План из шести шагов по преодолению невыполненных заказов на выполнение работ

Когда невыполненная работа по техническому обслуживанию выходит из-под контроля

У Службы национальных парков есть серьезная проблема с отставанием. И это стоит всех.

Стоимость невыполненных работ по техническому обслуживанию в более чем 400 национальных парках в Соединенных Штатах недавно была объявлена ​​в 12 миллиардов долларов. Это на 500% больше, чем операционный бюджет отдела. И хотя на устранение отставания было выделено 6,5 млрд долларов, это едва покрывает половину того, что необходимо.

На парках остались следы отложенного ремонта. Угрозы безопасности. Неиспользуемое оборудование. Дорогостоящая инфраструктура требует модернизации слишком рано.

Это некрасиво. Не так много невыполненных работ по техобслуживанию. Вот почему в этой статье рассматриваются советы, как избежать невыполненных заказов на выполнение работ и как сократить невыполненные заказы на техническое обслуживание, если они у вас уже есть.

Что такое невыполненное техническое обслуживание?

Задержанные работы по техническому обслуживанию - это все запланированные, утвержденные и запланированные, но не завершенные работы по техническому обслуживанию. Это не работа, которая просто просрочена.

Думайте об этом, как о списке дел по дому. Вы планировали убрать гараж в прошлую субботу, но так и не добрались до этого. Вы также планируете привести в порядок свою гардеробную в следующие выходные. Обе работы у вас в очереди.

Как измеряется невыполненное техническое обслуживание?

Задержки по техническому обслуживанию часто измеряются количеством часов или недель, которые потребуются для завершения работы с доступными ресурсами. И невыполненная работа не делает различий между аварийными и плановыми заказами на работу. В расчет включается каждый ремонт технического обслуживания.

Насколько велико невыполнение работ по техническому обслуживанию?

Отсутствие невыполненных работ по техническому обслуживанию вредно. Согласно этой статье в Reliable Plant, если отставание слишком мало, будет сложно удержать рабочих и технических специалистов на приоритетной работе. Обычно это приводит к увеличению внеплановых и корректирующих работ.

В той же статье рекомендуется, чтобы общее отставание составляло около четырех недель. Это включает в себя отставание по планированию на две-три недели (работа, которая запланирована, но не готова к запуску) и запланированное отставание на одну-две недели (работа, которую можно начать в любое время).

Шесть шагов по сокращению невыполненных работ

Длинный список невыполненных заказов на работу пугает, но последствия его сохранения в таком виде еще страшнее. Вот шесть проверенных и верных стратегий, позволяющих избавиться от этой горы невыполненных работ:

# 1. Получите бай-ин

Идея поставить техническое обслуживание выше некоторых других вещей (например, производства), возможно, не слишком популярна. Но получение доступа к оборудованию и ресурсам крайне важно для работы через отставание. Вот почему передумать - это первое, что вы должны сделать.

Чтобы убедить людей присоединиться к вашему плану, сначала нужно рассказать им, как он им поможет, и подкрепить его цифрами. Например, ваш план может сократить цели и квоты производственной группы в краткосрочной перспективе. Покажите им, что эта работа поможет им достичь своих целей в долгосрочной перспективе за счет повышения эффективности активов (меньше брака и переделок) или более чистых стартапов в течение следующих нескольких месяцев.

Узнайте, как начать установку TPM в своей организации

№2:Расставьте приоритеты в работе

Перед тем, как погрузиться в работу, нужно многое сделать. Первое - это ранжирование задач по приоритетности. То, как вы расставляете приоритеты для незавершенных заказов на работу, зависит от вашего бизнеса и целей обслуживания, но есть один способ выбрать задачи, которые нужно выполнить в первую очередь:

• Во-первых, расставьте приоритеты в зависимости от важности активов. Незавершенные работы с критически важными активами должны быть в верхней части списка.
• Отфильтруйте работу с критически важными активами по тому, насколько они опаздывают. Если PM пропустили четыре раза, это, вероятно, более важно, чем пропущенное PM один раз.
• Определите продолжительность и сложность оставшихся заказов на работу. Работа, которую можно выполнить быстро или с меньшим временем простоя, должна быть вашим приоритетом номер один.

Расставьте приоритеты для своей очереди с помощью этого удобного шаблона

№3. Оцените свои ресурсы

Следующий шаг - оценить, какие ресурсы доступны вам и вашей команде для выполнения работы:

• Сколько человек в вашей команде? Какое обучение, навыки и сертификаты у них есть? Возможности ваших технических специалистов изменят то, что вы делаете, порядок, в котором вы это делаете, и сколько времени это займет.
• Есть ли у вас все запчасти, расходные материалы и защитное снаряжение для выполнения ваших заказов? Если нет, сколько времени потребуется, чтобы их получить? Это может отодвинуть вашу временную шкалу назад.
• Насколько велики ваши окна обслуживания?
• Есть ли у них вся необходимая информация, чтобы технические специалисты могли безопасно и правильно выполнить работу в отведенное время?

