Плюсы и минусы запроса на техническое обслуживание

Продолжительные простои оборудования могут привести к всевозможным проблемам с безопасностью и производительностью, которые могут серьезно снизить производительность труда и нанести серьезный удар по вашей чистой прибыли. Помимо предотвращения проблем с помощью упреждающего обслуживания, наличие стандартизированной системы запросов на работу - единственный способ эффективно справиться с неисправными активами.

Настроить такую ​​систему на самом деле довольно просто, если вы знаете, какова роль запроса на работу в общем процессе обслуживания. Ниже мы даем вам всю необходимую информацию и инструменты, необходимые для создания надлежащей системы продажи билетов и рабочего процесса.

Какова цель запроса на работу?

Рабочий запрос - это документ, который используется для предупреждения группы обслуживания о проблемах, требующих их внимания. Он указывает на проблему или дефект, которые препятствуют работе определенного актива или собственности.

Это документ, широко используемый во многих различных отраслях, поэтому у него много синонимов, таких как талон на техническое обслуживание, запрос на техническое обслуживание, заказ на техническое обслуживание, заказ на ремонт, отчет о проблеме и т. Д.

Запрос на работу может быть отправлен вручную (на бумаге) или в цифровом виде (через решение для запроса работы):

• Клиент: арендатор, снимающий квартиру; сотрудники из разных отделов; операторы оборудования в производственных цехах.
• Услуги партнеров: организации, такие как школы, отрасли или офисы, которые передают работы по техническому обслуживанию на аутсорсинг и отправляют запросы на работу своим поставщикам услуг по техническому обслуживанию.
• Ремонтники и механизаторы которые выявляют аномалии во время плановых проверок и нормальной эксплуатации.

Его роль в процессе обслуживания

Запрос на работу формирует основу для отдела технического обслуживания при планировании, расстановке приоритетов и назначении работ по аварийному техобслуживанию для технических специалистов.

Наличие эффективной системы и процесса продажи билетов имеет решающее значение для быстрого планирования и решения приоритетных работ, а также для оптимизации рабочего процесса запросов на обслуживание. Это единственный способ сократить время отклика вашей группы технического обслуживания, снизить среднее время на ремонт и быстро решить проблемы, которые в противном случае могут привести к чрезмерному времени простоя и снижению производительности.

Люди, не занятые в сфере технического обслуживания, часто путают рабочие билеты с рабочими заданиями. Это важное различие, поэтому давайте проясним ситуацию. Запрос на работу представляет собой официальную апелляцию для обслуживания актива. После рассмотрения и утверждения запрос на работу становится наряд на работу .

Запросы на работу рассматриваются менеджерами по техническому обслуживанию / объектам, руководителями технического обслуживания, планировщиками технического обслуживания или координаторами технического обслуживания - другими словами, любым лицом, которому поручено координировать работу и техническими специалистами. Утверждение / отклонение билета на техническое обслуживание основывается на:

• наличие средств на содержание
• текущая доступность внутренних ресурсов (инструменты для ремонта, запасные части и рабочая сила)
• приоритет проблемы, о которой было сообщено (на основе рисков безопасности и потенциальных убытков, если не решить эту проблему).

Вообще говоря, вопросы, которые несут высокий риск для безопасности или серьезно влияют на производственные и организационные цели, - это те, которые будут утверждены и запланированы в первую очередь.

Элементы, которые вы должны найти в форме запроса на работу

Запрос на работу должен описывать проблемы обслуживания в простых терминах, чтобы обеспечить достаточное понимание характера обнаруженной проблемы. В некоторых ситуациях он также может предоставить предложения по желаемым корректирующим мерам.

Вот пример базового шаблона запроса на работу:

А вот пример более сложной формы запроса рабочего задания:

Как видно из приведенных выше шаблонов, надлежащая форма запроса на работу должна содержать следующие ключевые элементы:

1) Информация о заявителе

Лицо, подающее заявку на техническое обслуживание, может быть арендатором, начальником отдела, производственным работником, техником - любым лицом, имеющим право подавать заявки на выполнение работ по техническому ремонту. Наличие контактной информации отправителя запроса означает, что группа обслуживания знает, к кому обращаться, если им потребуется дополнительная информация. Это особенно важно, когда работы по техническому обслуживанию передаются на аутсорсинг.

2) Описание проблемы

Это простое описание дефектов, проблем или сбоев, препятствующих работе оборудования или объектов. Если возможно, запрашивающий может попытаться определить проблему и высказать мнение о том, что можно сделать для ее устранения. В случае цифровых решений заказчик может также добавить изображение к описанию проблемы, сделанное с помощью своего мобильного телефона.

Каждая проблема должна быть описана просто, но исчерпывающе, чтобы группа технического обслуживания могла действовать быстро и тратить меньше времени на устранение неполадок. Если плохое описание проблемы оказывается проблемой, группа обслуживания должна разработать рекомендации по важным деталям, которые следует включить при отправке заявки на обслуживание.

3) Местоположение объекта / проблемы

Специалистам по техническому обслуживанию необходимо знать точное местоположение на объекте или конкретную часть большого оборудования, которая вызывает проблемы. В некоторых организациях объекты одного и того же типа расположены в разных местах и ​​на одних и тех же этажах здания. Запрашивающая сторона должна однозначно указать проблемный актив.

