Документация по техническому обслуживанию и самая большая в мире корзина для яиц 

Документация по техническому обслуживанию — это любая запись, содержащая информацию, которая может понадобиться для выполнения задач технического обслуживания и проверок. Он сообщает вам, что у вас есть, показывает, как это поддерживать, и содержит записи обо всей вашей прошлой работе.

Конечно, есть старая поговорка о том, что «никогда не класть все яйца в одну корзину», но если вам нужна точная и доступная документация по обслуживанию, это именно то, что вам нужно сделать.

Вам просто нужно убедиться, что вы выбрали правильную корзину.

Что такое документация по техническому обслуживанию?

Прежде чем решить, где его хранить, стоит потратить больше времени на то, чтобы посмотреть, что это такое.

Вы можете думать об этом как о своей коллекции ответов на критические вопросы о вашей деятельности:Что у нас есть? Как мы за ним ухаживаем? Какую работу мы уже проделали и каковы результаты этой работы?

Например, оператор оборудования может отправить запрос на техническое обслуживание, связанный с прессой, которая издает новый и странный звук. Запрос рассматривается руководителем технического обслуживания, который затем использует его для создания рабочего задания с инструкциями и контрольными списками. Оттуда они расставляют приоритеты и назначают его техническому специалисту. Как только техника получает его, они ищут руководство для прессы вместе с некоторыми из последних закрытых заказов на работу. Оказавшись на месте, они замечают утечку в секции трубопровода. Он протекает, но при этом выглядит новым, поэтому техник проверяет гарантию, чтобы убедиться, что производитель обязан ее покрывать. К сожалению, это не так, поэтому техник идет в инвентарь и получает необходимые детали и материалы. Как только они завершат свою работу, они закрывают заказ на работу, заполнив описание того, что они сделали.

В этой ситуации документация по обслуживанию включает:

• Запрос на обслуживание
• Назначенный заказ на работу
• Руководство по оборудованию
• Гарантия на оборудование
• Выполненный рабочий заказ

Каждый элемент документации играет важную роль в процессе. Без него руководитель технического обслуживания не знал бы о наличии проблемы, техник не знал бы, как ее исправить, а позже никто не знает, что сделал техник.

Какие существуют типы документации по техническому обслуживанию?

Хотя существует много типов, все они, как правило, попадают в одну из трех широких категорий:что у вас есть, что вы делаете и как вы это делаете, и что вы сделали.

Что у вас есть

Сюда вы можете включить документы, описывающие ваши активы и оборудование, в том числе:

• Серийные номера
• Файлы САПР и BIM
• Схемы
• Изображения
• Гарантии
• Страховые полисы

Вы также можете включить сюда все документы, говорящие о том, кто у вас есть в команде технического обслуживания, включая сертификаты об обучении и отраслевые печати.

Сбор всей этой информации и компиляция ее во что-то полезное может быть сложной задачей, но это необходимо, если вы пытаетесь перейти от всего реактивного обслуживания к профилактическому обслуживанию. Хорошей новостью является то, что вы можете найти помощь в проведении аудита вашего объекта.

Что вы делаете, как вы это делаете

Здесь у вас есть все документы, которые объясняют, как заботиться о ваших активах, в том числе:

• Руководства производителей оригинального оборудования (OEM)
• Контрольные списки для проверок
• Пошаговые инструкции
• Стандартные операционные процедуры (СОП)
• Общие правила и процедуры
• Графики профилактического обслуживания
• Поскольку безопасность очень важна, она может быть отдельной подкатегорией и включать:
• Политики и процедуры, касающиеся безопасности
• Политики блокировки/пометки
• Информационная система по опасным материалам на рабочем месте (WHIMIS)
• Документация OSHA

В зависимости от вашего местоположения вы также можете добавить документы о компенсации работникам.

