Что такое данные технического обслуживания?

Если вам нужна подотчетность в отделе технического обслуживания, в первую очередь вам нужна видимость. Но построение общей картины обслуживания может быть сложной задачей, поскольку она включает в себя очень много разных частей, и многие из них постоянно меняются.

Вот где на помощь приходят точные и надежные данные о техническом обслуживании.

Что такое данные обслуживания?

Данные обслуживания — это данные, которыми вы делитесь с группой обслуживания, чтобы они могли поддерживать ваши активы в рабочем состоянии. Это также данные, которые вы собираете о своих активах, включая работу, которую над ними выполняет команда, а также результаты этой работы в виде показателей обслуживания, ключевых показателей эффективности и отчетов.

В чем разница между документацией по техническому обслуживанию и данными по техническому обслуживанию?

На некоторых уровнях разницы нет вообще. На самом деле, вы можете отнестись к этому философски и сказать:«Это все данные. Все есть данные».

Но если вы упадете слишком далеко в этой кроличьей норе, вы можете начать утверждать, что «Матрица» — документальный фильм. Таким образом, полезно провести практическую границу между документацией по техническому обслуживанию и данными по техническому обслуживанию.

Документация по сопровождению в основном статична. Когда он у вас есть, он не имеет тенденции меняться. Таким образом, ваши данные об обслуживании могут включать:

• Политики
• Процедуры
• Контрольные списки
• Руководства
• Схемы
• Диаграмма
• Расписание после полудня
• Гарантии

Данные обслуживания в основном менее статичны, хотя дело не столько в том, что они постоянно меняются, сколько в том, что они постоянно растут. Итак, вот вам:

• Заказы на работу
• Уровни запасов
• Результаты проверки
• Показатели обслуживания
• ключевые показатели эффективности

В зависимости от стратегий обслуживания, которые вы используете, вы также можете включать данные с механических датчиков даже на датчики, установленные непосредственно на ваших объектах.

Почему важны данные об обслуживании?

Есть отличная цитата теоретика организации Джеффри Мура о важности данных:«Без больших данных вы — олень посреди автострады». Но с данными технического обслуживания вы знаете, где вы были, где находитесь и куда направляетесь.

Другое большое преимущество заключается в том, что, когда у вас есть хорошие данные, вам не нужно тратить время, полагаясь на интуицию, надежды и молитвы или даже обоснованные предположения. Вместо этого у вас есть реальные цифры, которым вы действительно можете доверять.

Вот еще одна цитата о данных:«Если у нас есть данные, давайте посмотрим на данные. Если все, что у нас есть, это мнения, давайте примем мое». Он написан бывшим генеральным директором Netscape и подчеркивает, что хорошие данные — отличный уравнитель. Это экономит ваше время на споры о том, что было сделано и что вам нужно делать дальше. Данные — это идеальный способ выйти из рутины и делать что-то определенным образом, потому что «мы всегда поступали так».

Итак, как получить достоверные данные об обслуживании?

Начните с того, что избегайте всех способов, которыми вы можете получить неверные данные, в том числе полагайтесь на ручной ввод и храните все на бумаге или в электронных таблицах. Если вы сможете отойти от них, вы сможете получить хорошие данные.

Но почему эти методы так плохо справляются с получением хороших данных? Что делает их такими надежно ненадежными?

Каждый раз, когда кто-то в команде вводит данные вручную, вы рискуете добавить ошибки. Достаточно отвлечься на мгновение, чтобы случайно записать единицу вместо семерки. И даже если первый техник делает это правильно, всегда есть шанс, что следующий не сделает этого. Единицы очень похожи на семерки.

Даже когда вы получаете все правильные данные, бумажные записи трудно передавать и отслеживать. Если вы хотите передать новый рабочий заказ техническому специалисту, «передача» включает в себя его поиск и передачу документа прямо в его руки. Если им удастся не потерять или повредить документы, вы можете даже получить их обратно после того, как они закроют заказ на работу.

Для электронных таблиц вы можете легко создать много новых данных, но в конечном итоге это работает против вас. Поскольку ничто не связывает все эти копии файлов, вы также не можете узнать, какая из них является самой последней, а какая имеет самые последние данные.

Как CMMS помогает получать достоверные данные, которые можно использовать для улучшения обслуживания?

Используя старомодные методы, у вас всегда будут проблемы со сбором хороших данных, обеспечением их безопасности, легким обменом ими и обеспечением того, чтобы у всех была самая последняя версия.

Хорошее компьютеризированное программное обеспечение для управления техническим обслуживанием (CMMS) поможет вам избежать всех этих проблем, поскольку оно имеет центральную базу данных, в которой вы можете хранить все свои данные в целости, сохранности и доступности.

Автоматизировать захват

После того, как вы настроите CMMS, ввод данных станет намного проще, что сделает его более надежным. Вместо того, чтобы записывать все, вы можете использовать программное обеспечение, чтобы делать все, от просмотра запросов на техническое обслуживание до создания, определения приоритетов, назначения и отслеживания рабочих заданий. И поскольку все это находится в одном месте, вам не нужно постоянно что-то копировать, удаляя шаги, на которых вы, скорее всего, добавите ошибки.

Для технических специалистов программное обеспечение значительно упрощает обновление заказов на работу на месте и в режиме реального времени. Вместо того, чтобы помнить, что они сделали, а затем записывать все это, когда они вернутся в офис технического обслуживания, технические специалисты могут использовать мобильное приложение CMMS, чтобы сразу же вводить свои обновления. А поскольку уже есть поля данных и раскрывающиеся меню, они могут точно видеть, какие данные им нужно включить.

Автоматизировать кранч

Когда у вас есть хорошие данные по техническому обслуживанию, вы можете заставить их работать. Используя CMMS, вы можете взять все эти необработанные данные и превратить их в полезную информацию о ваших операциях по техническому обслуживанию. Теперь вы знаете:

• Обслуживание каких активов обходится вам дороже всего
• Сколько вы тратите на заказы по запросу и профилактические
• Как долго обычно длится ремонт критически важных активов
• Почему затраты на инвентарь растут или падают
• Какие менеджеры по проектам нуждаются в тонкой настройке или новом расписании

И это только начало. Отслеживая важные показатели обслуживания и ключевые показатели эффективности (KPI), вы, наконец, можете получить представление, необходимое для обеспечения необходимой отчетности.

Дальнейшие шаги

Компания Hippo поможет вам найти решение, которое лучше всего подходит для вас, от ответов на ваши вопросы обо всем, что связано с обслуживанием, до помощи в организации демонстрации программного обеспечения в реальном времени.

Сводка

Хотя это правда, что «данные — это главное», не все данные одинаковы. Документация по техническому обслуживанию, как правило, более статична и включает ваши руководства, шаблоны, гарантии, изображения и схемы. Данные технического обслуживания, как правило, менее статичны, но в основном потому, что они постоянно растут. Здесь вы можете включить рабочие задания и данные датчиков. Получив достоверные данные, вы сможете принимать более обоснованные решения о том, как выполнять и улучшать операции по техническому обслуживанию. Как только вы узнаете, где вы были и где находитесь сейчас, вам будет проще и лучше решить, куда вы хотите отправиться. Но получить хорошие данные сложно, если вы пытаетесь использовать старые ручные методы. Слишком много мест, где добавляются неправильные данные или теряются ваши хорошие данные. Современное программное обеспечение CMMS значительно упрощает жизнь, поскольку позволяет хранить все данные в одной центральной базе данных. Оттуда программное обеспечение поможет вам превратить эти необработанные данные в понимание ваших операций.