Какая модель управления правильная для программы автоматизации?

Цахалис верит, что для этого нужно всё поселение.

CIO понимает, как работает технология, и может выявить, где бизнесу нужно автоматизировать и модернизировать. IT может также направлять говернанс автоматизации для регулирования того, как и когда использовать ботов и каков должен быть их срок жизни. Но тесное сотрудничество IT и бизнес-процессных экспертов является существенным. «Многие из вещей, которые мы пытаемся автоматизировать, — это наследие бизнес-потоков, поэтому вам нужны ваши бизнес-партнеры в игре значительным образом», — сказал Цахалис.

Рекомендуемое чтение: Как достичь выравнивания Бизнес-IT для успеха автоматизации

Бизнес-лидеры должны участвовать в руководящих комитетах, посвященных поиску способов освободить время для процессных SME. Критично для стейкхолдеров понимать масштаб проекта автоматизации. Развертывание ботов относительно легко. Более сложная часть — построение консенсуса стейкхолдеров и обучение их тому, что автоматизация может достичь.

Кота объяснил, что не-функциональные аспекты автоматизации так же критичны для успеха, как построение ботов. Организациям нужен план для поддержания, устойчивости и вывода из эксплуатации созданных ими автоматизаций. IT всегда добавляет новые приложения и инструменты, но не уделяет много внимания выводу из эксплуатации существующих ботов, которые могут уже выполнить свою цель. «Это не просто построить это. Это о поддержании этого. И в какой-то момент вам нужен план для вывода этого из эксплуатации», — подчеркнул Кота.

Для Зутши это был неправильный вопрос для вопроса. «Все мы здесь верим, что автоматизация должна происходить рано в пути, а не поздно в пути. Мы верим, что есть огромное количество работы, чтобы достичь автоматизации везде», — сказал Зутши. «Мы на ранних стадиях этой миссии. У вас много целебогатых возможностей для решения. Но это меньше о том, кто им владеет, и больше о том, как вы их решаете. Решаете ли вы их в масштабе и с правильными процессами?»

Он подчеркнул, что мониторинг производительности автоматизации, обслуживание и управление изменениями — это коллективные обязанности, которые должны быть разделены поровну между IT и владельцами бизнес-процессов.

Советы по более эффективному партнерству с IT

Автоматизируйте ответственно. Это послание от Цахалиса.

«Каждый раз, когда вы автоматизируете рабочий процесс, вы должны очень четко понимать результат. И этот результат должен быть согласован бизнес-лидером, IT-лидером и иногда лидерами риска и контроля».

Он также подсветил необходимость быть честным в том, пытаетесь ли вы продлить жизнь системе или процессу, которые должны быть выведены из эксплуатации вместо этого.

Совет Кота при размышлении: «Не автоматизируйте, если процесс не четко определен и у вас нет правильного владельца процесса, выявленного». Не просто прыгайте и автоматизируйте ради автоматизации.

Наконец, Зутши рекомендовал: «Привлекайте IT рано в стратегическом пути автоматизации».

Чем раньше вы это сделаете, тем быстрее вы сможете решить проблемы, которые могут снестись в препятствия дальше по процессу.

Много благодарностей Цахалису, Зутши и Коте за обмен своими инсайтами на этой уникальной сессии. Вы можете зарегистрироваться, чтобы посмотреть повтор сессии, или участники FORWARD могут найти записи сессий прямо в приложении UiPath Events.

И если вы хотите резюме топ-выводов с прошлого месяца в Лас-Вегасе, зарегистрируйтесь на UiPath FORWARD IV «The Best Bits», чтобы получить эксклюзивный контент с конференции.