Хорошая новость в том, что у технологий уже есть решение для этого. Для движимого имущества, такого как автопарк и строительное оборудование, организации могут использовать GPS и другие методы отслеживания активов. Для основных средств они могут использовать штрих-коды, которые можно сканировать с помощью мобильного устройства, чтобы однозначно идентифицировать объект.

4) Уровень приоритета и оценка бюджета (необязательно)

Доступный бюджет и уровни приоритета также можно указать в форме запроса на работу. Тем не менее, это в основном используется компаниями, которые передают работы по техническому обслуживанию на аутсорсинг. Точные сведения будут отличаться в зависимости от того, что было указано в контракте на техническое обслуживание.

Настройка системы запросов на бесперебойную работу

Требуется работа для ускорения ремонта. Однако использование сложных систем запросов на выполнение работ может затруднить выполнение работ по техническому обслуживанию, что приведет к отложению невыполненных работ. Компании могут улучшить свои системы запросов на работу, выполнив следующие шаги:

Установите четкие правила приоритизации работы

Отдел обслуживания часто может получать несколько запросов из разных мест одновременно. Имея ограниченный персонал и время, отдел должен разработать метод ранжирования входящих запросов и приоритезации задач на основе критичности активов.

Это может быть очень сложно, если учесть, что приоритет должен быть соотнесен с существующими запланированными работами, которые могут (или не могут) иметь более высокий приоритет, чем только что поступивший билет на внеплановое техническое обслуживание (подумайте, например, о перебоях в подаче электроэнергии и кондиционировании воздуха). неудачи или задачи по благоустройству).

При разработке стратегии приоритезации работы планировщики и менеджеры могут изучить матрицу рисков и создать простую матрицу решения о приоритетах работы, подобную той, которая представлена ​​на рисунке ниже:

Стандартизируйте отправку запросов на работу

Запросы на работу отправляются вручную или в электронном виде. Некоторые организации разрешают отправку материалов по обоим каналам, что увеличивает вероятность дублирования. Некоторые запрашивающие могут даже использовать молву, текстовые сообщения или электронные письма, что еще больше усугубляет проблему.

В рамках стандартизации организация должна предоставить подробную информацию о:

• кто может отправлять запросы на работу
• кто отвечает за их рассмотрение / утверждение.
• какую информацию (а не включать) в форму запроса на работу
• как отправить запрос на работу
• как / где проверить продвижение заявки

Возможно, есть еще кое-что, что нужно стандартизировать, но это основы, которые нужно знать каждому.

Централизовать входящие рабочие запросы

Управление рабочими запросами может быть утомительным, если не обрабатываться организованным образом. Организации, использующие CMMS или другой цифровой инструмент, уже должны решить эту проблему.

Тем, кто все еще полагается на бумажные формы, нужно искать другие средства для централизации процесса. Это может быть назначение конкретного человека / офиса, который будет обрабатывать входящие рабочие запросы (например, справочная служба), или установка ящика на (производственном) этаже, который каждый может использовать для отправки заявки. Однако имейте в виду, что онлайн-запрос о работе никогда не будет зависеть от ограничивающих факторов, таких как часы работы службы поддержки.

Централизация важна для общей доступности, для отслеживания статуса действительных запросов, удаления повторяющихся запросов, сведения к минимуму вероятности неуместных заявок и, наконец, для управления общей рабочей нагрузкой по обслуживанию.

Автоматизировать систему запросов на работу

Управлять запросами на работу намного проще, если вы используете цифровое решение. Соискатели работы могут просто открыть приложение на своем мобильном устройстве и сообщить о проблемах одним нажатием кнопки в любое время и в любом месте. При необходимости они также могут сделать снимок и включить его в описание проблемы.

Использование Limble CMMS для отправки запроса на работу

Каждому запросу присваивается уникальный номер отслеживания, поэтому пропустить его практически невозможно. Более того, цифровые системы запросов на работу часто имеют алгоритмы, которые фильтруют входящие записи, чтобы блокировать недействительные запросы и дублирование представлений. Это может сэкономить массу времени любому человеку, которому поручено просматривать эти билеты.

Управляйте рабочими запросами с помощью Limble CMMS

Многие решения CMMS предлагают способ управления входящими рабочими билетами. Здесь, в Limble, мы решили эту проблему через портал запросов на работу.

По сути, вы получаете ссылку, которой можно поделиться со всей организацией. Любой, кому нужно отправить заявку на обслуживание, может просто щелкнуть ссылку и ввести необходимые данные онлайн-запроса на работу. Все остальное автоматизируется программным обеспечением, как мы описали в предыдущем разделе.

Если вам интересно узнать больше, вот видео, в котором подробно объясняется, как Limble помогает вам управлять рабочими запросами:

Если вам также нужно решение, которое вы можете использовать для обмена рабочими квитанциями и рабочими заданиями со своими поставщиками услуг по техническому обслуживанию, Limble поможет вам и в этом вопросе. Вы можете узнать больше о наших возможностях управления поставщиками здесь.

Пора переходить на цифровые технологии

Обработка запросов на работу через цифровую систему дает так много преимуществ, что трудно утверждать иное. Если вам не нужно все, что предлагает CMMS, существует множество инструментов, которые вы можете использовать исключительно для управления тикетами рабочих запросов.

Не зацикливайтесь на старых способах ведения дел. Платить несколько сотен долларов в месяц за несколько счетов - ничто по сравнению с экономией, которую вы можете получить, сэкономив время и сократив время простоя оборудования, особенно в промышленных условиях. Ваше будущее вы будет безмерно благодарен.