Что такое планирование технического обслуживания?

Если у вас есть правильный график обслуживания, вы можете повысить эффективность, точность и сократить расходы.

Но как составить наилучшее расписание?

Все организации стремятся к максимальному качеству, но с минимальными затратами, временем простоя и потенциальными проблемами. Составление графика технического обслуживания в сочетании с планированием технического обслуживания поможет вам наметить наилучшие способы сделать это реальностью.

Но сначала давайте убедимся, что мы начинаем с правильного места.

Что такое планирование обслуживания и составление графиков обслуживания?

Планирование технического обслуживания и составление графика технического обслуживания — это две разные вещи.

Планирование обслуживания — это запланированная работа, которая включает в себя кто, что, когда и где задачи.

Планирование технического обслуживания – это процесс, который помогает выявить и решить потенциальные проблемы до того, как они выйдут из-под контроля.

Запланированное обслуживание помогает запланировать максимальное количество доступных часов в зависимости от ваших ресурсов. Обычно они организованы по приоритету, при этом на первый план выходят рабочие задания с наивысшим приоритетом. Вы можете использовать плановое техническое обслуживание, чтобы свести к минимуму количество внешних ресурсов и максимально увеличить количество внутренних трудозатрат, что сокращает расходы и значительно ускоряет выполнение всех задач. Плановое техническое обслуживание позволяет выполнять работы по профилактическому обслуживанию, когда это необходимо, чтобы дополнительно свести к минимуму возможные простои и повысить эффективность.

Какова цель планирования технического обслуживания?

Планирование технического обслуживания — это способ организовать все задачи для повышения эффективности, ускорения рабочего процесса, сокращения затрат и предотвращения проблем. Прежде чем начать, ознакомьтесь с этими основными принципами планирования технического обслуживания.

Расставить приоритеты в планировщике

Если ваш планировщик слишком занят выполнением заказов на ремонтные работы, которые могли бы быть выполнены другими техниками, ваше планирование отстает. Вы должны удалить их из общих задач и заставить их сосредоточиться на расписании, чтобы у них было достаточно времени для его выполнения. Поручите общие задачи другим членам команды.

Сосредоточьтесь на будущем

Ваш планировщик должен сосредоточиться на будущей работе. Сделайте это, предоставив вашему отделу технического обслуживания уже запланированную неделю незавершенной работы, которую ваш планировщик может использовать для составления графиков.

Эта неделя запланированной незавершенной работы полезна для создания четкого расписания, потому что технические специалисты, которые завершают работу, могут дать планировщику обратную связь, чтобы внести изменения, дать идеи о том, как улучшить расписание, и сообщить о любых возникших проблемах.

Использовать файлы на уровне компонентов

Файлы вашего планировщика должны быть не файлами системного уровня, а отдельными файлами уровня компонентов. Их можно поддерживать в безопасной системе на основе идентификационных номеров оборудования. Когда появляется новое оборудование, ваш планировщик должен создать новый мини-файл (файл на уровне компонентов) и присвоить ему ту же метку, что и другое оборудование, чтобы он мог использовать его для улучшения будущих процессов.

Ваш планировщик создает эти файлы для всего оборудования после того, как группа технического обслуживания закроет первый рабочий заказ. Добавляя файлы и номера тегов, они лучше организуют, что, когда они сравнивают их во времени, помогает им планировать более эффективно.

Доверьтесь своему планировщику

Вы выбрали планировщик не просто так.

Планировщики привносят в работу свои навыки и опыт, что помогает им в создании рабочих заданий и составлении графиков, поскольку они знают, что лучше всего подходит для оборудования. Они знают, что делает работу наиболее эффективной, и могут определить, сколько времени займет выполнение конкретных задач.

Чтобы сделать этот выбор, планировщики используют свои лучшие суждения, основанные на технических, коммуникационных и организационных данных. Они могут назначать сотрудников старшего уровня с наибольшим количеством навыков для выполнения высокоприоритетных рабочих заданий, чтобы свести к минимуму потенциальные проблемы. Наличие опытного технического специалиста сводит к минимуму количество ошибок.