Общей проблемой для многих отделов является то, что вся эта информация крутится в головах их старших техников. Вместо того, чтобы хранить его там, где он безопасен и доступен, он заперт. И как только эти старшие технические специалисты уходят за дверь либо потому, что они переходят в новую компанию, либо уходят на пенсию, вы теряете все эти важные ноу-хау по обслуживанию.

Что вы сделали

А здесь — все документы, связанные с работами, выполненными ремонтной бригадой, а также любыми сторонними поставщиками. Вы можете включить:

• Запросы на обслуживание
• Заказы на работу
• Показатели обслуживания
• Ключевые показатели эффективности
• отчеты

Заказы на работу содержат множество документов, включая заметки и изображения, созданные техническим специалистом.

Почему важна документация по техническому обслуживанию?

Прохождение аудита часто сводится к тому, насколько хорошо вы можете ответить на следующие вопросы:

• У вас есть процесс?
• Следила ли команда за вашими процессами?
• Если они последовали за ними, когда они выполнили работу?
• Если у вас есть СОП, и команда следует им, когда вы в последний раз их обновляли?

Теперь, когда мы знаем, что это такое и почему это важно, мы можем ответить на следующий вопрос:как лучше всего обеспечить его безопасность и сделать его доступным?

Почему CMMS — лучшая в мире корзина для яиц?

Вернемся к яйцам и их корзине, нашей хрупкой метафоре. Идея относительно яиц и всего остального, что вы хотите сохранить в безопасности, заключается в том, что вы не должны хранить их все в одном месте. А вот с служебными документами все наоборот.

Вам просто нужно убедиться, что у вас есть правильный тип корзины, современная компьютеризированная система управления техническим обслуживанием (CMMS).

Используя традиционные ручные методы, вы боретесь с грудами документов и случайными файлами электронных таблиц. И каждый раз, когда вам нужно соединить два документа, велика вероятность, что это два разных формата. График ПТО может быть в виде электронной таблицы, но связанные с ним гарантии все на бумаге. Заказ на работу, который вы только что назначили, находится на бумаге, но все схемы актива представляют собой файлы PDF.

В современной CMMS все ваши документы попадают в одну центральную базу данных, где все они безопасны, доступны и доступны для подключения. Поставщик CMMS берет на себя всю ИТ-тяжесть с ваших плеч и отвечает за резервное копирование ваших данных, когда они вам нужны. Кроме того, они следят за тем, чтобы ваши данные были везде, где они вам нужны, и доступны каждому члену команды через их устройства, подключенные к Интернету.

Когда вам нужно создать и назначить заказ на работу, все делается в одном месте, внутри программного обеспечения. Когда технический специалист использует свое мобильное устройство для доступа к информации в режиме реального времени, он также может получить соответствующие изображения и СОП, необходимые им для умной и безопасной работы.

Дальнейшие шаги

Компания Hippo поможет вам найти решение, которое лучше всего подходит для вас, от ответов на ваши вопросы обо всем, что связано с обслуживанием, до помощи в организации демонстрации программного обеспечения в реальном времени.

Сводка

Документация по техническому обслуживанию — это набор записей, которые помогают выполнять работы по техническому обслуживанию. Это то, как вы узнаете, что у вас есть, как за этим ухаживать и какую работу вы уже выполнили. Таким образом, первая категория может включать серийные номера активов, изображения, файлы CAD и BIM, гарантии, страховые полисы и информацию о вашей команде технического обслуживания, включая сертификаты и торговые печати. Во-вторых, у вас есть СОПы, графики профилактического обслуживания, контрольные списки и руководства. В третьем есть закрытые рабочие задания, отчеты и ключевые показатели эффективности. Вся эта информация жизненно важна для вашей деятельности, и вы можете рассматривать ее как карту, показывающую, где вы были, где вы находитесь сейчас и как достичь своих целей. Чтобы ваши документы были безопасными и доступными, вам необходимо современное решение CMMS. Поскольку все хранится в центральной базе данных, а ваш провайдер позаботится обо всех резервных копиях и обновлениях, вам никогда не придется беспокоиться о потере или потере доступа к документации по обслуживанию.