№4. Планируйте риски

В журнале невыполненных заказов обычно встречаются три вида работ с высокой степенью риска:

• Капитальный ремонт
• Длительные и сложные проекты.
• Работа, которую ваша команда не выполняла какое-то время или совсем не выполняла.

Обратите внимание на эти рабочие задания. Проанализируйте риски, связанные с каждым из них, и найдите способы их снижения. Уменьшите риск, проведя дополнительное обучение технических специалистов, направив больше техников и рабочих часов на работу и обеспечив наличие подходящих СИЗ.

Узнайте, как создавать рабочие задания, которые укрепляют здоровье и безопасность

# 5 Создавайте заказы на работу для повышения эффективности и безопасности →

Создание качественных заказов на выполнение работ помогает техническим специалистам безопасно, эффективно и надлежащим образом исключать невыполненные работы по техобслуживанию, чтобы вы могли максимально эффективно использовать свое время, персонал и бюджет. Это возможно благодаря нескольким ключевым областям рабочего задания:

• Четкие и подробные списки задач:четкие, подробные и краткие списки задач устраняют путаницу и теряют время.
• Список необходимых запчастей и СИЗ:включение списка материалов и того, где их найти, ускорит выполнение большинства работ.
• Руководства, схемы и изображения. Предоставление этих элементов техническим специалистам сокращает время, затрачиваемое на их поиск или устранение неполадок без них.
• Подробное описание проблемы и примечания к завершению:любая дополнительная информация, которая дает техническому специалисту контекст для работы, поможет ему избежать ошибок, рисков и потраченного времени.

Узнайте, как создавать заказы мирового класса

№6:Следите за всем

После того, как план претворяется в жизнь, важно отслеживать свой прогресс. Это позволяет вам корректировать свою стратегию по мере появления новых задач и завершения работы. Это также дает вам больше данных для увеличения заинтересованности в организации.

Отслеживать все - значит быть в курсе событий своей команды и помогать им решать поставленные вами задачи. Запланируйте частые контакты с ними, чтобы спросить:

• Если им нравится работа
• Если у них есть все необходимые ресурсы и оборудование.
• Какие процессы помогают больше всего, а какие нужно настроить.

Что вызывает отставание в обслуживании и как его предотвратить

Сократить количество невыполненных работ до приемлемого размера - это достижение. Но это только начало. Следующее - не дать вашей команде снова достичь статуса красного кода. Вот несколько идей для вашей следующей борьбы с отставанием:

• Удалите повторяющиеся заказы на работу и настройте PM: Избавьтесь от повторяющихся заказов на работу, чтобы они не увеличивали объем невыполненной работы. Регулярно пересматривайте свои расписания PM и корректируйте частоту планового технического обслуживания в зависимости от того, как часто они обнаруживают неисправности. Отсутствие ошибок означает, что их, вероятно, можно было бы делать реже.
• Стандартизируйте заказы на работу для запрашивающих и технических специалистов: Создайте один шаблон для всех заказов на работу. Будьте очень конкретны в информации, необходимой при создании или выполнении заказов на работу. Это ускорит выполнение запросов и проверок. Это также помогает вам отслеживать тенденции в заказах на работу, чтобы вы могли быстрее обнаруживать проблемы и легче корректировать графики.
• Согласуйте свои цели и процессы: Расскажите всем об ожиданиях в отношении технического обслуживания. Например, определите приоритетные заказы на работу и что означает «высокий приоритет»? Если все будут говорить на одном языке, будет упущено меньше важных заказов.
• Тщательно отслеживайте свои запасные части и навыки персонала: Держите панель с часто используемыми запчастями, чтобы они никогда не заканчивались. Найдите пробелы в навыках в своей группе технического обслуживания и увеличьте обучение в этих областях.

Все, что вы только что прочитали, в трех предложениях

• Лучший способ изменить культуру реактивного обслуживания в вашей организации - представить отставание как препятствие для всех, согласовать решение и сделать всех участниками процесса.
• Больше времени на планирование означает меньше времени на выполнение, поэтому обязательно расставьте приоритеты в своих задачах, выясните риски и создайте надежные рабочие задания для максимальной эффективности.
• Оптимизируйте своих менеджеров по менеджменту, отслеживайте тенденции в ваших заказах на работу и продвигайте стандартизацию всех процессов, чтобы предотвратить возникновение или повторное появление невыполненных заказов в вашей организации.

Прочтите часть VI:взломайте код на TPM с помощью рабочих заданий