Кроме того, это дает планировщикам преимущество. Поскольку они знают, сколько времени должно занять задание, и исторически знают, сколько времени требуется работнику, чтобы выполнить работу, они могут видеть, когда может возникнуть проблема или потраченное время.

Например, если выполнение задачи обычно занимает два часа, а поступающие данные показывают, что работнику требуется на ее выполнение 8 часов, то руководители могут вмешаться и разобраться, почему это происходит. Оттуда они могут внедрить решение, чтобы свести к минимуму время простоя и эффективно решить проблему.

Признайте навыки своих технических специалистов

У ваших специалистов есть навыки, чтобы выполнить работу правильно и в срок. Ваш планировщик должен использовать эти навыки и работать в тандеме с техническими специалистами для создания лучших, наиболее подробных процедур и контрольных списков для повышения эффективности.

Когда планировщик составляет график обслуживания, убедитесь, что он назначает правильные задачи нужным специалистам. Не назначайте менее квалифицированного работника для выполнения высокоприоритетной задачи и старайтесь не использовать высококвалифицированного работника для более простой задачи.

Используйте выборку работы для измерения эффективности

«Время гаечного ключа» — это количество времени, в течение которого технические специалисты могут работать над задачами. Часто техников прерывают и заставляют выполнять аварийное техническое обслуживание, или они сталкиваются с задержками в своей работе, например, если им приходится ждать разрешения, прибытия инструмента или необходимости выезжать на места. Время гаечного ключа измеряет время, в течение которого технические специалисты фактически работают над поставленными задачами.

Это помогает планировщикам понять, сколько времени теряется из-за задержек или незапланированного обслуживания и сколько времени тратится на выполнение назначенной работы. Когда вы планируете и составляете график работы, вы значительно сокращаете задержки. Понимание того, когда и почему возникают задержки, помогает планировщику планировать эти задержки и учитывать их при составлении расписания.

Использовать расписание для создания рабочих планов

Вам необходимо знать детали задания, чтобы составить правильный график его завершения. Чтобы запланировать работу, рабочие планы должны включать:

• Количество доступных технических специалистов
• Минимальный уровень квалификации технических специалистов
• Доступное рабочее время для каждого уровня квалификации
• Оценка необходимого времени

Планировщик должен задать себе вопросы о том, что входит в работу. Требуется ли для работы проводка? Сколько времени требуется, прежде чем техники смогут приехать и закончить работу? Убедитесь, что все необходимые люди присутствуют в графике для эффективного выполнения работы.

Расставить приоритеты для всех заданий

Если ваша команда знает, что является приоритетом каждую неделю, а что менее важно, это ключ к быстрому выполнению важных задач и повышению производительности. Еженедельные расписания полезны для координации этих задач, и вы можете сосредоточиться на приоритетах недели, а не на незавершенной работе.

Установив приоритеты рабочих заданий, вы можете увидеть, должны ли они стать частью ежедневного или еженедельного расписания. При планировании по приоритетам вы повышаете производительность и гарантируете, что команда закроет наиболее важную работу, что означает сокращение времени простоя ваших активов и оборудования, как запланированного, так и незапланированного.

Расписание с учетом наличия бригады

Ваш планировщик должен создать план на основе количества доступных технических часов, рассчитанных на неделю, с использованием данных о невыполненных работах. Когда вы начинаете свой график, прогноза на одну неделю достаточно. Тем не менее, с течением времени ваш планировщик лучше определяет количество доступных технических специалистов и приоритеты задач, чтобы они могли планировать в будущем.

Расписание на основе свободных часов

В целом график должен показывать, какой объем работы можно и нужно планировать. Как и в предыдущих разделах, планировщик объединяет задачи, которые должны быть назначены, исходя из приоритета, доступного рабочего времени, доступных технических специалистов и их уровня квалификации.

Сто процентов всех доступных часов на предстоящую неделю можно запланировать заранее, чтобы не было простоев между ними, когда технические специалисты не знают, что им нужно делать.

Позвольте бригадирам заниматься повседневными делами

Основываясь на приоритетах, ваша команда должна сверяться с ежедневным расписанием, созданным планировщиком, чтобы в первую очередь выполнять важные задания и сосредоточиться на заданиях, которые уже выполняются, чтобы их можно было завершить быстро.

Руководители бригад также должны отвечать за решение любых непредвиденных проблем, возникающих в течение рабочей недели.

Используйте соблюдение расписания для измерения эффективности

Когда ваш планировщик составит расписание на одну неделю, после завершения недели используйте данные, собранные из этого расписания, чтобы увидеть, насколько оно было успешным.

Там, где вы видите, что возникли проблемы или что-то было завершено быстрее, чем ожидалось, внесите коррективы.

Каковы преимущества планового технического обслуживания?

Планирование технического обслуживания и планирование технического обслуживания идут рука об руку. При правильном использовании и того, и другого в полной мере, планирование технического обслуживания дает множество преимуществ, в том числе:

• Более высокая производительность
• Повышение эффективности
• Уменьшение количества запасных частей
• Улучшены общие рабочие процессы
• Меньше травм и меньше стресса
• Сокращение времени простоя
• Меньше движения ресурсов
• Меньше и дешевле

Вот почему очень важно, чтобы ваш планировщик все правильно планировал, используя самые точные данные для принятия наилучших решений.

Как составить график обслуживания?

Начните с разработки общей стратегии для 100% возможных рабочих часов. Если они у вас есть, включите предыдущие заметки от бывших техников, которые работали с оборудованием, в свои рабочие планы. Кроме того, если есть какие-либо существующие примечания к процедурам, вы также можете включить их.

вот шесть шагов, которые необходимо предпринять, чтобы составить график обслуживания.

1. Убедитесь, что все готово

Убедитесь, что ваша организация находится на борту. Предложите свои идеи, объяснив, как они сокращают расходы, повышают рентабельность инвестиций для вашей организации, повышают эффективность и производительность, а также помогают находить и устранять слабые места.

2. Проанализируйте ситуацию

Соберите всех представителей всех отделов — техников, руководителей бригад, супервайзеров, заинтересованных лиц, всех, кто может помочь дать четкое представление о том, в каком положении находится организация в настоящее время. Собрав всех вместе, составьте план текущей ситуации и проблем, с которыми вы сейчас сталкиваетесь, и составьте расписание, которое поможет вам их исправить.

3. Начинайте подготовку

Ваш планировщик должен работать непосредственно с командой обслуживания для создания документации, карт процессов, ролей и обязанностей. Крайне важно обновить вашу CMMS и внести необходимые изменения с учетом этой новой информации. В современном решении CMMS вам нужно внести эти изменения только один раз, потому что информация обновляется повсеместно для всех, у кого есть доступ, поэтому вам не нужно беспокоиться о каких-либо недопониманиях.

Отсюда вы можете проводить сеансы обучения для вновь созданных ролей.

4. Начать реализацию

Цель здесь состоит в том, чтобы сделать эти еженедельные расписания частью новой нормы. Это может занять несколько месяцев обучения, но со временем команда сможет привыкнуть к графику. Система CMMS помогает достичь этого, поскольку все ваши данные легко хранятся в одном месте.

Помните, что планировщик не должен заниматься никакой другой работой, кроме составления расписаний, и вся остальная работа должна быть возложена на остальную часть команды.

5. Настройте процесс проверки

Наконец, вы находитесь на стадии завершения вашего нового графика. После того, как вы, наконец, закончите этап коучинга, вы хотите убедиться, что вся ваша тяжелая работа не будет потеряна.

Не позволяйте вашим работникам чувствовать, что их тяжелая работа не видна. Они усердно работали, чтобы войти в ритм нового расписания, так что празднуйте свои победы. Отправьте обзор, посмотрите, что можно было бы сделать лучше, что они делают, а что нет, и так далее. Время от времени связывайтесь со своей командой, чтобы убедиться, что и у них все идет гладко.

6. Стремитесь к «вечнозеленому»

Теперь у вас есть расписания. Тем не менее, процедуры должны постоянно улучшаться, и вы всегда должны пересматривать свои показатели на собраниях, чтобы убедиться, что вы все еще достигаете своих целей.

Дополнительные советы

Вот еще несколько советов, которые помогут планировщику составить наилучшее расписание для вашей организации:

• Убедитесь, что все ваши рабочие планы кратки и понятны. Технические специалисты не должны играть в угадайку, пытаясь выяснить, как выполнить задачу, и им не нужно тратить время на просьбы о помощи или дополнительной информации.
• Получив отзыв, используйте его. Информация исходит от того, кто в настоящее время работает над задачей, и это простой способ узнать, что можно улучшить. Также хорошо, когда ваши технические специалисты и сотрудники знают, что их слышат.
• Всегда учитывайте историю оборудования. Если есть какая-либо существующая информация о каком-либо оборудовании, включая заметки тех, кто работал с ним раньше, обязательно включите ее. Любая упущенная информация может привести к задержкам или сбоям в будущем.

Пока все рабочие часы заполнены, задачи организованы по приоритетам, а ваша CMMS на месте, расписание должно сделать ваш рабочий процесс плавным и эффективным.

Приведите несколько примеров планового технического обслуживания?

Существует бесконечное количество вариантов того, что вы можете включить в свой конкретный график обслуживания, но вот лишь несколько примеров, которые дадут вам представление о типах задач, обычно включаемых в графики обслуживания.

График технического обслуживания общественного транспорта:

• Агентство/организация
• Код оборудования
• Описание оборудования
• Условие
• Возраст
• Оставшийся срок полезного использования
• Стоимость замены

Этот список предназначен для общественного транспорта, но его можно легко использовать для многих типов рабочих мест. Нижеследующее аналогично, но включает дополнительные графики, чтобы быть еще более подробными. Это поможет техническим специалистам быть еще более точными и повысить эффективность.

График технического обслуживания оборудования:

• Имя компьютера
• Условие
• Местоположение
• Назначено
• Дата последнего обслуживания
• Частота обслуживания (в днях)
• Дата следующего обслуживания
• Дата следующего обслуживания
• Примечания

В списке приведены даты завершенного технического обслуживания холодильного оборудования.

График технического обслуживания холодильного оборудования:

• Очистка под давлением всех змеевиков конденсатора с воздушным охлаждением
• Осмотр испарителей
• Очистка всех стоков под давлением
• Проверить все двигатели и лопасти вентиляторов
• Проверка температуры
• циклическая проверка
• Проверка уровня хладагента
• Осмотр дверных прокладок и уплотнителей
• Осмотр петель и автоматических доводчиков
• Смазывайте моторы или подшипники при наличии масляных портов
• Проверьте термостат блока
• Для точности
• Проверьте изоляцию блока
• Проверьте проводку блока
• Проверьте настройку часов разморозки и работу
• Проверить компрессор агрегата
• Рекомендации/примечания

Каждый график технического обслуживания уникален для каждой организации и должен быть максимально подробным, чтобы команда ничего не упустила.

Дальнейшие шаги

Готовы улучшить график обслуживания?

Компания Hippo поможет вам получить решение CMMS, которое лучше всего подходит для вас, в том числе ответит на ваши вопросы о программном обеспечении CMMS, поможет вам заказать демо-версию программного обеспечения или даже предоставит вам бесплатную пробную версию.

Резюме генерального директора

Программные решения CMMS помогают отделам технического обслуживания поддерживать работу критически важных активов с меньшими затратами за счет оптимизации процессов, а также сбора и использования надежных данных. В отличие от старых систем управления, современная CMMS находится в облаке, гарантируя, что каждый имеет доступ к актуальным данным. Это означает меньше недопонимания и ошибок, что экономит ваши деньги и ресурсы. Организации из разных отраслей могут увидеть конкретные преимущества систем, в том числе больше времени безотказной работы и меньше времени и денег впустую. При выборе CMMS важно учитывать не только функции, но и полный пользовательский опыт, включая внедрение, обучение и постоянную поддержку. Использование программного обеспечения CMMS для планирования технического обслуживания помогает сократить расходы и свести к минимуму время простоя.